對外宣傳文字管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司對外宣傳文字工作，確保公司對外發(fā)布的各類宣傳信息準(zhǔn)確、規(guī)范、統(tǒng)一，提升公司形象和品牌影響力，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在對外宣傳活動中涉及的文字內(nèi)容創(chuàng)作、審核、發(fā)布等相關(guān)工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：宣傳文字應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映公司的業(yè)務(wù)、產(chǎn)品、服務(wù)及企業(yè)文化等信息，不得虛假夸大或誤導(dǎo)受眾。2.規(guī)范性原則：遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部的語言文字使用規(guī)范，確保宣傳文字表達(dá)清晰、語法正確、用詞恰當(dāng)。3.一致性原則：對外宣傳文字應(yīng)與公司整體品牌形象保持一致，包括品牌標(biāo)識、口號、風(fēng)格等，維護(hù)公司品牌的統(tǒng)一性和連貫性。4.時效性原則：及時更新宣傳文字內(nèi)容，確保所傳達(dá)的信息與公司當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r和業(yè)務(wù)重點相契合，避免過時信息誤導(dǎo)受眾。二、職責(zé)分工（一）宣傳管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司對外宣傳文字管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司對外宣傳文字工作，制定年度宣傳文字工作計劃和預(yù)算。3.審核公司各類對外宣傳文字內(nèi)容，包括宣傳資料、新聞稿件、廣告文案、社交媒體發(fā)布內(nèi)容等，確保符合公司品牌形象和宣傳要求。4.組織開展對外宣傳文字培訓(xùn)工作，提高公司員工的宣傳文字撰寫能力和規(guī)范意識。5.協(xié)調(diào)與外部媒體、廣告公司等相關(guān)機(jī)構(gòu)的合作，確保宣傳文字的有效傳播和推廣。（二）各業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)公司宣傳計劃和業(yè)務(wù)需求，提供本部門相關(guān)的宣傳文字素材，包括產(chǎn)品介紹、業(yè)務(wù)成果、案例分析等，并確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.配合宣傳管理部門對涉及本部門業(yè)務(wù)的宣傳文字進(jìn)行審核和修改，提出意見和建議。3.在開展對外業(yè)務(wù)活動中，嚴(yán)格按照公司宣傳要求使用宣傳文字，不得擅自發(fā)布未經(jīng)審核的宣傳信息。（三）文案撰寫人員1.負(fù)責(zé)根據(jù)宣傳任務(wù)和要求，撰寫各類對外宣傳文字稿件，確保內(nèi)容符合公司品牌形象和宣傳重點，語言表達(dá)清晰、生動、富有感染力。2.對所撰寫的宣傳文字進(jìn)行自我審核，檢查內(nèi)容準(zhǔn)確性、語言規(guī)范性和格式完整性，及時修改存在的問題。3.配合宣傳管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門，根據(jù)審核意見對宣傳文字進(jìn)行修改完善，直至達(dá)到發(fā)布要求。三、宣傳文字內(nèi)容規(guī)范（一）公司名稱及標(biāo)識1.公司名稱應(yīng)使用全稱，不得隨意簡稱或縮寫。在首次出現(xiàn)時，應(yīng)使用公司注冊名稱，并在其后標(biāo)注英文名稱（如有）。2.公司標(biāo)識應(yīng)嚴(yán)格按照公司品牌管理部門提供的標(biāo)準(zhǔn)版本使用，不得擅自更改標(biāo)識的顏色、字體、比例等。在宣傳文字中提及公司標(biāo)識時，應(yīng)使用規(guī)范的標(biāo)識名稱。（二）業(yè)務(wù)信息1.宣傳公司業(yè)務(wù)時，應(yīng)準(zhǔn)確介紹業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品特點、服務(wù)優(yōu)勢等內(nèi)容，突出公司的核心競爭力和獨(dú)特價值。2.涉及具體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時，應(yīng)確保數(shù)據(jù)來源可靠、準(zhǔn)確無誤，并經(jīng)過相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。數(shù)據(jù)的表述應(yīng)清晰、直觀，避免使用過于專業(yè)或生僻的術(shù)語。3.對于公司的新產(chǎn)品、新服務(wù)或新業(yè)務(wù)模式，應(yīng)詳細(xì)介紹其創(chuàng)新點和市場應(yīng)用前景，為受眾提供有價值的信息。