公司收發(fā)郵寄管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司收發(fā)郵寄工作流程，確保公司各類文件、資料、物品等能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地收發(fā)和郵寄，提高工作效率，保障公司正常運(yùn)營，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的收發(fā)郵寄工作。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善收發(fā)郵寄管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司郵件、包裹等的統(tǒng)一收發(fā)、登記、保管及分發(fā)工作。負(fù)責(zé)與快遞公司、郵政部門等物流服務(wù)提供商建立合作關(guān)系，選擇合適的物流方式，并對(duì)其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。負(fù)責(zé)處理公司收發(fā)郵寄過程中的異常情況，如郵件丟失、損壞、延誤等，并及時(shí)與相關(guān)責(zé)任方溝通協(xié)調(diào)解決。2.各部門負(fù)責(zé)本部門郵件、包裹等的寄發(fā)和接收工作，并指定專人負(fù)責(zé)與行政部門對(duì)接。按照公司規(guī)定的流程和要求，填寫寄發(fā)郵件、包裹的相關(guān)信息，確保信息準(zhǔn)確無誤。對(duì)收到的郵件、包裹進(jìn)行及時(shí)查收和處理，如有重要文件或緊急事項(xiàng)，應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。二、收文管理（一）郵件接收1.行政部門收發(fā)人員應(yīng)及時(shí)接收各類郵件、包裹，確保無遺漏。接收時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)郵件、包裹的數(shù)量、外觀等，如有異常情況，應(yīng)立即記錄并拍照留存。2.對(duì)于掛號(hào)信、特快專遞等重要郵件，收發(fā)人員應(yīng)優(yōu)先處理，確保及時(shí)送達(dá)收件人手中。3.對(duì)于收件人為公司具體部門或個(gè)人的郵件，收發(fā)人員應(yīng)按照郵件上的地址或收件人信息，及時(shí)進(jìn)行登記，并通知收件人前來領(lǐng)取。（二）郵件登記1.行政部門應(yīng)建立完善的郵件登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄郵件的收發(fā)日期、寄件人、收件人、郵件主題、郵件內(nèi)容摘要、郵件單號(hào)等信息。2.郵件登記臺(tái)賬應(yīng)采用電子表格和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行記錄，確保信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。3.收發(fā)人員在登記郵件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)郵件信息，確保登記內(nèi)容與郵件實(shí)際情況一致。如發(fā)現(xiàn)郵件信息有誤，應(yīng)及時(shí)與寄件人或快遞公司聯(lián)系更正。（三）郵件分發(fā)1.行政部門收發(fā)人員應(yīng)根據(jù)郵件登記臺(tái)賬，及時(shí)將郵件分發(fā)給相應(yīng)的部門或個(gè)人。對(duì)于重要郵件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先送達(dá)收件人手中，并提醒收件人及時(shí)處理。2.郵件分發(fā)可采用當(dāng)面送達(dá)、內(nèi)部郵件系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)、快遞等方式進(jìn)行。當(dāng)面送達(dá)時(shí)，收發(fā)人員應(yīng)要求收件人在郵件簽收單上簽字確認(rèn)；通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)，應(yīng)確保郵件已成功發(fā)送，并提醒收件人及時(shí)查收；采用快遞方式分發(fā)時(shí)，應(yīng)選擇正規(guī)的快遞公司，并確?？爝f單號(hào)可查詢跟蹤。3.對(duì)于收件人外出或無法及時(shí)領(lǐng)取的郵件，收發(fā)人員應(yīng)妥善保管，并在收件人回來后及時(shí)通知其領(lǐng)取。如郵件保管時(shí)間過長，可能導(dǎo)致郵件丟失或損壞的，收發(fā)人員應(yīng)及時(shí)與寄件人或快遞公司聯(lián)系，協(xié)商解決方案。（四）郵件查收與處理1.各部門收件人應(yīng)及時(shí)查收郵件，如有重要文件或緊急事項(xiàng)，應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行處理。2.收件人在查收郵件時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)郵件內(nèi)容，確保郵件信息準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)郵件內(nèi)容有誤或與實(shí)際情況不符，應(yīng)及時(shí)與行政部門或寄件人聯(lián)系溝通。3.對(duì)于需要回復(fù)的郵件，收件人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行回復(fù)，并將回復(fù)郵件交行政部門統(tǒng)一寄發(fā)?；貜?fù)郵件時(shí)，應(yīng)注意語言規(guī)范、表達(dá)清晰，確?；貜?fù)內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)公司的意見和態(tài)度。