公司用品分配管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司用品的分配與管理，確保各類用品合理使用，提高資源利用效率，滿足公司日常運(yùn)營和員工工作需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括總部各部門、分支機(jī)構(gòu)及下屬子公司員工。（三）基本原則1.按需分配原則：根據(jù)員工工作崗位性質(zhì)、職責(zé)范圍及實際工作需求，合理分配各類用品，確保員工能夠正常開展工作。2.公平公正原則：在用品分配過程中，遵循公平、公正的原則，確保每位員工享有平等的獲取機(jī)會，避免不合理的差異對待。3.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識，鼓勵員工合理使用用品，避免浪費(fèi)，提高用品的使用效率和使用壽命。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、人員變動及實際使用情況，適時調(diào)整用品分配標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量，確保制度的科學(xué)性和適應(yīng)性。二、用品分類及分配標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.定義：主要包括書寫工具（如鋼筆、圓珠筆、中性筆等）、紙張（如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙等）、文件夾、檔案袋、訂書機(jī)、膠水、計算器等用于日常辦公的文具用品。2.分配標(biāo)準(zhǔn)普通員工：每月發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量的書寫工具（如2支中性筆）、一定數(shù)量的A4打印紙（如500張）、適量的便簽紙、文件夾等。部門主管：根據(jù)部門規(guī)模和工作需求，每月可額外增加一定數(shù)量的辦公文具，如比普通員工多20%的打印紙、額外的筆記本等，以滿足部門文件管理和審批工作需要。高層管理人員：按需配備高級書寫工具、專用筆記本等辦公用品，確保工作便利。（二）辦公設(shè)備類1.定義：涵蓋電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、辦公桌椅、文件柜等辦公所需的設(shè)備。2.分配標(biāo)準(zhǔn)電腦：根據(jù)崗位工作性質(zhì)和需求，為員工配備相應(yīng)配置的辦公電腦。一般崗位配備基礎(chǔ)配置電腦，如用于日常辦公軟件操作、文件處理等；對圖形設(shè)計、數(shù)據(jù)分析等特殊崗位，配備高性能電腦，滿足專業(yè)軟件運(yùn)行要求。新員工入職時，根據(jù)其崗位需求及時分配電腦，并確保電腦安裝好必要的辦公軟件和系統(tǒng)。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀：根據(jù)部門業(yè)務(wù)量和工作需求，合理配置辦公設(shè)備。一般業(yè)務(wù)部門按一定比例配備打印機(jī)，如每[X]人配備一臺；對于文件處理量大的部門，可適當(dāng)增加復(fù)印機(jī)或多功能一體機(jī)。各部門根據(jù)實際情況申請傳真機(jī)和掃描儀，確保設(shè)備能夠滿足日常工作中的文件傳輸和掃描需求。辦公桌椅、文件柜：根據(jù)員工崗位級別和辦公空間合理分配。普通員工配備標(biāo)準(zhǔn)辦公桌椅和小型文件柜；部門主管及以上人員可根據(jù)辦公室空間和工作需要，配備較大尺寸的辦公桌椅和更寬敞的文件柜，以滿足文件存放和辦公需求。（三）通訊設(shè)備類1.定義：包括公司統(tǒng)一配備的固定電話、手機(jī)及相應(yīng)的通訊費(fèi)用補(bǔ)貼。2.分配標(biāo)準(zhǔn)固定電話：根據(jù)部門工作需要，在辦公室內(nèi)合理安裝固定電話。各部門可根據(jù)實際業(yè)務(wù)量申請增加或調(diào)整固定電話數(shù)量，確保工作通訊暢通。手機(jī)：對于因工作需要經(jīng)常外出的員工，如銷售人員、售后服務(wù)人員等，公司統(tǒng)一配備工作手機(jī)，并根據(jù)業(yè)務(wù)需求制定相應(yīng)的手機(jī)套餐。手機(jī)所有權(quán)歸公司所有，員工離職時需歸還公司。通訊費(fèi)用補(bǔ)貼：根據(jù)員工崗位性質(zhì)和工作需求，制定不同的通訊費(fèi)用補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。一般員工每月給予一定金額的通訊補(bǔ)貼，用于補(bǔ)貼其在工作中產(chǎn)生的手機(jī)通訊費(fèi)用；對于因工作需要頻繁使用手機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通的員工，如銷售人員、客服人員等，適當(dāng)提高通訊補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。通訊補(bǔ)貼以現(xiàn)金形式按月發(fā)放，員工需提供相應(yīng)的通訊費(fèi)用發(fā)票進(jìn)行報銷。（四）勞保用品類1.定義：主要包括工作服、工作鞋、安全帽、防護(hù)手套、護(hù)目鏡等用于保障員工工作安全和健康的用品。2.分配標(biāo)準(zhǔn)工作服：根據(jù)不同崗位的工作環(huán)境和要求，為員工配備相應(yīng)的工作服。如生產(chǎn)一線員工配備耐磨、防火、防靜電等功能的工作服；辦公室員工配備整潔、得體的職業(yè)裝。工作服按季節(jié)發(fā)放，員工離職時需歸還未使用的工作服。工作鞋：為從事體力勞動或特殊工作環(huán)境的員工配備工作鞋，如車間工人配備防砸、防滑的工作鞋；戶外作業(yè)人員配備防水、耐磨的工作鞋。工作鞋定期更換，確保員工工作安全。安全帽、防護(hù)手套、護(hù)目鏡等：根據(jù)具體工作崗位的危險程度，為相關(guān)員工配備必要的安全帽、防護(hù)手套、護(hù)目鏡等勞保用品。如建筑工人、電工等崗位必須配備安全帽；從事電氣維修、化學(xué)實驗等工作的員工需配備防護(hù)手套和護(hù)目鏡。勞保用品的配備和更換需嚴(yán)格按照安全操作規(guī)程和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以保障員工的人身安全。（五）其他用品類1.定義：包括綠植、清潔用品、飲用水等其他與辦公環(huán)境和員工生活相關(guān)的用品。2.分配標(biāo)準(zhǔn)綠植：根據(jù)辦公室空間大小和布局，合理擺放綠植，以美化辦公環(huán)境、凈化空氣。一般每[X]平方米辦公室面積配備一定數(shù)量的綠植，由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購和維護(hù)。