公司投標(biāo)合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司投標(biāo)合同管理，規(guī)范投標(biāo)及合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司參與的各類投標(biāo)活動(dòng)以及所簽訂的各類合同，包括但不限于工程承包合同、物資采購合同、服務(wù)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保投標(biāo)及合同行為合法有效。誠實(shí)守信原則：在投標(biāo)及合同履行過程中，秉持誠實(shí)信用，全面履行約定義務(wù)。風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)投標(biāo)及合同全過程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和防控，降低公司風(fēng)險(xiǎn)。統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)投標(biāo)合同實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、歸口負(fù)責(zé)。二、投標(biāo)管理1.投標(biāo)前期準(zhǔn)備項(xiàng)目信息收集：市場部門負(fù)責(zé)廣泛收集各類招標(biāo)項(xiàng)目信息，包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件等，并及時(shí)傳遞給相關(guān)業(yè)務(wù)部門。項(xiàng)目可行性評(píng)估：業(yè)務(wù)部門收到項(xiàng)目信息后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行可行性評(píng)估，分析項(xiàng)目的技術(shù)要求、市場前景、經(jīng)濟(jì)效益、風(fēng)險(xiǎn)因素等，形成可行性評(píng)估報(bào)告。投標(biāo)團(tuán)隊(duì)組建：根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和要求，組建由業(yè)務(wù)骨干、技術(shù)專家、法務(wù)人員等組成的投標(biāo)團(tuán)隊(duì)，明確各成員職責(zé)。2.招標(biāo)文件編制商務(wù)文件編制：商務(wù)部門負(fù)責(zé)編制投標(biāo)文件中的商務(wù)部分，包括公司資質(zhì)證明、業(yè)績案例、報(bào)價(jià)文件、售后服務(wù)承諾等，確保商務(wù)文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。技術(shù)文件編制：技術(shù)部門負(fù)責(zé)編制投標(biāo)文件中的技術(shù)部分，詳細(xì)闡述項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)措施、技術(shù)支持等，確保技術(shù)方案滿足招標(biāo)文件要求。文件審核與修訂：投標(biāo)文件編制完成后，由投標(biāo)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行修訂。3.投標(biāo)文件遞交遞交時(shí)間與方式：投標(biāo)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和方式，將密封完好的投標(biāo)文件送達(dá)指定地點(diǎn)。備份文件留存：投標(biāo)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)留存投標(biāo)文件副本及相關(guān)備份資料，以備后續(xù)查詢和核對(duì)。4.開標(biāo)與評(píng)標(biāo)開標(biāo)參與：公司應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)參與開標(biāo)活動(dòng)，由投標(biāo)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人或指定代表出席。評(píng)標(biāo)應(yīng)對(duì)：開標(biāo)后，公司應(yīng)密切關(guān)注評(píng)標(biāo)過程，及時(shí)了解評(píng)標(biāo)情況。如對(duì)評(píng)標(biāo)結(jié)果有異議，應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的程序和時(shí)間提出質(zhì)疑和申訴。5.中標(biāo)通知與后續(xù)工作中標(biāo)確認(rèn)：收到中標(biāo)通知書后，公司應(yīng)及時(shí)確認(rèn)中標(biāo)信息，并通知相關(guān)部門和人員。合同談判準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同談判準(zhǔn)備工作，包括研究招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同條款等，制定談判策略和方案。三、合同簽訂管理1.合同主體資格審查對(duì)方資質(zhì)審核：在簽訂合同前，法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、信用狀況等進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保對(duì)方具備簽訂合同的合法資格和履約能力。授權(quán)代表核實(shí)：核實(shí)對(duì)方簽訂合同的授權(quán)代表身份及權(quán)限，要求對(duì)方提供授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件。2.合同條款審查業(yè)務(wù)條款審查：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同中的業(yè)務(wù)條款進(jìn)行審查，確保條款內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)需求和利益，明確雙方權(quán)利義務(wù)、工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等。法律條款審查：法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同中的法律條款進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴(yán)密性等，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)條款審查：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保財(cái)務(wù)安排合理、可行。3.合同審批流程初審：合同承辦部門將合同草案及相關(guān)資料提交初審，初審部門對(duì)合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容、條款等進(jìn)行審核，提出初審意見。會(huì)簽：初審?fù)ㄟ^后，合同承辦部門將合同草案送相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門根據(jù)職責(zé)對(duì)合同相關(guān)條款進(jìn)行審核，并簽署意見。