三、發(fā)文管理（一）文件起草與審核1.各部門如需對(duì)外發(fā)送文件、資料、物品等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)起草文件，并確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰。2.文件起草完成后，起草人應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程，將文件提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件符合公司政策、法規(guī)和業(yè)務(wù)要求，并對(duì)文件的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。3.對(duì)于涉及公司重要事項(xiàng)、重大決策、合同協(xié)議等文件，部門負(fù)責(zé)人審核通過后，還應(yīng)提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和實(shí)際情況，做出審批意見，并簽字確認(rèn)。（二）文件編號(hào)與登記1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司發(fā)文進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)和登記管理。文件編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.文件登記臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄文件的發(fā)文日期、發(fā)文部門、文件名稱、文件編號(hào)、文件內(nèi)容摘要、審批情況、發(fā)文份數(shù)等信息。3.行政部門在對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)和登記時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件信息，確保編號(hào)和登記內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)文件信息有誤，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門聯(lián)系更正。（三）文件印制與封裝1.根據(jù)文件審批意見，行政部門負(fù)責(zé)安排文件的印制工作。文件印制應(yīng)選擇正規(guī)的印刷廠家，確保印刷質(zhì)量清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.文件印制完成后，行政部門應(yīng)按照文件審批要求，對(duì)文件進(jìn)行封裝。封裝時(shí)，應(yīng)確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、封裝牢固，并在信封或包裹上清晰標(biāo)注文件編號(hào)、收件人、寄件人等信息。3.對(duì)于重要文件或機(jī)密文件，應(yīng)采取加密、密封等特殊措施進(jìn)行封裝，確保文件的安全性和保密性。（四）文件寄發(fā)1.行政部門應(yīng)根據(jù)文件的緊急程度和收件地址，選擇合適的快遞公司或郵政方式進(jìn)行寄發(fā)。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先選擇特快專遞等快速、安全的寄發(fā)方式。2.在寄發(fā)文件前，行政部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)收件人信息、文件內(nèi)容和數(shù)量等，確保寄發(fā)信息準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，應(yīng)妥善保管快遞單號(hào)或郵政收據(jù)，以便查詢跟蹤文件寄發(fā)情況。3.寄發(fā)文件時(shí)，行政部門應(yīng)要求快遞公司或郵政部門提供寄發(fā)憑證，并及時(shí)將寄發(fā)憑證復(fù)印件交發(fā)文部門留存。如發(fā)現(xiàn)文件在寄發(fā)過程中出現(xiàn)丟失、損壞、延誤等異常情況，行政部門應(yīng)及時(shí)與快遞公司或郵政部門聯(lián)系溝通，要求其采取措施解決問題，并將處理情況及時(shí)反饋給發(fā)文部門。四、郵寄管理（一）快遞選擇與合作1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高、價(jià)格合理的快遞公司作為合作伙伴。選擇快遞公司時(shí)，應(yīng)綜合考慮快遞公司的資質(zhì)、口碑、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)、運(yùn)輸速度、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等因素。2.與快遞公司簽訂合作協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括快遞服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算方式、賠償責(zé)任、保密條款等內(nèi)容。合作協(xié)議應(yīng)每年進(jìn)行審核和續(xù)簽，確保協(xié)議內(nèi)容符合公司實(shí)際需求和法律法規(guī)要求。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)快遞公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估和考核，如快遞送達(dá)時(shí)間、包裹完好率、客戶投訴處理情況等。對(duì)于服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的快遞公司，應(yīng)及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量；如仍無法滿足公司要求，應(yīng)考慮更換合作伙伴。