公司軟件資產管理制度一、總則（一）目的為加強公司軟件資產的管理，規(guī)范軟件資產的采購、使用、維護、處置等行為，確保軟件資產的安全、完整和有效利用，保障公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司所擁有的各類軟件資產，包括但不限于操作系統、辦公軟件、財務軟件、業(yè)務系統軟件、數據庫軟件等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司軟件資產實行統一規(guī)劃、統一采購、統一配置、統一維護、統一處置的管理方式。2.合規(guī)性原則：軟件資產的管理應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保軟件的合法使用。3.效益原則：合理配置軟件資產，提高軟件資產的使用效率，降低軟件采購和使用成本。4.安全保密原則：加強軟件資產的安全管理，保護公司的商業(yè)秘密和數據安全。二、管理職責（一）軟件資產管理部門1.信息技術部門負責制定公司軟件資產管理制度和相關流程，并組織實施。負責軟件資產的采購、選型、評估和驗收工作。負責軟件資產的登記、入賬、變更、注銷等日常管理工作。負責軟件資產的技術支持和維護工作，確保軟件的正常運行。負責對軟件資產的使用情況進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現和處理違規(guī)行為。2.財務部門負責軟件資產的預算編制和費用核算工作。負責軟件資產的入賬、折舊、攤銷等財務管理工作。參與軟件資產的采購、驗收等環(huán)節(jié)，對軟件資產的財務狀況進行審核。（二）軟件資產使用部門1.負責本部門軟件資產的使用和日常維護工作，確保軟件的正常運行。2.配合信息技術部門做好軟件資產的盤點、清查等工作。3.嚴格遵守軟件資產的使用規(guī)定，不得擅自安裝、使用未經授權的軟件。（三）軟件資產管理人員1.信息技術部門指定專人負責軟件資產的管理工作，確保軟件資產的安全和完整。2.軟件資產管理人員應具備專業(yè)的知識和技能，熟悉軟件資產管理的流程和方法。3.負責軟件資產的日常管理工作，包括登記、入賬、變更、注銷等，并及時更新軟件資產臺賬。三、軟件資產采購管理（一）采購需求申請1.各部門根據工作需要，填寫《軟件采購需求申請表》，詳細說明軟件的名稱、功能、版本、數量、預算等信息。2.《軟件采購需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至信息技術部門。（二）采購選型與評估1.信息技術部門收到《軟件采購需求申請表》后，組織相關人員進行采購選型和評估。2.采購選型應綜合考慮軟件的功能、性能、價格、售后服務等因素，選擇符合公司需求的軟件產品。3.對選型的軟件產品進行評估，包括軟件的合法性、穩(wěn)定性、安全性等方面，確保軟件質量。（三）采購審批1.信息技術部門根據采購選型和評估結果，編制《軟件采購方案》，明確軟件的采購方式、供應商、價格、交貨期等內容。2.《軟件采購方案》經信息技術部門負責人審核簽字后，提交至公司分管領導審批。3.公司分管領導審批通過后，《軟件采購方案》提交至財務部門進行預算審核。4.財務部門根據公司預算情況，對《軟件采購方案》進行預算審核，審核通過后提交至公司總經理審批。5.公司總經理審批通過后，信息技術部門方可組織實施軟件采購工作。（四）采購實施1.信息技術部門根據《軟件采購方案》，選擇合適的采購方式進行軟件采購。2.采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，應根據軟件采購的特點和要求選擇合適的采購方式。3.與供應商簽訂軟件采購合同，明確雙方的權利和義務，包括軟件的名稱、版本、數量、價格、交貨期、售后服務等內容。4.在軟件采購過程中，應嚴格按照合同約定進行驗收，確保軟件的質量和數量符合要求。四、軟件資產登記與入賬管理（一）登記內容1.軟件資產管理人員在軟件采購驗收合格后，應及時對軟件資產進行登記。2.軟件資產登記內容包括軟件的名稱、版本、許可證號、購買日期、購買價格、使用部門等信息。（二）入賬管理1.財務部門根據軟件資產登記信息，及時進行入賬處理，將軟件資產納入公司固定資產或無形資產核算。2.軟件資產入賬時，應按照國家相關會計準則和公司財務制度的規(guī)定進行賬務處理。五、軟件資產使用管理（一）使用授權1.信息技術部門根據軟件資產的使用情況，為使用部門和人員授予相應的軟件使用權限。2.軟件使用權限應根據工作需要進行合理分配，確保軟件的安全和有效使用。3.使用部門和人員應嚴格按照授權范圍使用軟件，不得擅自擴大使用權限。