公司檔案正本管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案正本管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案正本管理方面的活動(dòng)。（三）定義1.公司檔案正本：指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的原始記錄。包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理部門：指公司設(shè)立的專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等職責(zé)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案正本的集中統(tǒng)一管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和檢索。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的安全性和有效性。5.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度。6.開展檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。3.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司的業(yè)務(wù)往來信函、傳真、電子郵件等。7.公司的產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)文件、圖紙等。8.公司的市場(chǎng)營(yíng)銷資料、客戶信息、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。9.公司的人力資源檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等資料。10.公司的行政辦公文件，如通知、通報(bào)、報(bào)告等。11.公司的固定資產(chǎn)檔案，包括購置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。12.公司的其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行定期備份。4.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，不得積壓。四、檔案整理（一）分類原則1.按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)、合理。2.同一類別的檔案應(yīng)按照一定的邏輯順序排列，便于查找和管理。（二）分類方法1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司管理制度，行政辦公文件等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)合同類：包括公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議等。4.人力資源類：包括員工入職、離職、晉升、考核等檔案。5.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)營(yíng)銷資料、客戶信息、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。6.產(chǎn)品研發(fā)類：包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)文件、圖紙等。7.固定資產(chǎn)類：包括固定資產(chǎn)購置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.其他類：包括不屬于上述分類的其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式，例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類第1份檔案。3.類別代碼按照上述分類方法進(jìn)行編制，如XZ表示行政管理類，CW表示財(cái)務(wù)審計(jì)類等。（四）裝訂要求1.檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.對(duì)于紙張大小不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂應(yīng)使用線繩或膠裝，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)等順序進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和快速檢索。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量的準(zhǔn)確和完好。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷等文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，重要合同、協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如公司的管理制度、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如一般性的行政辦公文件、業(yè)務(wù)往來信函等。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。4.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)銷毀。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案正本的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中，不得涂改、損毀、抽取檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案正本的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門向借閱人發(fā)放檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)借閱人有違反檔案管理制度的行為，檔案管理部門有權(quán)收回借閱的檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案安全。3.檔案查閱、借閱場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置在相對(duì)獨(dú)立、安全的區(qū)域，防止無關(guān)人員進(jìn)入。查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案不被泄露。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取加密、備份等措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)在工作中接觸到的檔案內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任。2.如因工作需要，確需向外部單位或個(gè)人提供檔案資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并與對(duì)方簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.對(duì)于違反檔案保密制度，造成檔案泄露的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。3.檔案檢索：利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速、準(zhǔn)確檢索，提高檔案利用效率。4.檔案利用：通過檔案信息化管理系統(tǒng)，為公司各部門及員工提供檔案在線查閱、借閱等服務(wù)，方便快捷地獲取檔案信息。5.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)