外包單位臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)對(duì)外包單位的管理，規(guī)范外包業(yè)務(wù)流程，確保外包工作的順利進(jìn)行，保障公司利益，特制定本臺(tái)賬管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司簽訂外包合同的所有外包單位，涵蓋各類外包業(yè)務(wù)，包括但不限于勞務(wù)外包、項(xiàng)目外包、技術(shù)服務(wù)外包等。（三）管理原則1.規(guī)范管理原則：建立健全外包單位臺(tái)賬管理體系，明確各項(xiàng)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作有章可循。2.動(dòng)態(tài)跟蹤原則：對(duì)外包單位的相關(guān)信息和業(yè)務(wù)進(jìn)展進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，及時(shí)更新臺(tái)賬內(nèi)容，以便全面掌握外包工作情況。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：通過臺(tái)賬管理，識(shí)別、評(píng)估和防控外包業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)，保障公司業(yè)務(wù)安全和穩(wěn)定運(yùn)行。4.協(xié)同合作原則：加強(qiáng)與外包單位的溝通協(xié)作，促進(jìn)雙方在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的有效配合，共同實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。二、臺(tái)賬管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)外包單位基本信息臺(tái)賬，包括外包單位名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書等。2.記錄外包合同簽訂、變更、終止等情況，跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度。3.統(tǒng)計(jì)外包人員信息，如姓名、身份證號(hào)、崗位、入職時(shí)間、離職時(shí)間等，進(jìn)行人員動(dòng)態(tài)管理。4.參與對(duì)外包單位的考核評(píng)價(jià)工作，根據(jù)考核結(jié)果提出獎(jiǎng)懲建議。（二）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出外包申請(qǐng)，明確外包業(yè)務(wù)內(nèi)容、要求、期限等，并協(xié)助人力資源部門進(jìn)行外包單位的篩選和評(píng)估。2.負(fù)責(zé)與外包單位溝通協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)工作，監(jiān)督外包業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，及時(shí)反饋問題和需求。3.對(duì)外包單位的工作質(zhì)量、進(jìn)度、服務(wù)態(tài)度等進(jìn)行日常評(píng)價(jià)，為考核評(píng)價(jià)提供依據(jù)。4.根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，提出外包合同變更或終止的建議。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核外包費(fèi)用預(yù)算，參與外包合同中費(fèi)用條款的制定和審核。2.負(fù)責(zé)對(duì)外包費(fèi)用的核算、支付和結(jié)算工作，確保費(fèi)用支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.監(jiān)督外包費(fèi)用的使用情況，對(duì)異常費(fèi)用進(jìn)行調(diào)查和處理。（四）法務(wù)部門1.審核外包合同文本，確保合同條款合法合規(guī)，保護(hù)公司權(quán)益。2.參與處理外包業(yè)務(wù)中的法律糾紛和風(fēng)險(xiǎn)防范工作，提供法律意見和建議。三、外包單位基本信息臺(tái)賬管理（一）臺(tái)賬建立1.人力資源部門在與外包單位首次合作前，收集其基本信息，包括但不限于：營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（加蓋公章）。稅務(wù)登記證副本復(fù)印件（加蓋公章）。組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件（加蓋公章）。法定代表人身份證明書及身份證復(fù)印件。資質(zhì)證書（如相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可證等）復(fù)印件。聯(lián)系方式（聯(lián)系人姓名、電話、郵箱等）。其他相關(guān)證明材料。2.將收集到的信息進(jìn)行整理、核對(duì)，錄入外包單位基本信息臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)包括以下內(nèi)容：外包單位編號(hào)：為每個(gè)外包單位賦予唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。外包單位名稱：填寫外包單位全稱。法定代表人：填寫外包單位法定代表人姓名。地址：填寫外包單位注冊(cè)地址及實(shí)際經(jīng)營地址。聯(lián)系方式：填寫聯(lián)系人姓名、電話、郵箱等。經(jīng)營范圍：填寫外包單位經(jīng)工商登記的經(jīng)營范圍。資質(zhì)證書：記錄外包單位持有的相關(guān)資質(zhì)證書名稱及有效期。合作起始時(shí)間：填寫與公司首次簽訂外包合同的時(shí)間。