公司行政費用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政費用管理，規(guī)范行政費用支出行為，提高行政費用使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的行政費用管理。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：行政費用支出應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，確保各項費用在預(yù)算范圍內(nèi)開支。2.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識，合理安排行政費用，杜絕浪費。3.規(guī)范透明原則：行政費用的支出應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，做到流程規(guī)范、賬目清晰、公開透明。4.效益優(yōu)先原則：行政費用的使用應(yīng)注重效益，以滿足公司業(yè)務(wù)運(yùn)營和管理需求為前提，提高資金使用效率。二、行政費用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，行政部門應(yīng)根據(jù)公司下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃、組織架構(gòu)調(diào)整情況以及各項行政工作的開展需求，編制行政費用預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出各項行政費用的明細(xì)項目，包括但不限于辦公費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、通訊費、車輛使用費、會議費、培訓(xùn)費、物業(yè)費、水電費、辦公用品費等，并對每個項目的預(yù)算金額進(jìn)行明確測算。3.編制預(yù)算時，應(yīng)充分考慮上一年度行政費用的實際支出情況，結(jié)合本年度可能發(fā)生的變化因素，如物價波動、業(yè)務(wù)拓展等，合理確定預(yù)算額度。4.行政費用預(yù)算草案編制完成后，應(yīng)提交公司財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司整體財務(wù)狀況、資金安排以及相關(guān)費用標(biāo)準(zhǔn)，對預(yù)算草案進(jìn)行審核，并提出修改意見。5.行政部門根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，對預(yù)算草案進(jìn)行修改完善后，提交公司管理層審批。經(jīng)公司管理層審批通過后的行政費用預(yù)算，作為本年度行政費用支出的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的行政費用預(yù)算執(zhí)行，確保各項費用支出不超出預(yù)算范圍。2.建立行政費用預(yù)算執(zhí)行臺賬，對每一筆行政費用的支出進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括支出日期、支出項目、支出金額、審批情況等，以便及時掌握預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。3.對于預(yù)算內(nèi)的行政費用支出，按照公司既定的審批流程進(jìn)行審批后即可列支；對于超出預(yù)算的支出項目，必須提前提交追加預(yù)算申請，說明超支原因、預(yù)計追加金額以及對公司業(yè)務(wù)的影響等，經(jīng)公司管理層審批同意后方可支出。4.財務(wù)部門應(yīng)定期對行政費用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并向行政部門反饋。行政部門應(yīng)根據(jù)財務(wù)部門的反饋意見，采取有效措施加以改進(jìn)，確保預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、政策調(diào)整、不可抗力等因素導(dǎo)致原行政費用預(yù)算無法滿足實際需求時，行政部門可提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項目及金額、調(diào)整后對預(yù)算執(zhí)行的影響等，并附上相關(guān)證明材料。3.行政費用預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門應(yīng)從公司財務(wù)狀況、資金安排等方面對調(diào)整申請進(jìn)行評估，并提出審核意見。4.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，提交公司管理層審批。經(jīng)公司管理層審批同意后的預(yù)算調(diào)整方案，作為行政費用預(yù)算執(zhí)行的依據(jù)。三、辦公費管理（一）辦公用品采購1.辦公用品實行集中采購制度。行政部門應(yīng)根據(jù)公司各部門的辦公用品需求情況，定期編制辦公用品采購計劃，并按照公司采購管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購。2.采購辦公用品時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.辦公用品采購到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，確保辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等符合采購合同要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并按照公司庫存管理規(guī)定進(jìn)行保管。（二）辦公用品領(lǐng)用1.公司各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用工作。領(lǐng)用人員應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦公用品倉庫領(lǐng)取。2.行政部門應(yīng)按照辦公用品領(lǐng)用申請表上的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放，并在辦公用品領(lǐng)用登記表上做好記錄。3.對于價值較高的辦公用品，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)建立固定資產(chǎn)臺賬，按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行管理，定期進(jìn)行盤點和維護(hù)。（三）辦公設(shè)備維修與保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)定期對辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行。對于出現(xiàn)故障的辦公設(shè)備，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.辦公設(shè)備維修費用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和報銷。維修費用較大的項目，應(yīng)進(jìn)行招標(biāo)或比價，選擇性價比高的維修方案。3.