（三）企業(yè)文化1.深入挖掘公司的企業(yè)文化內(nèi)涵，將企業(yè)文化理念融入到宣傳文字中，展現(xiàn)公司的價值觀、使命和愿景。2.通過講述公司故事、分享員工風(fēng)采等方式，生動形象地傳播企業(yè)文化，增強(qiáng)員工的歸屬感和認(rèn)同感，提升公司的社會形象和美譽(yù)度。3.在宣傳企業(yè)文化時，應(yīng)注重結(jié)合實際案例，使受眾能夠更好地理解和感受企業(yè)文化的魅力。（四）語言風(fēng)格1.宣傳文字應(yīng)使用簡潔明了、通俗易懂的語言，避免使用過于復(fù)雜、生僻或晦澀的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。2.根據(jù)不同的宣傳渠道和受眾群體，調(diào)整語言風(fēng)格和表達(dá)方式。例如，面向大眾媒體的新聞稿件應(yīng)注重客觀性和權(quán)威性；面向社交媒體的發(fā)布內(nèi)容可適當(dāng)采用活潑、生動、有趣的語言風(fēng)格，增加互動性和吸引力。3.保持宣傳文字的一致性和連貫性，避免出現(xiàn)前后矛盾、邏輯混亂或表述不清的情況。（五）法律合規(guī)1.宣傳文字內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，不得含有違法違規(guī)、違背公序良俗或侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)等內(nèi)容。2.在宣傳公司產(chǎn)品或服務(wù)時，應(yīng)確保所涉及的宣傳內(nèi)容真實、合法，不進(jìn)行虛假宣傳或夸大宣傳，避免誤導(dǎo)消費(fèi)者。3.對于涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等敏感信息的宣傳文字，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行處理，確保信息安全。四、宣傳文字審核流程（一）初稿撰寫文案撰寫人員根據(jù)宣傳任務(wù)和要求完成宣傳文字稿件的初稿撰寫工作，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。（二）部門初審各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對本部門撰寫的宣傳文字初稿進(jìn)行審核，重點審核內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映本部門業(yè)務(wù)情況、是否符合公司宣傳要求以及語言表達(dá)是否規(guī)范等方面。審核通過后，簽署審核意見并提交至宣傳管理部門。（三）宣傳管理部門審核宣傳管理部門收到各業(yè)務(wù)部門提交的宣傳文字稿件后，進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括但不限于：1.內(nèi)容是否符合公司整體品牌形象和宣傳策略，是否突出公司核心價值和業(yè)務(wù)重點。2.信息準(zhǔn)確性、真實性和完整性，數(shù)據(jù)是否可靠，有無虛假夸大或誤導(dǎo)性內(nèi)容。3.語言表達(dá)是否規(guī)范、清晰、流暢，用詞是否恰當(dāng)，語法是否正確。4.格式是否符合公司宣傳文字排版要求，標(biāo)點符號使用是否正確。5.是否存在法律合規(guī)問題，是否侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)等。宣傳管理部門審核人員根據(jù)審核情況提出修改意見，反饋給文案撰寫人員進(jìn)行修改完善。文案撰寫人員修改完成后，再次提交審核，直至審核通過。（四）終審對于重要的對外宣傳文字稿件，如涉及公司重大戰(zhàn)略發(fā)布、重要活動宣傳、對外合作項目宣傳等，在宣傳管理部門審核通過后，還需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)對宣傳文字稿件進(jìn)行最終審定，確保宣傳內(nèi)容符合公司整體利益和發(fā)展方向。（五）特殊情況處理對于緊急發(fā)布的宣傳文字稿件，如遇重大突發(fā)事件或時效性要求極高的宣傳任務(wù)，可適當(dāng)簡化審核流程，但必須確保內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)，并在發(fā)布后及時補(bǔ)辦審核手續(xù)。五、宣傳文字發(fā)布管理（一）發(fā)布渠道1.公司官方網(wǎng)站：宣傳文字應(yīng)按照網(wǎng)站內(nèi)容管理規(guī)范進(jìn)行發(fā)布，確保信息及時更新、排版美觀、易于閱讀。2.社交媒體平臺：包括微信公眾號、微博、抖音等，發(fā)布內(nèi)容應(yīng)符合各平臺的規(guī)則和特點，注重與受眾的互動和溝通，提高傳播效果。3.新聞媒體：向各類新聞媒體投稿時，應(yīng)根據(jù)媒體的定位和需求，選擇合適的宣傳角度和內(nèi)容進(jìn)行發(fā)布，確保稿件能夠被媒體采用。4.