審批：合同草案經(jīng)初審和會(huì)簽后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等進(jìn)行審批決策。蓋章簽訂：合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)辦理蓋章手續(xù)，并與對(duì)方簽訂合同。4.合同簽訂注意事項(xiàng)簽字蓋章要求：合同雙方應(yīng)在合同上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，不得模糊、遺漏。合同份數(shù)與保存：合同簽訂后，應(yīng)根據(jù)需要制作多份合同副本，分別由合同承辦部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等留存歸檔。四、合同履行管理1.合同執(zhí)行計(jì)劃制定任務(wù)分解：合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，將合同任務(wù)分解到具體的部門和人員，并明確各階段的工作目標(biāo)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。溝通協(xié)調(diào)：合同承辦部門應(yīng)定期組織召開合同執(zhí)行協(xié)調(diào)會(huì)，及時(shí)溝通合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同履行跟蹤與監(jiān)督進(jìn)度跟蹤：各部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計(jì)劃，定期跟蹤合同履行進(jìn)度，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況。如發(fā)現(xiàn)合同履行進(jìn)度滯后，應(yīng)及時(shí)分析原因，采取有效措施加以解決。質(zhì)量監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行質(zhì)量的監(jiān)督，確保對(duì)方按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)要求對(duì)方整改，直至達(dá)到合同要求。付款管理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，確保付款準(zhǔn)確、及時(shí)。付款前，應(yīng)審核相關(guān)憑證和手續(xù)，確保付款依據(jù)充分。3.合同變更管理變更申請(qǐng)：合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，并說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。變更審批：變更申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)部門審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)變更的必要性、合理性等進(jìn)行審批決策。變更簽訂：合同變更經(jīng)審批通過后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商簽訂變更協(xié)議，并按照合同簽訂程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.合同爭議解決協(xié)商解決：合同履行過程中如發(fā)生爭議，合同承辦部門應(yīng)首先與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，尋求友好解決爭議的途徑。仲裁或訴訟：如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)，選擇仲裁或訴訟方式解決爭議。在仲裁或訴訟過程中，公司應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、合同終止管理1.合同終止情形履行完畢：合同約定的權(quán)利義務(wù)全部履行完畢，合同自然終止。解除合同：合同雙方協(xié)商一致解除合同；或因一方違約，另一方根據(jù)合同約定或法律規(guī)定解除合同。不可抗力：因不可抗力致使合同無法履行，合同終止。其他情形：根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定或合同約定的其他終止情形。2.合同終止程序通知對(duì)方：合同承辦部門應(yīng)在合同終止事由出現(xiàn)后，及時(shí)通知對(duì)方合同終止事宜，并要求對(duì)方在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理相關(guān)手續(xù)。清理結(jié)算：合同雙方應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行清理結(jié)算，包括款項(xiàng)支付、貨物交付、服務(wù)完成等，確保雙方權(quán)利義務(wù)結(jié)清。資料歸檔：合同終止后，合同承辦部門應(yīng)將合同相關(guān)資料整理歸檔，包括合同文本、執(zhí)行記錄、變更協(xié)議、爭議解決文件等。六、合同檔案管理1.檔案收集與整理資料收集：合同承辦部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行過程中形成的各類資料，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。整理歸檔：合同承辦部門應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理、編號(hào)裝訂，建立合同檔案目錄，確保檔案資料完整、有序。2.檔案保管與查閱保管要求：合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。查閱規(guī)定：因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.檔案銷毀銷毀條件：合同檔案超過保管期限或已無保存價(jià)值的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。銷毀程序：檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查定期檢查：公司定期對(duì)投標(biāo)合同管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查投標(biāo)程序的合規(guī)性、合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、檔案管理的完整性等。專項(xiàng)檢查：根據(jù)工作需要，對(duì)特定項(xiàng)目或特定階段的投標(biāo)合同管理情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.考核評(píng)價(jià)考核指標(biāo)：建立投標(biāo)合同管理考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，包括投標(biāo)成功率、合同履行率、合同糾紛發(fā)生率、檔案管理合格率等。考核方式：考核采用定量與定性