公司場所租賃管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司場所租賃行為，加強租賃場所的管理，保障公司正常運營，降低租賃風險，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有租賃場所的相關活動，包括但不限于辦公場地、倉庫、生產車間等租賃場所的租賃、使用、維護及管理。3.基本原則（1）合法性原則：租賃活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。（2）經濟性原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，合理控制租賃成本，提高資源利用效率。（3）適用性原則：租賃場所應符合公司業(yè)務特點和運營要求，確保安全、舒適、便捷。（4）規(guī)范性原則：租賃行為及相關管理活動應遵循規(guī)范的流程和標準，確保各項工作有序進行。二、租賃決策1.需求評估（1）各部門根據業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和實際工作需要，提前向行政部門提交場所租賃需求申請，詳細說明所需場所的用途、面積、位置、配套設施等要求。（2）行政部門會同財務部門、業(yè)務部門等相關人員，對租賃需求進行綜合評估，分析其必要性、合理性及對公司運營成本的影響。2.市場調研（1）行政部門負責開展租賃場所的市場調研工作，收集相關租賃信息，包括可供租賃的場所位置、面積、租金、配套設施、周邊環(huán)境等情況。（2）通過實地考察、房產中介咨詢、網絡平臺搜索等多種方式，全面了解市場動態(tài)，篩選出符合公司需求的潛在租賃場所。3.方案制定（1）根據需求評估和市場調研結果，行政部門制定租賃方案，包括租賃場所的選擇、租賃期限、租金價格、付款方式、合同條款等內容。（2）租賃方案應至少提供兩個以上的選擇，并對各方案進行詳細的利弊分析，供公司領導決策參考。4.決策審批（1）租賃方案提交公司領導審批，審批流程按照公司內部審批制度執(zhí)行。（2）公司領導根據公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財務狀況、業(yè)務需求等因素，對租賃方案進行綜合評估，做出最終決策。三、租賃合同管理1.合同簽訂（1）經公司領導批準后，行政部門負責與出租方簽訂租賃合同。租賃合同應明確雙方的權利和義務，包括租賃場所的位置、面積、用途、租賃期限、租金及支付方式、押金退還條件、維修責任、違約責任等條款。（2）簽訂合同前，行政部門應仔細審查合同條款，確保合同內容合法、合規(guī)、完整，避免出現模糊不清或存在歧義的條款。如有必要，可咨詢公司法律顧問的意見。（3）合同簽訂后，行政部門應及時將合同副本分發(fā)給財務部門、使用部門等相關人員，以便各部門按照合同要求履行職責。2.合同執(zhí)行（1）各部門應嚴格按照租賃合同約定使用租賃場所，不得擅自改變用途或轉租給第三方。（2）財務部門負責按照合同約定及時支付租金、押金等費用，并做好相關財務記錄。（3）行政部門負責對租賃場所的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保公司員工遵守合同規(guī)定，維護租賃場所的正常秩序。3.合同變更與解除（1）如因公司業(yè)務調整、不可抗力等原因需要變更或解除租賃合同，行政部門應提前與出租方協(xié)商，并按照合同約定辦理相關手續(xù)。（2）變更或解除租賃合同的申請應提交公司領導審批，經批準后，行政部門負責與出租方簽訂變更或解除協(xié)議，并及時通知相關部門。4.合同歸檔租賃合同簽訂后，行政部門應將合同原件及相關資料進行歸檔保存，建立租賃合同檔案，以便日后查閱和管理。合同檔案應包括租賃合同文本、補充協(xié)議、租金支付憑證、維修記錄等資料。四、租賃場所使用管理1.使用規(guī)范（1）公司員工應遵守租賃場所的使用規(guī)范，愛護租賃場所及附屬設施設備，不得隨意損壞或拆除。（2）保持租賃場所的整潔衛(wèi)生，不得在場所內亂扔垃圾、隨地吐痰，嚴禁在非指定區(qū)域吸煙。（3）合理使用水電等能源資源，做到節(jié)約用電、用水，杜絕浪費現象。下班后應及時關閉電器設備、水龍頭等。2.安全管理（1）公司應建立健全租賃場所安全管理制度，加強安全防范措施，確保員工生命財產安全。（2）配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（3）對員工進行安全教育培訓，提高員工的安全意識和應急處理能力。嚴禁在租賃場所內使用明火、私拉亂接電線等違規(guī)行為。（4）定期組織安全檢查，及時發(fā)現和消除安全隱患。如發(fā)生安全事故，應立即采取應急措施，并及時報告公司領導和相關部門。3.設施設備管理（1）行政部門負責租賃場所設施設備的日常管理和維護工作，建立設施設備臺賬，記錄設施設備的名稱、型號、購置時間、維修保養(yǎng)情況等信息。（2）定期對設施設備進行檢查、維修和保養(yǎng)，確保其正常運行。如發(fā)現設施設備損壞或故障，應及時通知維修人員進行維修，并做好維修記錄。（3）對于需要更新或更換的設施設備，行政部門應按照公司固定資產管理規(guī)定，辦理相關審批手續(xù)后進行采購和更換。