辦公資產(chǎn)購置管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公資產(chǎn)購置管理，規(guī)范購置流程，提高資產(chǎn)使用效益，保障公司正常運(yùn)營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公資產(chǎn)的購置管理。辦公資產(chǎn)包括但不限于辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）、辦公家具（如桌椅、文件柜等）、辦公用品（如文具、紙張等）以及其他與辦公相關(guān)的資產(chǎn)。3.基本原則按需購置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理確定辦公資產(chǎn)的購置數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購和浪費(fèi)。預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行公司預(yù)算管理制度，所有辦公資產(chǎn)購置應(yīng)納入預(yù)算管理，確保購置費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)支出。性價(jià)比優(yōu)先原則：在滿足工作需求的前提下，充分考慮資產(chǎn)的質(zhì)量、性能、價(jià)格等因素，選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品。歸口管理原則：辦公資產(chǎn)購置實(shí)行歸口管理，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)具體的采購、驗(yàn)收、登記、保管等工作。二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)辦公資產(chǎn)購置的具體采購工作：根據(jù)審批后的采購申請，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購的資產(chǎn)符合要求。收集市場信息：了解辦公資產(chǎn)的市場動(dòng)態(tài)、價(jià)格走勢等，為公司采購提供參考依據(jù)。辦理采購款項(xiàng)支付手續(xù)：按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)辦理采購款項(xiàng)的支付。2.使用部門提出辦公資產(chǎn)購置申請：根據(jù)工作需要，詳細(xì)填寫購置申請單，說明購置資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等，并提交相關(guān)部門審核。參與資產(chǎn)驗(yàn)收工作：對(duì)購置的辦公資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查資產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求，如有問題及時(shí)反饋采購部門。負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常使用和保管：合理使用辦公資產(chǎn)，做好資產(chǎn)的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，確保資產(chǎn)的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因。3.資產(chǎn)管理部門制定辦公資產(chǎn)購置計(jì)劃：結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際工作需求，定期制定辦公資產(chǎn)購置計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。審核購置申請：對(duì)使用部門提交的購置申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請的必要性、合理性以及是否在預(yù)算范圍內(nèi)。建立辦公資產(chǎn)臺(tái)賬：對(duì)公司辦公資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一登記和管理，記錄資產(chǎn)的購置時(shí)間、規(guī)格型號(hào)、使用部門、存放地點(diǎn)等信息，確保資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確和完整。組織資產(chǎn)盤點(diǎn)工作：定期組織對(duì)辦公資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，核實(shí)資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)量和使用狀況，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。4.財(cái)務(wù)部門審核購置預(yù)算：參與辦公資產(chǎn)購置預(yù)算的編制和審核工作，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。監(jiān)督購置款項(xiàng)支付：對(duì)采購款項(xiàng)的支付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保支付手續(xù)合規(guī)、資金安全。進(jìn)行賬務(wù)處理：按照財(cái)務(wù)制度，對(duì)辦公資產(chǎn)購置業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄資產(chǎn)的購置成本和折舊情況。三、購置流程1.需求申請使用部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公資產(chǎn)購置申請單》，詳細(xì)注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)購置時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請的必要性和合理性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)資產(chǎn)管理部門。2.預(yù)算審核資產(chǎn)管理部門收到購置申請后，結(jié)合公司年度預(yù)算和資產(chǎn)購置計(jì)劃，對(duì)申請進(jìn)行預(yù)算審核。如申請?jiān)陬A(yù)算范圍內(nèi)，資產(chǎn)管理部門簽署審核意見后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；如申請超出預(yù)算，資產(chǎn)管理部門應(yīng)與使用部門溝通，說明情況并提出調(diào)整建議，經(jīng)使用部門調(diào)整后重新提交審核。3.采購審批公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)預(yù)算審核后的購置申請進(jìn)行審批。審批通過后，由采購部門負(fù)責(zé)組織采購。對(duì)于金額較大或重要的辦公資產(chǎn)購置，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行集體決策或招標(biāo)采購。4.采購實(shí)施采購部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保采購的資產(chǎn)質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括資產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。5.驗(yàn)收交付資產(chǎn)到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和資產(chǎn)管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。資產(chǎn)到貨后，由使用部門、資產(chǎn)管理部門和采購部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等是否與合同約定相符，隨機(jī)附件、資料是否齊全等。