合作終止時(shí)間：如合同有明確終止時(shí)間，填寫該時(shí)間；如未明確，可不填。合同編號(hào)：記錄與外包單位簽訂的合同編號(hào)。備注：記錄其他需要說明的事項(xiàng)，如特殊要求、歷史合作情況等。（二）信息更新1.當(dāng)外包單位的基本信息發(fā)生變更時(shí)，如名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書等，外包單位應(yīng)及時(shí)以書面形式通知公司人力資源部門。2.人力資源部門收到變更通知后，在5個(gè)工作日內(nèi)對(duì)臺(tái)賬信息進(jìn)行更新，并將變更后的信息告知相關(guān)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門。3.對(duì)于資質(zhì)證書等有效期變更的情況，人力資源部門應(yīng)在證書到期前30天提醒外包單位及時(shí)辦理續(xù)期手續(xù)，并更新臺(tái)賬中的有效期信息。（三）臺(tái)賬查詢與使用1.公司內(nèi)部各部門可根據(jù)工作需要，通過公司信息管理系統(tǒng)查詢外包單位基本信息臺(tái)賬。如需獲取紙質(zhì)臺(tái)賬信息，可向人力資源部門提出申請(qǐng)。2.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)外包單位基本信息臺(tái)賬進(jìn)行整理和分析，為公司決策提供參考依據(jù)，如評(píng)估外包單位整體情況、分析外包業(yè)務(wù)分布等。四、外包合同臺(tái)賬管理（一）臺(tái)賬建立1.人力資源部門在與外包單位簽訂合同后，及時(shí)建立外包合同臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄以下內(nèi)容：合同編號(hào)：按照公司合同編號(hào)規(guī)則為每份外包合同賦予唯一編號(hào)。外包單位編號(hào)：填寫與合同對(duì)應(yīng)的外包單位編號(hào)。外包單位名稱：填寫外包單位全稱。合同名稱：明確外包合同的具體名稱，如[項(xiàng)目名稱]勞務(wù)外包合同、[業(yè)務(wù)內(nèi)容]技術(shù)服務(wù)外包合同等。合同簽訂日期：記錄合同簽訂的具體年月日。合同期限：填寫合同約定的起始日期和終止日期。業(yè)務(wù)內(nèi)容：詳細(xì)描述外包業(yè)務(wù)的具體工作內(nèi)容和要求。費(fèi)用條款：包括合同總金額、付款方式、付款周期、費(fèi)用結(jié)算方式等。雙方權(quán)利義務(wù)：明確雙方在合同履行過程中的權(quán)利和義務(wù)。違約責(zé)任：記錄合同中約定的雙方違約責(zé)任。合同變更記錄：如有合同變更情況，記錄變更日期、變更內(nèi)容等。合同終止記錄：記錄合同終止日期、終止原因等。備注：記錄其他需要說明的事項(xiàng)，如特殊條款、補(bǔ)充協(xié)議等。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤外包合同的執(zhí)行情況，定期向人力資源部門反饋合同執(zhí)行進(jìn)度、存在的問題及需求變更等信息。2.人力資源部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門反饋的信息，及時(shí)更新外包合同臺(tái)賬中的執(zhí)行情況記錄，確保臺(tái)賬信息與實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)展一致。3.對(duì)于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與外包單位溝通協(xié)商解決，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。人力資源部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，調(diào)整合同臺(tái)賬管理措施，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控。（三）合同變更與終止管理1.合同履行期間，如因業(yè)務(wù)需求變化、法律法規(guī)調(diào)整等原因需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出合同變更申請(qǐng)，說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.人力資源部門對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，涉及費(fèi)用、權(quán)利義務(wù)等重要條款變更的，需征求財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門意見。審核通過后，組織雙方簽訂合同變更協(xié)議，并在合同臺(tái)賬中記錄變更情況。3.合同期滿或因其他原因需要終止合同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知外包單位，并與外包單位協(xié)商辦理終止手續(xù)。人力資源部門負(fù)責(zé)監(jiān)督合同終止的執(zhí)行情況，確保雙方按照合同約定履行各自義務(wù)。合同終止后，在臺(tái)賬中記錄終止日期、終止原因等信息。（四）臺(tái)賬查詢與統(tǒng)計(jì)分析1.公司內(nèi)部各部門可通過公司信息管理系統(tǒng)查詢外包合同臺(tái)賬，了解合同簽訂、執(zhí)行、變更、終止等情況。如需獲取詳細(xì)合同文本或相關(guān)資料，可向人力資源部門提出申請(qǐng)。2.人力資源部門定期對(duì)外包合同臺(tái)賬進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如按合同類型、業(yè)務(wù)部門、外包單位等維度統(tǒng)計(jì)合同數(shù)量、金額、執(zhí)行情況等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持，如評(píng)估外包業(yè)務(wù)成本效益、優(yōu)化外包業(yè)務(wù)布局等。