行政部門應(yīng)建立辦公設(shè)備維修檔案，記錄辦公設(shè)備的維修情況，包括維修時間、維修內(nèi)容、維修費用等，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。四、差旅費管理（一）出差審批1.員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫出差申請表，注明出差事由、出差地點、出差時間、預(yù)計費用等信息，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.出差申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可安排出差。如因特殊情況需要臨時出差，應(yīng)在出差前補(bǔ)辦審批手續(xù)。（二）差旅費標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同地區(qū)、不同級別制定差旅費標(biāo)準(zhǔn)，包括住宿費、交通費、伙食補(bǔ)助費等。差旅費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)市場行情和公司實際情況適時進(jìn)行調(diào)整。2.員工出差期間，應(yīng)嚴(yán)格按照差旅費標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超標(biāo)準(zhǔn)部分自理。如因特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)支出，應(yīng)提前向公司申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報銷。（三）差旅費報銷1.員工出差結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)填寫差旅費報銷單，附上出差申請表、發(fā)票、車票、機(jī)票等相關(guān)憑證，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)按照差旅費標(biāo)準(zhǔn)對報銷憑證進(jìn)行審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證不予報銷。3.差旅費報銷原則上采用轉(zhuǎn)賬方式支付，特殊情況需要現(xiàn)金支付的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。五、業(yè)務(wù)招待費管理（一）招待審批1.因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行招待活動，應(yīng)提前填寫業(yè)務(wù)招待申請表，注明招待事由、招待對象、招待時間、預(yù)計費用等信息，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.業(yè)務(wù)招待申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可安排招待活動。如因特殊情況需要臨時招待，應(yīng)在招待前補(bǔ)辦審批手續(xù)。（二）招待標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)招待對象的級別、招待事由等制定業(yè)務(wù)招待費標(biāo)準(zhǔn)，包括招待餐費標(biāo)準(zhǔn)、禮品標(biāo)準(zhǔn)等。業(yè)務(wù)招待費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司實際情況適時進(jìn)行調(diào)整。2.招待活動應(yīng)嚴(yán)格按照招待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超標(biāo)準(zhǔn)部分自理。如因特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)支出，應(yīng)提前向公司申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報銷。（三）招待費報銷1.招待活動結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)填寫業(yè)務(wù)招待費報銷單，附上業(yè)務(wù)招待申請表、發(fā)票、菜單等相關(guān)憑證，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)按照業(yè)務(wù)招待費標(biāo)準(zhǔn)對報銷憑證進(jìn)行審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證不予報銷。3.業(yè)務(wù)招待費報銷原則上采用轉(zhuǎn)賬方式支付，特殊情況需要現(xiàn)金支付的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。六、通訊費管理（一）通訊費補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)員工的工作崗位和級別制定通訊費補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，每月隨工資發(fā)放。通訊費補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司實際情況適時進(jìn)行調(diào)整。2.員工享受通訊費補(bǔ)貼后，不再報銷與工作無關(guān)的通訊費用。（二）通訊費報銷1.如因工作需要產(chǎn)生的額外通訊費用，員工應(yīng)填寫通訊費報銷單，附上發(fā)票、通話記錄等相關(guān)憑證，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)按照公司通訊費管理規(guī)定對報銷憑證進(jìn)行審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證不予報銷。七、車輛使用費管理（一）車輛配置與調(diào)度1.公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要配置公務(wù)車輛，并指定專人負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度和管理。2.員工因工作需要使用公務(wù)車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明使用時間、使用地點、使用事由等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到車輛管理部門辦理車輛使用手續(xù)。3.車輛管理部門應(yīng)根據(jù)車輛使用申請表的內(nèi)容，合理安排車輛調(diào)度，確保車輛的正常使用。（二）車輛維修與保養(yǎng)1.車輛管理部門應(yīng)定期對公務(wù)車輛進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保車輛的安全性能和正常運(yùn)行。對于出現(xiàn)故障的車輛，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.車輛維修費用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和報銷。維修費用較大的項目，應(yīng)進(jìn)行招標(biāo)或比價，選擇性價比高的維修方案。3.