學(xué)校備品備件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校備品備件的管理，保障學(xué)校教學(xué)、科研、行政等各項(xiàng)工作的正常開展，提高備品備件的使用效率，降低成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位所使用的備品備件的管理，包括教學(xué)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)儀器、辦公家具、電器設(shè)備、水暖器材等各類備品備件。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。學(xué)校設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校備品備件的統(tǒng)籌管理；各部門、各單位負(fù)責(zé)本部門備品備件的具體管理工作。2.合理配置，節(jié)約使用。根據(jù)學(xué)校實(shí)際需求，合理配置備品備件，避免浪費(fèi)；鼓勵(lì)各部門、各單位節(jié)約使用備品備件，提高使用效率。3.規(guī)范采購(gòu)，確保質(zhì)量。嚴(yán)格按照學(xué)校采購(gòu)制度進(jìn)行備品備件的采購(gòu)，確保所采購(gòu)的備品備件質(zhì)量合格、價(jià)格合理。4.及時(shí)維護(hù)，保障運(yùn)行。建立健全備品備件的維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對(duì)備品備件進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）學(xué)校備品備件管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成學(xué)校備品備件管理領(lǐng)導(dǎo)小組由主管后勤工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，后勤管理部門、財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)（1）負(fù)責(zé)制定學(xué)校備品備件管理的政策、制度和規(guī)劃。（2）審議學(xué)校備品備件年度采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。（3）協(xié)調(diào)解決學(xué)校備品備件管理工作中的重大問(wèn)題。（二）后勤管理部門1.職責(zé)（1）負(fù)責(zé)學(xué)校備品備件管理工作的組織實(shí)施。（2）制定學(xué)校備品備件管理制度和操作規(guī)程。（3）建立學(xué)校備品備件管理信息系統(tǒng)，對(duì)備品備件的采購(gòu)、庫(kù)存、使用等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理。（4）組織學(xué)校備品備件的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放、維修、報(bào)廢等工作。（5）定期對(duì)學(xué)校備品備件的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校備品備件管理決策提供依據(jù)。（三）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)（1）負(fù)責(zé)學(xué)校備品備件采購(gòu)資金的預(yù)算編制和審核。（2）對(duì)學(xué)校備品備件采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。（3）負(fù)責(zé)學(xué)校備品備件采購(gòu)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)結(jié)算和報(bào)銷工作。（四）資產(chǎn)管理部門1.職責(zé)（1）負(fù)責(zé)學(xué)校備品備件的資產(chǎn)登記、清查、統(tǒng)計(jì)等工作。（2）對(duì)學(xué)校備品備件的報(bào)廢、處置等情況進(jìn)行審核和監(jiān)督。（3）參與學(xué)校備品備件采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)、評(píng)標(biāo)等工作。（五）使用部門1.職責(zé)（1）負(fù)責(zé)本部門備品備件的需求計(jì)劃編制和申報(bào)。（2）配合后勤管理部門做好本部門備品備件的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放、維修等工作。（3）負(fù)責(zé)本部門備品備件的日常使用和維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。（4）定期對(duì)本部門備品備件的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向后勤管理部門反饋相關(guān)信息。三、計(jì)劃管理（一）需求計(jì)劃編制1.各使用部門應(yīng)根據(jù)本部門教學(xué)、科研、行政等工作的實(shí)際需求，結(jié)合備品備件的使用年限、磨損情況等因素，每年定期編制本部門備品備件需求計(jì)劃。2.備品備件需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并說(shuō)明需求的原因和預(yù)計(jì)使用時(shí)間。3.各使用部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門備品備件需求計(jì)劃報(bào)送后勤管理部門。（二）計(jì)劃審核與匯總1.后勤管理部門收到各使用部門報(bào)送的備品備件需求計(jì)劃后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于審核通過(guò)的備品備件需求計(jì)劃，后勤管理部門應(yīng)進(jìn)行匯總，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況和資金預(yù)算，編制學(xué)校備品備件年度采購(gòu)計(jì)劃。3.學(xué)校備品備件年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)的備品備件名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等信息，并報(bào)學(xué)校備品備件管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議。（三）計(jì)劃調(diào)整1.在年度采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因教學(xué)、科研、行政等工作需要或其他特殊原因，需要調(diào)整備品備件采購(gòu)計(jì)劃的，使用部門應(yīng)及時(shí)向后勤管理部門提出申請(qǐng)。2.后勤管理部門收到使用部門的申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整后的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)學(xué)校備品備件管理領(lǐng)導(dǎo)小組備案。四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)方式1.