（二）郵寄費(fèi)用管理1.公司郵寄費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)結(jié)算和管理。行政部門應(yīng)建立完善的郵寄費(fèi)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次寄發(fā)郵件、包裹的快遞單號(hào)、寄件日期、收件人、寄件人、費(fèi)用金額等信息。2.每月末，行政部門應(yīng)根據(jù)郵寄費(fèi)用臺(tái)賬，對(duì)當(dāng)月的郵寄費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核算，并編制郵寄費(fèi)用報(bào)表。郵寄費(fèi)用報(bào)表應(yīng)包括費(fèi)用明細(xì)、費(fèi)用合計(jì)、費(fèi)用對(duì)比分析等內(nèi)容，以便公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門了解公司郵寄費(fèi)用支出情況。3.行政部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的要求，及時(shí)將郵寄費(fèi)用報(bào)銷憑證提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，確保報(bào)銷費(fèi)用符合公司規(guī)定和財(cái)務(wù)制度要求。（三）郵寄物品管理1.公司員工在寄發(fā)郵件、包裹時(shí)，應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得郵寄違禁物品或違反公司保密制度的物品。2.對(duì)于需要寄發(fā)的物品，應(yīng)進(jìn)行妥善包裝，確保物品在運(yùn)輸過程中不受損壞。包裝材料應(yīng)根據(jù)物品的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行選擇，如易碎物品應(yīng)使用防震、抗壓的包裝材料；液體物品應(yīng)使用密封、防漏的包裝材料等。3.在寄發(fā)物品前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品的名稱、數(shù)量、重量等信息，確保寄發(fā)物品與郵件、包裹上標(biāo)注的信息一致。如發(fā)現(xiàn)物品信息有誤，應(yīng)及時(shí)更正或調(diào)整。五、保密規(guī)定（一）郵件內(nèi)容保密1.公司員工在處理收發(fā)郵寄工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要內(nèi)容的郵件進(jìn)行保密。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、傳播或泄露郵件內(nèi)容。如因工作需要查閱郵件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)郵件所有者或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。3.在郵寄涉及公司機(jī)密信息的文件、資料時(shí)，應(yīng)采取加密、密封等特殊措施進(jìn)行處理，確保信息在傳輸過程中的安全性和保密性。（二）快遞信息保密1.行政部門在與快遞公司合作過程中，應(yīng)要求快遞公司嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，對(duì)公司的快遞信息進(jìn)行保密。快遞信息包括寄件人、收件人、郵件內(nèi)容、快遞單號(hào)等。2.快遞公司不得將公司的快遞信息泄露給任何第三方，如因快遞公司原因?qū)е鹿究爝f信息泄露，給公司造成損失的，快遞公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.公司員工在查詢快遞信息時(shí)，應(yīng)通過正規(guī)的快遞公司查詢渠道進(jìn)行查詢，并注意保護(hù)個(gè)人信息安全。不得通過非正規(guī)渠道或向無關(guān)人員透露快遞信息。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司收發(fā)郵寄工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)工作流程符合制度要求，郵件、包裹能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地收發(fā)和郵寄。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括郵件登記臺(tái)賬的準(zhǔn)確性、郵件分發(fā)的及時(shí)性、快遞選擇的合理性、郵寄費(fèi)用的合規(guī)性、保密規(guī)定的執(zhí)行情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或個(gè)人限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將收發(fā)郵寄工作納入各部門績效考核體系，對(duì)各部門的收發(fā)郵寄工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括郵件處理及時(shí)率、郵件準(zhǔn)確率、快遞服務(wù)滿意度、郵寄費(fèi)用控制情況等。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門的收發(fā)郵寄工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，根據(jù)考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)各部門的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化評(píng)分