合資公司合同管理制度一、總則1.目的為加強合資公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于合資公司及其所屬各部門在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方的合法權(quán)益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責1.合同管理部門合資公司設(shè)立合同管理小組，由人事總監(jiān)擔任組長，成員包括法務專員、財務專員、相關(guān)業(yè)務部門負責人等。合同管理小組下設(shè)合同管理辦公室，設(shè)在公司綜合管理部，負責合同管理的日常工作。2.職責分工人事總監(jiān)：全面負責合同管理工作，對重大合同進行審核和決策，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。法務專員：負責對合同文本進行法律審查，提供法律意見和建議，參與合同糾紛的處理。財務專員：負責對合同涉及的財務條款進行審核，提供財務意見和建議，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。相關(guān)業(yè)務部門負責人：負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，配合合同管理辦公室做好合同管理的相關(guān)工作。合同管理辦公室：負責合同的統(tǒng)一編號、登記、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺賬，定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和統(tǒng)計分析，及時向合同管理小組匯報合同管理工作情況。三、合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務部門根據(jù)工作需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、違約責任等內(nèi)容，并附相關(guān)背景資料。合同立項申請經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。2.合同起草合同立項申請批準后，業(yè)務部門負責起草合同文本。合同文本應使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，確保合同條款完整、準確、清晰。合同文本起草完成后，業(yè)務部門應組織相關(guān)人員進行審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性等。3.合同審核合同文本審核通過后，業(yè)務部門將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理辦公室。合同管理辦公室對合同文本進行形式審查，檢查合同文本是否符合公司合同模板的要求，是否加蓋公司公章、法定代表人章等。形式審查通過后，合同管理辦公室將合同文本及相關(guān)資料分送法務專員、財務專員進行實質(zhì)性審查。法務專員負責對合同文本進行法律審查，重點審查合同條款的合法性、有效性、完整性等，防范法律風險；財務專員負責對合同涉及的財務條款進行審核，重點審查合同價款、支付方式、結(jié)算周期等是否符合公司財務管理制度的要求，防范財務風險。法務專員、財務專員審查完畢后，分別出具法律意見和財務意見，并反饋給合同管理辦公室。合同管理辦公室根據(jù)法務專員和財務專員的意見，對合同文本進行修改完善。4.合同審批合同文本修改完善后，合同管理辦公室將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理小組進行審批。合同管理小組根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風險程度等因素，對合同進行審批。對于重大合同，合同管理小組應組織相關(guān)部門進行專題研究，必要時可邀請外部專家進行論證。合同審批通過后，合同管理辦公室將合同文本返回業(yè)務部門。5.合同簽訂業(yè)務部門根據(jù)合同審批意見，與合同對方當事人進行談判，達成一致意見后，簽訂合同。合同簽訂時，應確保合同雙方當事人簽字（或蓋章）齊全，合同文本一式多份，分別由合同雙方當事人、公司相關(guān)部門留存。合同簽訂后，業(yè)務部門應將合同副本一份提交合同管理辦公室進行登記、歸檔。四、合同履行管理1.合同執(zhí)行計劃合同簽訂后，業(yè)務部門應制定合同執(zhí)行計劃，明確合同履行的步驟、時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容，并將合同執(zhí)行計劃提交合同管理辦公室備案。合同管理辦公室應定期對合同執(zhí)行計劃的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督，確保合同按計劃履行。2.合同履行跟蹤業(yè)務部門應指定專人負責合同履行的跟蹤工作，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題，業(yè)務部門應及時向分管領(lǐng)導匯報，并采取有效措施進行處理。合同管理辦公室應定期對合同履行情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并向合同管理小組匯報。3.合同變更管理合同履行過程中，如需對合同條款進行變更，業(yè)務部門應提出合同變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細說明合同變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并附相關(guān)證明材料。合同變更申請經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。合同變更申請批準后，業(yè)務部門應與合同對方當事人協(xié)商一致，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應將合同變更協(xié)議副本一份提交合同管理辦公室進行登記、歸檔。4.合同解除管理合同履行過程中，如需解除合同，業(yè)務部門應提出合同解除申請，填寫《合同解除申請表》，詳細說明合同解除的原因、對合同履行的影響等，并附相關(guān)證明材料。合同解除申請經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。合同解除申請批準后，業(yè)務部門應與合同對方當事人協(xié)商一致，簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應將合同解除協(xié)議副本一份提交合同管理辦公室進行登記、歸檔。五、合同糾紛處理1.糾紛預警業(yè)務部門在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象，應及時向合同管理辦公室報告。合同管理辦公室應及時組織相關(guān)人員進行分析研究，制定應對措施，防范合同糾紛的發(fā)生。2.糾紛處理合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛的原因和責任，提出糾紛處理方案。糾紛處理方案經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)糾紛的性質(zhì)、金額、影響程度等因素，決定是否成立糾紛處理小組進行處理。糾紛處理小組由法務專員、財務專員、相關(guān)業(yè)務部門負責人等組成，負責具體處理合同糾紛。糾紛處理小組應根據(jù)糾紛處理方案，與合同對方當事人進行協(xié)商、談判，爭取達成和解協(xié)議。如協(xié)商、談判不成，糾紛處理小組應及時收集相關(guān)證據(jù)材料，向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟或向仲裁機構(gòu)申請仲裁。3.糾紛總結(jié)合同糾紛處理完畢后，糾紛處理小組應及時撰寫糾紛處理報告，總結(jié)糾紛發(fā)生的原因、處理過程、處理結(jié)果等內(nèi)容，并提出改進措施和建議。糾紛處理報告經(jīng)分管領(lǐng)導審批后，提交合同管理辦公室進行登記、歸檔。合同管理辦公室應定期對合同糾紛處理情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善合同管理制度。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本一份提交合同管理辦公室進行登記、歸檔。合同履行過程中形成的與合同有關(guān)的文件、資料，如合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、會議紀要、財務憑證等，業(yè)務部門應及時收集整理，并提交合同管理辦公室進行歸檔。2.檔案整理合同管理辦公室收到合同及相關(guān)資料后，應及時進行整理、分類、編號，建立合同管理臺賬。合同管理臺賬應詳細記錄合同的名稱、編號、簽訂日期、履行期限、履行情況、變更情況、解除情況等內(nèi)容。合同管理辦公室應按照檔案管理的要求，對合同及相關(guān)資料進行裝訂、編目、裝盒，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管合同管理辦公室應設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應按照檔案管理的期限要求進行保管，定期進行檢查、清點，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況的發(fā)生。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。合同管理辦公室應根據(jù)審批意見，為查閱人員提供必要的查閱條件，并做好查閱登記工作。查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復制、摘抄、涂改合同檔案，不得泄露合同檔案中的機密信息。七、合同監(jiān)督檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容合同管理辦公室應定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同文本的規(guī)范性、合同履行的及時性、合同變更和解除的合法性等。2.監(jiān)督檢查方式合同管理辦公室可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式對合同管理情況進行監(jiān)督檢查。定期檢查應每年至少進行一次，不定期抽查和專項檢查可根據(jù)工作需要隨時進行。3.監(jiān)督檢查結(jié)果處理合同管理辦公室在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)合同管理中存在問題，應及時向相關(guān)部門發(fā)出《合同管理監(jiān)督檢查整改通知書》，要求相關(guān)部門限期整改。相關(guān)部門應按照整改通知書的要求，認真進行整改，并將整改情況及時反饋給合同管理辦公室。合同管理辦公