4.環(huán)境衛(wèi)生管理（1）各部門負責本部門租賃區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理工作，定期進行清掃和消毒，保持環(huán)境整潔。（2）行政部門負責對公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進行監(jiān)督檢查，確保公共區(qū)域干凈整潔。（3）嚴禁在租賃場所內堆放雜物、亂停亂放車輛等影響環(huán)境衛(wèi)生和秩序的行為。五、租金及費用管理1.租金支付（1）財務部門應按照租賃合同約定的租金支付方式和時間，及時足額支付租金。（2）在支付租金前，財務部門應核對租金金額、支付期限等信息，確保支付準確無誤。如有疑問，應及時與行政部門溝通核實。（3）租金支付憑證應妥善保存，作為財務記賬和審計的依據。2.押金管理（1）租賃合同簽訂時，公司應按照合同約定向出租方支付押金。押金金額應根據租賃場所的性質、面積、租金等因素合理確定。（2）押金由財務部門負責管理，設立專門的押金賬戶進行核算。（3）租賃期滿或合同解除后，如公司無違約行為，出租方應按照合同約定及時退還押金。財務部門應在收到出租方退還的押金后，及時辦理相關手續(xù)，并將押金退還情況通知行政部門。3.其他費用管理（1）租賃場所的水電費、物業(yè)費、取暖費等其他費用，由使用部門按照實際發(fā)生額承擔，并及時向財務部門報銷。（2）財務部門應定期與相關收費單位核對費用明細，確保費用計算準確無誤。如有異議，應及時與收費單位溝通協(xié)商解決。（3）對于因公司原因產生的逾期費用，如逾期支付租金、水電費等，財務部門應及時核算并通知責任部門，由責任部門負責盡快支付，并承擔相應的逾期費用和違約責任。六、維修與保養(yǎng)1.維修責任劃分（1）租賃場所及附屬設施設備的維修責任應根據租賃合同約定進行劃分。一般情況下，屬于出租方負責維修的范圍包括房屋主體結構、公共設施設備等；屬于公司負責維修的范圍包括公司自行安裝的設備、因公司使用不當造成的損壞等。（2）對于維修責任不明確的情況，雙方應協(xié)商確定維修責任。如協(xié)商不成，可按照相關法律法規(guī)的規(guī)定處理。2.維修申請與審批（1）公司員工發(fā)現租賃場所或設施設備存在需要維修的問題時，應及時向行政部門提交維修申請。維修申請應詳細說明維修事項、地點、預計維修費用等情況。（2）行政部門接到維修申請后，應進行初步核實，并根據維修責任劃分情況，確定是否屬于公司負責維修的范圍。如屬于公司負責維修的范圍，行政部門應填寫維修審批單，提交相關領導審批。（3）維修審批單應包括維修事項、維修預算、維修時間安排等內容。領導審批通過后，行政部門負責安排維修人員進行維修。3.維修實施（1）行政部門應選擇具有資質的維修單位或維修人員進行維修工作。維修人員應按照維修審批單的要求，按時、保質完成維修任務。（2）維修過程中，維修人員應做好維修記錄，包括維修時間、維修內容、更換的零部件等信息。維修記錄應作為維修費用結算和設施設備管理的依據。（3）如維修費用超出預算，行政部門應及時向領導匯報，并說明原因。經領導批準后，方可進行費用調整。4.維修驗收（1）維修完成后，行政部門應組織相關人員對維修情況進行驗收。驗收內容包括維修質量、維修效果、維修費用等方面。（2）驗收合格后，驗收人員應在維修驗收單上簽字確認。如驗收不合格，行政部門應要求維修單位或維修人員重新進行維修，直至驗收合格為止。（3）維修驗收單應作為維修費用結算和設施設備管理的重要文件，與維修記錄、維修審批單等資料一并歸檔保存。七、續(xù)租與退租管理1.續(xù)租管理（1）租賃期限屆滿前，行政部門應提前與出租方溝通續(xù)租事宜，了解出租方的續(xù)租意向和條件。（2）根據公司業(yè)務需求和市場情況，行政部門制定續(xù)租方案，包括續(xù)租期限、租金價格、合同條款等內容，并提交公司領導審批。（3）如公司決定續(xù)租，行政部門應按照租賃合同簽訂的流程，與出租方簽訂續(xù)租合同。續(xù)租合同應明確續(xù)租期限、租金價格、其他條款等內容，確保續(xù)租后的租賃關系合法、合規(guī)、明確。2.退租管理（1）租賃期限屆滿或合同解除后，公司如需退租，行政部門應提前通知出租方，并按照租賃合同約定辦理退租手續(xù)。（2）退租前，公司應組織相關人員對租賃場所進行全面清理和檢查，確保租賃場所及附屬設施設備完好無損。如存在損壞或缺失的情況，應按照合同約定進行修復或賠償。（3）行政部門負責與出租方辦理交接手續(xù)，交接內容包括租賃場所的鑰匙、門禁卡、水電費結算清單、設施設備清單等。交接完成后，雙方應在交接清單上簽字確認。（4）出租方確認無誤后，應按照合同約定退還公司押金。財務部門在收到押金后，應及時辦理相關手續(xù)，并將押金退還情況通知行政部門。八、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督（1）行政部門負責對租賃場所的使用、管理情況進行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現和解決存在的問題。（2）財務部門負責對租金及費用的支付情況進行監(jiān)督檢查，確保費用支付準確無誤，杜絕違規(guī)支出。（3）各部門應配合行政部門和財務部門的監(jiān)督檢查工作，