五、外包人員臺(tái)賬管理（一）臺(tái)賬建立1.人力資源部門在辦理外包人員入職手續(xù)后，及時(shí)建立外包人員臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)記錄以下信息：人員編號(hào)：為每個(gè)外包人員賦予唯一編號(hào)。外包單位編號(hào)：填寫所屬外包單位編號(hào)。外包單位名稱：填寫外包人員所屬外包單位全稱。姓名：填寫外包人員姓名。身份證號(hào)：記錄外包人員身份證號(hào)碼。崗位：填寫外包人員在公司從事的工作崗位。入職時(shí)間：記錄外包人員入職公司的具體日期。離職時(shí)間：如外包人員離職，填寫離職日期；如在職，可不填。聯(lián)系方式：填寫外包人員的聯(lián)系電話、郵箱等。考勤記錄：記錄外包人員的出勤、請(qǐng)假、加班等考勤情況。績效考核記錄：記錄外包人員的績效考核結(jié)果。備注：記錄其他需要說明的事項(xiàng)，如特殊情況、獎(jiǎng)懲記錄等。（二）人員動(dòng)態(tài)管理1.人力資源部門負(fù)責(zé)外包人員的日常管理工作，包括入職、離職手續(xù)辦理，考勤管理，薪酬核算等。2.外包單位應(yīng)及時(shí)向人力資源部門報(bào)送外包人員的變動(dòng)信息，如新增人員、人員離職、崗位調(diào)整等。人力資源部門在收到信息后，及時(shí)更新外包人員臺(tái)賬。3.對(duì)于離職的外包人員，人力資源部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，在臺(tái)賬中記錄離職日期，并將相關(guān)信息通知業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門。（三）考勤與績效考核管理1.人力資源部門負(fù)責(zé)制定外包人員考勤管理制度，明確考勤方式、考勤周期、請(qǐng)假流程等。外包單位應(yīng)按照公司考勤制度對(duì)所屬外包人員進(jìn)行考勤管理，并定期將考勤記錄報(bào)送人力資源部門。2.人力資源部門根據(jù)外包人員的考勤記錄，核算其薪酬和績效獎(jiǎng)金。同時(shí)，按照公司績效考核制度，對(duì)外包人員進(jìn)行績效考核，考核結(jié)果作為薪酬調(diào)整、獎(jiǎng)懲等的依據(jù)，并記錄在臺(tái)賬中。3.業(yè)務(wù)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)外包人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果反饋給人力資源部門，作為績效考核的參考。（四）臺(tái)賬查詢與使用1.公司內(nèi)部各部門可根據(jù)工作需要，通過公司信息管理系統(tǒng)查詢外包人員臺(tái)賬，了解外包人員基本信息、考勤情況、績效考核結(jié)果等。如需獲取紙質(zhì)臺(tái)賬信息或詳細(xì)人員資料，可向人力資源部門提出申請(qǐng)。2.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)外包人員臺(tái)賬進(jìn)行分析，如人員結(jié)構(gòu)分析、考勤情況分析、績效分布分析等，為優(yōu)化外包人員管理提供依據(jù)，如合理調(diào)整人員配置、加強(qiáng)培訓(xùn)與激勵(lì)等。六、外包業(yè)務(wù)費(fèi)用臺(tái)賬管理（一）臺(tái)賬建立1.財(cái)務(wù)部門在與外包單位進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算后，及時(shí)建立外包業(yè)務(wù)費(fèi)用臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)記錄以下內(nèi)容：費(fèi)用臺(tái)賬編號(hào)：為每個(gè)費(fèi)用臺(tái)賬賦予唯一編號(hào)。外包單位編號(hào)：填寫與費(fèi)用對(duì)應(yīng)的外包單位編號(hào)。外包單位名稱：填寫外包單位全稱。合同編號(hào)：記錄與費(fèi)用相關(guān)的外包合同編號(hào)。費(fèi)用期間：填寫費(fèi)用核算的時(shí)間段，如[年/月]。費(fèi)用項(xiàng)目：明確費(fèi)用明細(xì)，如勞務(wù)費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用等。金額：記錄各項(xiàng)費(fèi)用的具體金額。付款日期：記錄實(shí)際付款的日期。發(fā)票號(hào)碼：記錄外包單位提供的發(fā)票號(hào)碼。備注：記錄其他需要說明的事項(xiàng)，如費(fèi)用調(diào)整原因、特殊支付情況等。（二）費(fèi)用核算與支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)外包合同約定的費(fèi)用條款，對(duì)外包業(yè)務(wù)費(fèi)用進(jìn)行核算。在費(fèi)用核算過程中，應(yīng)審核業(yè)務(wù)部門提交的費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和付款周期，及時(shí)安排對(duì)外包單位的費(fèi)用支付。在支付費(fèi)用前，應(yīng)核對(duì)發(fā)票信息，確保發(fā)票真實(shí)、有效。3.財(cái)務(wù)部門在完成費(fèi)用支付后，將支付信息記錄在外包業(yè)務(wù)費(fèi)用臺(tái)賬中，并更新相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表。（三）費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與分析1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)外包業(yè)務(wù)費(fèi)用臺(tái)賬進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如按外包單位、合同、費(fèi)用項(xiàng)目等維度統(tǒng)計(jì)費(fèi)用發(fā)生情況，生成費(fèi)用報(bào)表。