學(xué)校備品備件采購(gòu)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)金額的大小、采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)等因素，選擇合適的采購(gòu)方式。采購(gòu)方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)等。2.對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)的備品備件采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu)；對(duì)于采購(gòu)金額較小、技術(shù)簡(jiǎn)單、通用性強(qiáng)的備品備件采購(gòu)項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)或詢價(jià)采購(gòu)的方式進(jìn)行采購(gòu)。（二）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)使用部門根據(jù)本部門備品備件需求計(jì)劃，填寫《學(xué)校備品備件采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并報(bào)后勤管理部門審核。2.采購(gòu)審批后勤管理部門收到使用部門報(bào)送的《學(xué)校備品備件采購(gòu)申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，后勤管理部門按照學(xué)校采購(gòu)制度的規(guī)定，組織實(shí)施備品備件的采購(gòu)工作。采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)方式的不同，編制相應(yīng)的采購(gòu)文件，發(fā)布采購(gòu)信息，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判等活動(dòng)，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。4.合同簽訂采購(gòu)人員與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。5.驗(yàn)收備品備件到貨后，后勤管理部門應(yīng)組織使用部門、資產(chǎn)管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括備品備件的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等是否符合采購(gòu)合同的要求。驗(yàn)收合格后，填寫《學(xué)校備品備件驗(yàn)收單》，辦理入庫(kù)手續(xù)。（三）采購(gòu)監(jiān)督1.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)備品備件采購(gòu)工作的監(jiān)督檢查，確保采購(gòu)過(guò)程的公開、公平、公正。2.對(duì)于在采購(gòu)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為，學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.備品備件到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知后勤管理部門倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)備品備件的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行認(rèn)真驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的備品備件，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《學(xué)校備品備件入庫(kù)單》，并將備品備件存放于指定的倉(cāng)庫(kù)位置。入庫(kù)單應(yīng)包括備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)時(shí)間等信息。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的備品備件，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。（二）庫(kù)存保管1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照備品備件的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄備品備件的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保備品備件的質(zhì)量不受影響。對(duì)于易受潮、易腐蝕、易變質(zhì)的備品備件，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)備品備件進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)后勤管理部門。（三）出庫(kù)管理1.使用部門因工作需要領(lǐng)用備品備件時(shí)，應(yīng)填寫《學(xué)校備品備件領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并報(bào)后勤管理部門審批。2.后勤管理部門收到使用部門報(bào)送的《學(xué)校備品備件領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，通知倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理出庫(kù)手續(xù)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《學(xué)校備品備件領(lǐng)用申請(qǐng)表》，核對(duì)領(lǐng)用備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息無(wú)誤后，填寫《學(xué)校備品備件出庫(kù)單》，并將備品備件發(fā)放給使用部門。出庫(kù)單應(yīng)包括備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門名稱、領(lǐng)用時(shí)間等信息。（四）庫(kù)存盤點(diǎn)1.后勤管理部門應(yīng)定期組織對(duì)學(xué)校備品備件庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期一般為半年或一年。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)管理人員、財(cái)務(wù)人員、資產(chǎn)管理部門人員等共同參與。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)備品備件的賬實(shí)情況，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。盤盈的備品備件應(yīng)及時(shí)入賬，盤虧的備品備件應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、使用與維護(hù)管理（一）使用管理1.使用部門應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用備品備件，不得擅自改變其用途或性能。2.使用部門應(yīng)建立備品備件使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄備品備件的使用情況，包括使用時(shí)間、使用人員、使用地點(diǎn)、使用次數(shù)等信息。