公園超市進(jìn)貨管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公園超市的進(jìn)貨管理流程，確保所采購(gòu)的商品質(zhì)量合格、價(jià)格合理、供應(yīng)及時(shí)，滿足超市運(yùn)營(yíng)和顧客需求，保障超市的正常經(jīng)營(yíng)秩序，提高經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。2.適用范圍本制度適用于公園超市所有商品的進(jìn)貨活動(dòng)，包括但不限于食品、日用品、生鮮產(chǎn)品、服裝、文具等各類商品的采購(gòu)。3.基本原則質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控商品質(zhì)量，優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，確保所進(jìn)商品符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和超市的質(zhì)量要求。成本效益原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高超市的經(jīng)濟(jì)效益。公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，杜絕不正當(dāng)交易行為，維護(hù)超市和供應(yīng)商的合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定，共同促進(jìn)超市的穩(wěn)定發(fā)展。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門設(shè)置公園超市設(shè)立專門的采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)超市各類商品的采購(gòu)工作。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)超市的經(jīng)營(yíng)規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，合理設(shè)置采購(gòu)崗位，明確各崗位的職責(zé)和分工。2.采購(gòu)人員職責(zé)采購(gòu)經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部門的日常管理工作，制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。建立和維護(hù)供應(yīng)商資源庫(kù)，評(píng)估供應(yīng)商的綜合實(shí)力，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，提高采購(gòu)工作效率和質(zhì)量。采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體商品的采購(gòu)工作，收集供應(yīng)商信息，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。協(xié)助采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行采購(gòu)談判，起草采購(gòu)合同，跟進(jìn)合同的簽訂和執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保商品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等信息，如有問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。采購(gòu)助理協(xié)助采購(gòu)專員進(jìn)行采購(gòu)文件的整理、歸檔和保管工作。負(fù)責(zé)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，為采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。協(xié)助采購(gòu)人員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集商品價(jià)格、質(zhì)量等信息，為采購(gòu)工作提供參考。完成采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商資質(zhì)審核采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格。供應(yīng)商實(shí)地考察對(duì)于重要供應(yīng)商或新合作供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、倉(cāng)儲(chǔ)物流等情況，評(píng)估其是否符合超市的采購(gòu)要求。供應(yīng)商綜合評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商綜合評(píng)估體系，從供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)度等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排名，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行合作。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入與退出供應(yīng)商準(zhǔn)入經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核和實(shí)地考察，符合超市采購(gòu)要求的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，將其納入超市供應(yīng)商資源庫(kù)，作為合格供應(yīng)商進(jìn)行管理。供應(yīng)商退出對(duì)于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其終止合作關(guān)系，將其從供應(yīng)商資源庫(kù)中刪除：提供的商品質(zhì)量不符合要求，多次出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題且拒不整改的。價(jià)格過(guò)高，嚴(yán)重影響超市成本效益，經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法達(dá)成合理價(jià)格的。交貨期經(jīng)常延誤，影響超市正常銷售的。售后服務(wù)不到位，顧客投訴較多，給超市造成不良影響的。存在商業(yè)欺詐行為或其他違法違規(guī)行為的。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)定期溝通與交流采購(gòu)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通與交流，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品研發(fā)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)行情等信息，及時(shí)反饋超市的采購(gòu)需求和意見(jiàn)建議，共同探討合作發(fā)展的機(jī)會(huì)。供應(yīng)商培訓(xùn)與輔導(dǎo)對(duì)于重要供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)超市的質(zhì)量要求和管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)與輔導(dǎo)，幫助其提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，確保所供商品符合超市要求。供應(yīng)商激勵(lì)措施為鼓勵(lì)供應(yīng)商積極合作，提高供應(yīng)商品的質(zhì)量和服務(wù)水平，超市可制定供應(yīng)商激勵(lì)措施，如給予優(yōu)秀供應(yīng)商一定的獎(jiǎng)勵(lì)、優(yōu)先采購(gòu)其產(chǎn)品、延長(zhǎng)合作期限等。四、采購(gòu)計(jì)劃管理1.采購(gòu)需求分析采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)超市的商品銷售情況、庫(kù)存狀況進(jìn)行分析，結(jié)合市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和季節(jié)變化等因素，預(yù)測(cè)商品的采購(gòu)需求。同時(shí)，各門店應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門反饋商品銷售和庫(kù)存信息，為采購(gòu)計(jì)劃的制定提供依據(jù)。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求分析結(jié)果，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)商品的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等信息。