2.對(duì)費(fèi)用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如對(duì)比不同外包單位的費(fèi)用支出、分析費(fèi)用變動(dòng)趨勢(shì)、評(píng)估費(fèi)用效益等，為公司成本控制和決策提供依據(jù)。發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常情況時(shí)，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)原因，并采取相應(yīng)措施。（四）臺(tái)賬查詢與審計(jì)1.公司內(nèi)部各部門可根據(jù)工作需要，通過公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)查詢外包業(yè)務(wù)費(fèi)用臺(tái)賬，了解費(fèi)用支出情況。如需獲取詳細(xì)費(fèi)用明細(xì)或相關(guān)憑證，可向財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)。2.審計(jì)部門定期對(duì)外包業(yè)務(wù)費(fèi)用臺(tái)賬進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性、支付的合規(guī)性等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極配合審計(jì)工作，提供相關(guān)資料和解釋。七、外包單位考核評(píng)價(jià)管理（一）考核評(píng)價(jià)周期1.對(duì)外包單位的考核評(píng)價(jià)每季度進(jìn)行一次，于每季度末月的[具體日期]前完成。2.對(duì)于合同期限較短或業(yè)務(wù)量較小的外包項(xiàng)目，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)縮短考核評(píng)價(jià)周期。（二）考核評(píng)價(jià)內(nèi)容1.工作質(zhì)量：主要考核外包單位完成的工作是否符合合同要求和公司標(biāo)準(zhǔn)，包括工作成果的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性等。2.工作進(jìn)度：考核外包單位是否按照合同約定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成工作任務(wù)，有無延誤情況及采取的應(yīng)對(duì)措施。3.服務(wù)態(tài)度：評(píng)價(jià)外包單位與公司各部門溝通協(xié)作的情況，包括響應(yīng)速度、配合程度、解決問題的能力等。4.費(fèi)用控制：考察外包單位費(fèi)用支出是否合理，有無超支情況，以及對(duì)成本控制的措施和效果。5.安全管理：對(duì)于涉及安全風(fēng)險(xiǎn)的外包業(yè)務(wù)，考核外包單位的安全管理制度執(zhí)行情況、安全措施落實(shí)情況等。6.其他方面：根據(jù)外包業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和公司要求，可增加其他考核內(nèi)容，如創(chuàng)新能力、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等。（三）考核評(píng)價(jià)方式1.業(yè)務(wù)部門評(píng)價(jià)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)日常工作中對(duì)外包單位的觀察和了解，按照考核評(píng)價(jià)內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行評(píng)分，并填寫《外包單位考核評(píng)價(jià)表》。評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)如下：優(yōu)秀（90100分）：工作質(zhì)量高，進(jìn)度提前完成，服務(wù)態(tài)度好，費(fèi)用控制合理，安全管理到位，有突出表現(xiàn)。良好（8089分）：工作質(zhì)量較好，進(jìn)度按時(shí)完成，服務(wù)態(tài)度良好，費(fèi)用控制在合理范圍內(nèi)，安全管理無重大問題。合格（6079分）：工作質(zhì)量基本符合要求，進(jìn)度無明顯延誤，服務(wù)態(tài)度一般，費(fèi)用控制基本合理，安全管理有一定措施。不合格（60分以下）：工作質(zhì)量存在較多問題，進(jìn)度嚴(yán)重延誤，服務(wù)態(tài)度差，費(fèi)用超支，安全管理存在重大隱患。2.人力資源部門評(píng)價(jià)：人力資源部門結(jié)合外包人員管理情況、合同執(zhí)行情況等，對(duì)外包單位進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫《外包單位考核評(píng)價(jià)表》。3.綜合評(píng)價(jià)：人力資源部門匯總業(yè)務(wù)部門和自身的評(píng)價(jià)結(jié)果，計(jì)算外包單位的綜合得分。綜合得分=業(yè)務(wù)部門平均得分×60%+人力資源部門得分×40%。（四）考核評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用1.獎(jiǎng)懲措施：根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的外包單位給予獎(jiǎng)勵(lì)，如表彰、增加業(yè)務(wù)合作機(jī)會(huì)、提高費(fèi)用支付比例等；對(duì)考核不合格的外包單位進(jìn)行處罰，如警