3.使用部門應(yīng)定期對(duì)備品備件的使用情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）維護(hù)保養(yǎng)管理1.后勤管理部門應(yīng)建立健全備品備件維護(hù)保養(yǎng)制度，明確維護(hù)保養(yǎng)的責(zé)任部門、責(zé)任人、維護(hù)保養(yǎng)周期、維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容等。2.使用部門應(yīng)按照維護(hù)保養(yǎng)制度的要求，定期對(duì)本部門使用的備品備件進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。維護(hù)保養(yǎng)工作應(yīng)做好記錄，并存檔備查。3.對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的備品備件，后勤管理部門可委托專業(yè)維修機(jī)構(gòu)或廠家進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。（三）維修管理1.備品備件出現(xiàn)故障需要維修時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《學(xué)校備品備件維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明故障情況、維修要求等信息，并報(bào)后勤管理部門審批。2.后勤管理部門收到使用部門報(bào)送的《學(xué)校備品備件維修申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，安排維修人員進(jìn)行維修。3.維修人員應(yīng)按照維修操作規(guī)程進(jìn)行維修，確保維修質(zhì)量。維修完成后，應(yīng)填寫《學(xué)校備品備件維修記錄單》，詳細(xì)記錄維修情況，包括故障原因、維修措施、維修時(shí)間、維修人員等信息。4.維修后的備品備件應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可繼續(xù)使用。七、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.已超過(guò)規(guī)定使用年限，且無(wú)法修復(fù)或修復(fù)后仍無(wú)法正常使用的備品備件。2.因技術(shù)進(jìn)步、設(shè)備更新等原因，已被淘汰或不再使用的備品備件。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因，造成損壞且無(wú)法修復(fù)的備品備件。（二）報(bào)廢申請(qǐng)使用部門發(fā)現(xiàn)備品備件符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《學(xué)校備品備件報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并報(bào)后勤管理部門審核。（三）報(bào)廢鑒定后勤管理部門收到使用部門報(bào)送的《學(xué)校備品備件報(bào)廢申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。鑒定內(nèi)容包括備品備件的實(shí)際狀況、是否符合報(bào)廢條件等。（四）報(bào)廢審批經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的備品備件，由后勤管理部門報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（五）報(bào)廢處理1.對(duì)于報(bào)廢的備品備件，后勤管理部門應(yīng)按照學(xué)校資產(chǎn)管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。處理方式包括出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等。2.出售報(bào)廢備品備件的，應(yīng)按照學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)處置的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開拍賣或競(jìng)價(jià)交易，確保處置價(jià)格合理、公正。3.捐贈(zèng)報(bào)廢備品備件的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。4.報(bào)廢銷毀的備品備件，應(yīng)在后勤管理部門、資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。八、信息化管理（一）建立管理信息系統(tǒng)后勤管理部門應(yīng)建立學(xué)校備品備件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)備品備件采購(gòu)、庫(kù)存、使用、維護(hù)、報(bào)廢等全過(guò)程的信息化管理。（二）信息錄入與更新1.采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)合同簽訂后，及時(shí)將采購(gòu)信息錄入管理信息系統(tǒng)，包括備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在備品備件入庫(kù)、出庫(kù)后，及時(shí)將相關(guān)信息錄入管理信息系統(tǒng)，包括入庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)時(shí)間、庫(kù)存數(shù)量等。3.使用部門應(yīng)在備品備件使用、維護(hù)、維修等情況發(fā)生后，及時(shí)將相關(guān)信息錄入管理信息系統(tǒng)，包括使用時(shí)間、使用人員、使用地點(diǎn)、使用次數(shù)、維護(hù)保養(yǎng)情況、維修情況等。4.后勤管理部門應(yīng)定期對(duì)管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息查詢與統(tǒng)計(jì)分析1.學(xué)校各部門、各單位相關(guān)人員可通過(guò)管理信息系統(tǒng)查詢備品備件的采購(gòu)、庫(kù)存、使用、維護(hù)、報(bào)廢等情況。2.后勤管理部門應(yīng)利用管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，定期對(duì)備品備件的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校備品備件管理決策提供依據(jù)。九、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)定期對(duì)學(xué)校備品備件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)過(guò)程的合規(guī)性、庫(kù)存管理的規(guī)范性、使用維護(hù)的合理性等。2.后勤管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校備品備件管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.學(xué)校應(yīng)建立健全備品備件管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)