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)分為年度采購(gòu)計(jì)劃、季度采購(gòu)計(jì)劃和月度采購(gòu)計(jì)劃，確保采購(gòu)工作的計(jì)劃性和連貫性。3.采購(gòu)計(jì)劃審批采購(gòu)計(jì)劃制定完成后，應(yīng)提交給超市管理層進(jìn)行審批。管理層應(yīng)根據(jù)超市的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、財(cái)務(wù)狀況、市場(chǎng)情況等因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，確保采購(gòu)計(jì)劃合理可行。經(jīng)審批后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)工作的執(zhí)行依據(jù)。五、采購(gòu)流程管理1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門或門店根據(jù)銷售情況和庫(kù)存狀況，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明所需采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交給采購(gòu)部門。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。2.采購(gòu)詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)專員收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息，并進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)工作。采購(gòu)專員應(yīng)至少選擇三家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，對(duì)比各供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)談判采購(gòu)專員根據(jù)詢價(jià)和比價(jià)結(jié)果，與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件，包括價(jià)格、付款方式、交貨期、售后服務(wù)等。采購(gòu)談判應(yīng)形成談判記錄，明確雙方達(dá)成的共識(shí)和約定。4.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)專員應(yīng)起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核后，提交給超市法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)。審核通過(guò)后的采購(gòu)合同由采購(gòu)經(jīng)理與供應(yīng)商簽訂。5.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)商品的具體要求和交貨時(shí)間等信息。采購(gòu)訂單應(yīng)發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購(gòu)專員應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)商品。6.采購(gòu)驗(yàn)收商品到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單的要求，對(duì)商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保商品符合要求。對(duì)于驗(yàn)收合格的商品，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的商品，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。7.采購(gòu)付款采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的約定，及時(shí)辦理采購(gòu)付款手續(xù)。采購(gòu)付款應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審批，確保付款流程規(guī)范、資金安全。采購(gòu)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商核對(duì)賬目，確保雙方賬目清晰無(wú)誤。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)建立嚴(yán)格的商品質(zhì)量驗(yàn)收制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)商品的質(zhì)量檢驗(yàn)，確保所進(jìn)商品符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和超市的質(zhì)量要求。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確供應(yīng)商對(duì)商品質(zhì)量應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，如出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)退換貨、賠償損失等。定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行抽檢和評(píng)估，對(duì)于質(zhì)量不穩(wěn)定或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商，及時(shí)采取整改措施或終止合作關(guān)系。2.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)了解商品價(jià)格動(dòng)態(tài)，掌握市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)，為采購(gòu)談判提供參考依據(jù)。建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，設(shè)定價(jià)格波動(dòng)范圍，當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)異常波動(dòng)時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，避免因價(jià)格波動(dòng)給超市造成損失。與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過(guò)批量采購(gòu)、戰(zhàn)略合作等方式，爭(zhēng)取更有利的采購(gòu)價(jià)格。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)在采購(gòu)合同中明確交貨期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等條款，要求供應(yīng)商嚴(yán)格按照合同約定按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。建立供應(yīng)商交貨跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸情況，對(duì)于可能出現(xiàn)交貨延誤的情況，提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕回浹诱`，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，要求其承擔(dān)相應(yīng)的損失。4.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的信用管理，建立供應(yīng)商信用檔案，記錄供應(yīng)商的信用狀況和合作歷史。在采購(gòu)合同中明確雙方的違約責(zé)任，對(duì)于供應(yīng)商的違約行為，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取法律手段維護(hù)超市的合法權(quán)益。定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于信用不佳或經(jīng)常違約的供應(yīng)商，及時(shí)調(diào)整合作策略，降低合作風(fēng)險(xiǎn)。七、采購(gòu)監(jiān)督與考核1.采購(gòu)監(jiān)督超市內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否規(guī)范、采購(gòu)合同是否合法合規(guī)、采購(gòu)成本是否合理等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。設(shè)立采購(gòu)?fù)对V舉報(bào)渠道，接受超市員工和顧客對(duì)采購(gòu)工作的投訴舉報(bào)，對(duì)于投訴舉報(bào)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.采購(gòu)考核建立采購(gòu)人員績(jī)效考核制度，從采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)成本控制、