如驗(yàn)收合格，使用部門在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，資產(chǎn)管理部門辦理資產(chǎn)登記入賬手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或退換貨。6.款項(xiàng)支付采購部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫付款申請單，附上采購合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。四、采購標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商管理1.采購標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：辦公資產(chǎn)的采購應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，確保資產(chǎn)的質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的產(chǎn)品。環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)：在滿足工作需求的前提下，優(yōu)先采購環(huán)保型辦公資產(chǎn)，減少對(duì)環(huán)境的影響。價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)：采購價(jià)格應(yīng)在合理范圍內(nèi)，通過市場調(diào)研、招標(biāo)等方式，選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品。對(duì)于批量采購或長期合作的供應(yīng)商，可爭取更優(yōu)惠的價(jià)格。2.供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商建立合作關(guān)系。供應(yīng)商考核：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。供應(yīng)商檔案管理：建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、考核情況等，以便于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理和跟蹤。五、資產(chǎn)登記與保管1.資產(chǎn)登記資產(chǎn)管理部門在辦公資產(chǎn)驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記入賬，建立辦公資產(chǎn)臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置時(shí)間、購置價(jià)格、使用部門、存放地點(diǎn)等信息。對(duì)于價(jià)值較高或具有重要標(biāo)識(shí)的辦公資產(chǎn)，應(yīng)建立資產(chǎn)卡片，注明資產(chǎn)編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置時(shí)間、使用部門等信息，并張貼在資產(chǎn)顯著位置。2.資產(chǎn)保管使用部門負(fù)責(zé)辦公資產(chǎn)的日常保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)的管理，確保資產(chǎn)的安全和完整。辦公資產(chǎn)應(yīng)存放在合適的地點(diǎn)，避免因環(huán)境因素造成資產(chǎn)損壞。對(duì)于貴重設(shè)備和重要文件，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如安裝防盜設(shè)備、設(shè)置密碼等。使用部門應(yīng)定期對(duì)辦公資產(chǎn)進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告資產(chǎn)管理部門。對(duì)于需要維修或保養(yǎng)的資產(chǎn)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理維修申請手續(xù)。六、資產(chǎn)處置1.資產(chǎn)報(bào)廢辦公資產(chǎn)因使用年限到期、損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰等原因需要報(bào)廢的，由使用部門提出報(bào)廢申請，填寫《辦公資產(chǎn)報(bào)廢申請單》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交資產(chǎn)管理部門審核。資產(chǎn)管理部門對(duì)報(bào)廢申請進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員對(duì)擬報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行處置。報(bào)廢資產(chǎn)的處置方式包括出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢等，處置收入應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行核算。2.資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓辦公資產(chǎn)因工作需要調(diào)整或不再使用等原因需要轉(zhuǎn)讓的，由使用部門提出轉(zhuǎn)讓申請，填寫《辦公資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請單》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置時(shí)間、轉(zhuǎn)讓原因、擬轉(zhuǎn)讓價(jià)格等信息，并提交資產(chǎn)管理部門審核。資產(chǎn)管理部門對(duì)轉(zhuǎn)讓申請進(jìn)行審核，評(píng)估資產(chǎn)價(jià)值，確定合理的轉(zhuǎn)讓價(jià)格。轉(zhuǎn)讓價(jià)格應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)組織資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓工作。資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開競價(jià)或協(xié)議轉(zhuǎn)讓，確保轉(zhuǎn)讓過程的公平、公正、公開。3.資產(chǎn)盤點(diǎn)與清查資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期組織對(duì)辦公資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次抽查盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、使用狀況、存放地點(diǎn)等。盤點(diǎn)結(jié)束后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因并及時(shí)調(diào)整資產(chǎn)臺(tái)賬。公司應(yīng)定期對(duì)辦公資產(chǎn)進(jìn)行清查，清查內(nèi)容包括資產(chǎn)的購置、使用、保管、處置等情況。清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，針對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)措施和建議。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)辦公資產(chǎn)購置管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查購置流程是否合規(guī)、預(yù)算執(zhí)行是否嚴(yán)格、資產(chǎn)登記與保管是否規(guī)范、資產(chǎn)處置是否符合規(guī)定等。2.日常檢查資產(chǎn)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公資產(chǎn)購置管理的日常檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。