清潔用品：為各部門配備適量的清潔用品，如掃帚、拖把、清潔劑、垃圾袋等，用于日常辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生。清潔用品的數(shù)量根據(jù)辦公區(qū)域面積和人員數(shù)量進(jìn)行合理配置，由行政部門定期補(bǔ)充和更新。飲用水：公司為員工提供免費(fèi)的飲用水，可根據(jù)辦公區(qū)域的分布和員工人數(shù)，合理配置飲水機(jī)或安裝直飲水設(shè)備。行政部門負(fù)責(zé)飲用水的供應(yīng)和設(shè)備的維護(hù)，確保員工隨時能夠獲取清潔、安全的飲用水。三、用品申請與審批流程（一）申請1.員工根據(jù)工作需要，填寫《公司用品申請表》，詳細(xì)注明所需用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、申請理由等信息。2.申請表需經(jīng)員工所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請的合理性和必要性。（二）審批1.普通用品審批：對于價值較低、數(shù)量較少的普通用品申請，由部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至行政部門進(jìn)行統(tǒng)一采購和發(fā)放。2.貴重用品審批：對于價值較高、數(shù)量較大或涉及特殊需求的用品申請，如高性能電腦、大型辦公設(shè)備等，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可采購。（三）采購與發(fā)放1.行政部門根據(jù)審批通過的申請表，及時進(jìn)行用品采購。采購過程中應(yīng)遵循貨比三家、性價比高的原則，確保所采購用品的質(zhì)量和適用性。2.用品采購到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗收，核對用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與申請一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并按照規(guī)定的分配標(biāo)準(zhǔn)和流程發(fā)放給員工。3.員工領(lǐng)取用品時，需在《公司用品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，確保用品發(fā)放記錄清晰、準(zhǔn)確。四、用品使用與保管規(guī)定（一）使用規(guī)定1.員工應(yīng)按照用品的使用說明和操作規(guī)程正確使用各類用品，不得隨意更改或損壞用品的功能和結(jié)構(gòu)。2.辦公文具類用品應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。如紙張應(yīng)雙面打印、復(fù)印，書寫工具應(yīng)妥善保管，延長使用壽命。3.辦公設(shè)備類用品應(yīng)定期維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。員工在使用設(shè)備過程中如發(fā)現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行維修，不得擅自拆卸或維修設(shè)備。4.通訊設(shè)備類用品應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的用途使用，不得用于私人事務(wù)。如因工作需要使用手機(jī)產(chǎn)生的額外費(fèi)用，需提前向部門負(fù)責(zé)人申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報銷。5.勞保用品類用品必須在工作期間正確佩戴和使用，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。如因未正確佩戴勞保用品導(dǎo)致的安全事故，責(zé)任由員工自行承擔(dān)。（二）保管規(guī)定1.員工應(yīng)妥善保管公司分配的各類用品，不得隨意丟棄或損壞。如因個人原因造成用品丟失或損壞，應(yīng)照價賠償。2.辦公文具類用品應(yīng)放置在固定的辦公區(qū)域，保持整潔有序。文件夾、檔案袋等應(yīng)分類存放文件，便于查找和管理。3.辦公設(shè)備類用品應(yīng)放置在合適的位置，避免受到碰撞、潮濕、灰塵等影響。電腦、打印機(jī)等設(shè)備應(yīng)定期清理，保持外觀整潔。4.通訊設(shè)備類用品應(yīng)妥善保管，如有遺失或損壞應(yīng)及時向行政部門報告，并辦理掛失、補(bǔ)辦或維修手續(xù)。5.勞保用品類用品應(yīng)按照規(guī)定的存放方式進(jìn)行保管，確保用品的質(zhì)量和性能不受影響。工作服、工作鞋等應(yīng)定期清洗，保持干凈整潔。五、用品盤點(diǎn)與清查1.行政部門定期對公司用品進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每月進(jìn)行一次局部抽查盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括用品的數(shù)量、質(zhì)量、使用狀況等。2.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對用品的實際庫存與《公司用品發(fā)放登記表》、《公司用品庫存臺賬》等記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的損壞、過期、閑置等用品，應(yīng)及時進(jìn)行清理和處理。損壞的用品應(yīng)評估維修價值，如需維修則安排維修，如無維修價值則申請報廢；過期的用品應(yīng)及時清理，不得繼續(xù)發(fā)放使用；閑置的用品應(yīng)進(jìn)行合理調(diào)配或申請報廢，避免資源浪費(fèi)。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《公司用品盤點(diǎn)報告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、存在問題及改進(jìn)措施等，并提交給公司管理層審閱。六、違規(guī)處理1.員工如有違反本制度規(guī)定的行為，如浪費(fèi)辦公用品、擅自挪用或損壞公司用品、未按規(guī)定使用通訊設(shè)備等，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育、警告、罰款等處罰。2.對于因違反規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的員工，公司將要求其照價賠償，并