宣傳資料：如宣傳冊、海報、宣傳單頁等，應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計模板和制作要求進(jìn)行制作和發(fā)放，確保宣傳資料的質(zhì)量和效果。（二）發(fā)布流程1.宣傳文字稿件經(jīng)審核通過后，由宣傳管理部門指定專人負(fù)責(zé)發(fā)布工作。2.在發(fā)布前，發(fā)布人員應(yīng)再次核對宣傳文字內(nèi)容、格式以及發(fā)布渠道的相關(guān)要求，確保發(fā)布信息準(zhǔn)確無誤。3.按照預(yù)定的發(fā)布計劃和時間安排，將宣傳文字稿件發(fā)布至相應(yīng)的渠道，并做好發(fā)布記錄。發(fā)布記錄應(yīng)包括發(fā)布時間、發(fā)布渠道、稿件標(biāo)題、鏈接（如有）等信息。4.對于在社交媒體平臺發(fā)布的宣傳文字，發(fā)布人員應(yīng)及時關(guān)注評論和互動情況，回復(fù)受眾的提問和反饋，維護(hù)良好的網(wǎng)絡(luò)傳播環(huán)境。（三）發(fā)布后跟蹤與評估1.宣傳管理部門負(fù)責(zé)對發(fā)布后的宣傳文字進(jìn)行跟蹤，收集受眾的反饋意見和數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息，如閱讀量、點贊數(shù)、評論數(shù)、轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)等。2.根據(jù)跟蹤和評估結(jié)果，分析宣傳文字的傳播效果和影響力，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)的宣傳工作提供參考和改進(jìn)依據(jù)。3.對于傳播效果不佳的宣傳文字，宣傳管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行分析，查找原因，并根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，重新制定宣傳策略和內(nèi)容。六、宣傳文字檔案管理（一）檔案建立宣傳管理部門負(fù)責(zé)建立公司對外宣傳文字檔案，對各類宣傳文字稿件、審核意見、發(fā)布記錄等資料進(jìn)行分類整理和歸檔保存。檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，確保檔案的完整性和可追溯性。（二）檔案內(nèi)容1.宣傳文字稿件：包括初稿、修改稿、審核通過稿等不同版本的宣傳文字稿件，以及相關(guān)的背景資料和素材。2.審核意見：各審核環(huán)節(jié)（部門初審、宣傳管理部門審核、終審）的審核意見和修改記錄。3.發(fā)布記錄：宣傳文字在各發(fā)布渠道的發(fā)布時間、標(biāo)題、鏈接、閱讀量、互動數(shù)據(jù)等信息。4.其他相關(guān)資料：如宣傳活動策劃方案、媒體合作協(xié)議、宣傳效果評估報告等與宣傳文字工作相關(guān)的文件和資料。（三）檔案保管期限宣傳文字檔案的保管期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。對于重要的宣傳文字檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，以便于日后查閱和參考。（四）檔案查閱與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱宣傳文字檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到宣傳管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司宣傳文字檔案時，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后方可查閱。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.宣傳管理部門定期組織公司員工開展對外宣傳文字培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司品牌形象、宣傳文字規(guī)范、寫作技巧、審核流程等方面。2.根據(jù)不同崗位和業(yè)務(wù)需求，制定有針對性的培訓(xùn)計劃，采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、線上學(xué)習(xí)等多種方式相結(jié)合，提高員工的宣傳文字撰寫能力和規(guī)范意識。3.鼓勵員工積極參加各類宣傳文字培訓(xùn)活動，培訓(xùn)成績將作為員工績效考核和職業(yè)發(fā)展的參考依據(jù)之一。（二）考核1.將宣傳文字工作納入員工績效考核體系，對文案撰寫人員、審核人員以及各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在宣傳文字工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括宣傳文字稿件的質(zhì)量、審核工作的準(zhǔn)確性和及時性、發(fā)布效果評