車輛管理部門應(yīng)建立車輛維修檔案，記錄車輛的維修情況，包括維修時間、維修內(nèi)容、維修費用等，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。（三）車輛油耗管理1.車輛管理部門應(yīng)建立車輛油耗臺賬，記錄每輛車的油耗情況，包括加油時間、加油量、行駛里程等信息。2.定期對車輛油耗情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，如發(fā)現(xiàn)油耗異常，應(yīng)及時查找原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)。（四）車輛保險與年檢1.車輛管理部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，及時為公務(wù)車輛辦理保險和年檢手續(xù)。2.車輛保險費用和年檢費用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和報銷。八、會議費管理（一）會議審批1.召開會議應(yīng)提前填寫會議申請表，注明會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議內(nèi)容、預(yù)計費用等信息，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.會議申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可召開會議。如因特殊情況需要臨時召開會議，應(yīng)在會議前補(bǔ)辦審批手續(xù)。（二）會議費用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)等制定會議費用標(biāo)準(zhǔn)，包括場地租賃費用、餐飲費用、資料印刷費用等。會議費用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司實際情況適時進(jìn)行調(diào)整。2.會議組織部門應(yīng)嚴(yán)格按照會議費用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超標(biāo)準(zhǔn)部分自理。如因特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)支出，應(yīng)提前向公司申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報銷。（三）會議費報銷1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)填寫會議費報銷單，附上會議申請表、發(fā)票、會議簽到表、會議資料等相關(guān)憑證，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)按照會議費用標(biāo)準(zhǔn)對報銷憑證進(jìn)行審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證不予報銷。九、培訓(xùn)費管理（一）培訓(xùn)計劃制定1.人力資源部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和員工培訓(xùn)需求，每年制定公司年度培訓(xùn)計劃，并報公司管理層審批。2.年度培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)費用預(yù)算等內(nèi)容。（二）培訓(xùn)實施1.培訓(xùn)組織部門應(yīng)按照年度培訓(xùn)計劃組織實施培訓(xùn)活動，確保培訓(xùn)質(zhì)量和效果。2.培訓(xùn)過程中，應(yīng)做好培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)師資、參訓(xùn)人員等信息，并對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。（三）培訓(xùn)費用管理1.培訓(xùn)費用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和報銷。培訓(xùn)費用包括培訓(xùn)師資費用、培訓(xùn)教材費用、培訓(xùn)場地租賃費用、培訓(xùn)設(shè)備購置費用等。2.培訓(xùn)組織部門應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后，及時辦理培訓(xùn)費用報銷手續(xù)，附上培訓(xùn)申請表、發(fā)票、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)效果評估報告等相關(guān)憑證，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。3.財務(wù)部門應(yīng)按照公司培訓(xùn)費用管理規(guī)定對報銷憑證進(jìn)行審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證不予報銷。十、物業(yè)費管理（一）物業(yè)費標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)辦公場地的面積、設(shè)施設(shè)備等情況制定物業(yè)費標(biāo)準(zhǔn)，并與物業(yè)公司簽訂物業(yè)服務(wù)合同。2.物業(yè)費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)市場行情和公司實際情況適時進(jìn)行調(diào)整。（二）物業(yè)費支付1.行政部門應(yīng)按照物業(yè)服務(wù)合同的約定，按時向物業(yè)公司支付物業(yè)費。2.支付物業(yè)費時，應(yīng)填寫費用報銷單，附上物業(yè)服務(wù)合同、發(fā)票等相關(guān)憑證，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。十一、水電費管理（一）水電費計量與核算1.行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公司水電費的計量與核算工作，每月定期抄表，并與供電、供水部門核對數(shù)據(jù)。2.根據(jù)抄表數(shù)據(jù)和水電單價，計算當(dāng)月水電費金額，并編制水電費明細(xì)表。（二）水電費支付1.行政部門應(yīng)按照供電、供水部門的繳費通知，按時支付水電費。2.支付水電費前，應(yīng)填寫費用報銷單，附上水電費明細(xì)表、發(fā)票等相關(guān)憑證，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。十二、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對行政費用的使用情況進(jìn)行審計，檢查行政費用的支出是否符合公司相關(guān)規(guī)定，預(yù)算執(zhí)行是否嚴(yán)格，有無浪費和違規(guī)行為等。2.審計結(jié)束后，內(nèi)部審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對行政費用的日常監(jiān)督，審核每一筆行政費用的支出憑證，確保費用支出的真實性、合法性和合理性。2.定期對行政費用的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并向行政部門反饋，督促其采取措施加以改進(jìn)。（三）行政部門自查1.行政部門應(yīng)定期對本部門行政費用的使用情況進(jìn)行自查，檢查費用支出是否