（二）使用規(guī)范1.使用部門和人員應嚴格遵守軟件的使用規(guī)定，不得擅自安裝、使用未經授權的軟件。2.不得將公司軟件資產用于非工作目的，不得私自復制、傳播公司軟件。3.在使用軟件過程中，如發(fā)現軟件存在問題或故障，應及時向信息技術部門報告。（三）軟件更新與升級1.信息技術部門應定期對公司軟件資產進行檢查，根據軟件供應商提供的更新信息和公司業(yè)務需求，及時進行軟件更新與升級。2.軟件更新與升級應制定詳細的計劃，提前通知使用部門和人員，確保軟件更新與升級的順利進行。3.在軟件更新與升級過程中，應做好數據備份工作，防止數據丟失。六、軟件資產維護管理（一）維護計劃1.信息技術部門應制定軟件資產維護計劃，明確軟件維護的內容、方式、時間等要求。2.軟件維護計劃應根據軟件的使用情況和生命周期進行制定，確保軟件的正常運行。（二）維護實施1.信息技術部門按照軟件維護計劃，組織實施軟件維護工作。2.軟件維護工作包括軟件的故障排除、性能優(yōu)化、安全加固等內容。3.在軟件維護過程中，應做好維護記錄，記錄軟件維護的時間、內容、結果等信息。（三）維護費用管理1.軟件資產維護費用應納入公司預算管理，按照公司財務制度的規(guī)定進行核算和支付。2.信息技術部門應定期對軟件維護費用進行統計和分析，合理控制軟件維護成本。七、軟件資產處置管理（一）處置原因1.軟件資產因以下原因需要進行處置：軟件不再使用或已過使用期限。軟件升級換代，原軟件已不再適用。軟件存在嚴重問題，無法正常使用。其他原因需要處置軟件資產。2.軟件資產處置前，應進行評估和審批。（二）處置方式1.軟件資產處置方式包括報廢、轉讓、捐贈等。2.報廢：對于不再使用或已過使用期限、存在嚴重問題無法正常使用的軟件資產，經信息技術部門和財務部門審核后，報公司分管領導和總經理審批，批準后進行報廢處理。3.轉讓：對于仍有使用價值的軟件資產，可以按照相關規(guī)定進行轉讓。轉讓軟件資產應簽訂轉讓協議，明確雙方的權利和義務，并報公司財務部門備案。4.捐贈：對于符合捐贈條件的軟件資產，可以按照公司相關規(guī)定進行捐贈。捐贈軟件資產應辦理相關手續(xù)，確保捐贈行為的合法性和規(guī)范性。（三）處置程序1.信息技術部門填寫《軟件資產處置申請表》，詳細說明軟件資產的名稱、版本、許可證號、購置時間、處置原因、處置方式等信息。2.《軟件資產處置申請表》經信息技術部門負責人審核簽字后，提交至財務部門進行審核。3.財務部門根據公司財務制度和軟件資產的賬面價值，對《軟件資產處置申請表》進行審核，審核通過后提交至公司分管領導和總經理審批。4.公司分管領導和總經理審批通過后，信息技術部門按照審批意見組織實施軟件資產處置工作。5.在軟件資產處置過程中，應做好相關記錄，包括處置時間、處置方式、處置價格等信息，并及時更新軟件資產臺賬。八、軟件資產盤點與清查管理（一）盤點計劃1.信息技術部門應定期組織軟件資產盤點工作，制定軟件資產盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員等要求。2.軟件資產盤點計劃應根據公司實際情況和軟件資產管理的需要進行制定，確保盤點工作的全面性和準確性。（二）盤點實施1.信息技術部門按照軟件資產盤點計劃，組織相關人員進行軟件資產盤點。2.軟件資產盤點應采用實地盤點的方式，對軟件資產的數量、版本、使用情況等進行逐一核對。3.在軟件資產盤點過程中，應做好盤點記錄，記錄軟件資產的實際情況與臺賬記錄的差異。（三）清查結果處理1.信息技術部門根據軟件資產盤點結果，編制《軟件資產盤點報告》，詳細說明軟件資產的盤點情況、差異原因及處理建議。2.《軟件資產盤點報告》經信息技術部門負責人審核簽字后，提交至公司分管領導和財務部門。3.財務部門根據《軟件資產盤點報告》，對軟件資產的賬面價值進行調整，確保賬實相符。4.對于軟件資產盤點過程中發(fā)現的問題，如軟件資產丟失、損壞等，應及時查明原因，追究相關人員的責任，并采取相應的措施進行處理。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門1.公司內部審計部門負責對軟件資產管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.信息技術部門和財務部門應配合內部審計部門的工作，提供相關資料和信息。（二）監(jiān)督檢查內容1.軟件資產管理制度的執(zhí)行情況，包括軟件資產的采購、登記、入賬、使用、維護、處置等環(huán)節(jié)。2.軟件資產的安全管理情況，包括軟件的授權使用、數據備份、安全防護等措施。3.軟件資產的使用效益情況，包括軟件的使用效率、業(yè)務支持能力等方面。（三）問題整改