出場(chǎng)查驗(yàn)記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司出場(chǎng)查驗(yàn)管理，規(guī)范出場(chǎng)查驗(yàn)記錄行為，確保公司產(chǎn)品、物資等出場(chǎng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，保障公司利益及客戶權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品、原材料、設(shè)備、辦公用品等各類物資出場(chǎng)的查驗(yàn)及記錄管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：查驗(yàn)記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映出場(chǎng)物資的實(shí)際情況。2.完整性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)涵蓋出場(chǎng)物資的各項(xiàng)關(guān)鍵信息，確保無(wú)遺漏。3.及時(shí)性原則：查驗(yàn)工作及記錄應(yīng)在物資出場(chǎng)前完成，不得拖延。4.可追溯性原則：出場(chǎng)查驗(yàn)記錄應(yīng)妥善保存，以便在需要時(shí)能夠快速追溯物資的相關(guān)信息。二、出場(chǎng)查驗(yàn)職責(zé)分工（一）物資管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)組織安排出場(chǎng)物資的查驗(yàn)工作，明確查驗(yàn)人員及職責(zé)。2.確保查驗(yàn)所需的場(chǎng)地、設(shè)備等資源配備齊全。3.對(duì)出場(chǎng)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等基本信息進(jìn)行初步核對(duì)。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)1.依據(jù)相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)出場(chǎng)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。2.判定物資是否符合質(zhì)量要求，并出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。3.對(duì)質(zhì)量不合格的物資提出處理意見(jiàn)。（三）使用部門(mén)1.確認(rèn)出場(chǎng)物資是否滿足自身使用需求。2.配合物資管理部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)開(kāi)展查驗(yàn)工作，提供必要的信息和協(xié)助。（四）查驗(yàn)人員1.按照規(guī)定的查驗(yàn)流程和標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真對(duì)出場(chǎng)物資進(jìn)行查驗(yàn)。2.如實(shí)記錄查驗(yàn)結(jié)果，確保記錄準(zhǔn)確、清晰。3.對(duì)查驗(yàn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)報(bào)告上級(jí)。三、出場(chǎng)查驗(yàn)流程（一）查驗(yàn)準(zhǔn)備1.物資管理部門(mén)提前通知相關(guān)部門(mén)和人員出場(chǎng)物資的查驗(yàn)時(shí)間、地點(diǎn)等信息。2.查驗(yàn)人員熟悉物資的相關(guān)資料，包括采購(gòu)合同、技術(shù)文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。3.準(zhǔn)備好查驗(yàn)所需的工具和設(shè)備，如量具、檢測(cè)儀器等，并確保其精度和準(zhǔn)確性符合要求。（二）數(shù)量核對(duì)1.查驗(yàn)人員依據(jù)物資清單或送貨單，對(duì)出場(chǎng)物資的數(shù)量進(jìn)行逐一清點(diǎn)。2.核對(duì)物資的包裝數(shù)量與清單是否一致，檢查物資外觀是否有破損、缺失等情況。3.如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符或物資有損壞，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告物資管理部門(mén)。（三）規(guī)格型號(hào)核對(duì)1.對(duì)照采購(gòu)合同、技術(shù)文件等，檢查出場(chǎng)物資的規(guī)格、型號(hào)是否與要求一致。2.查看物資的標(biāo)識(shí)、銘牌等，確認(rèn)其規(guī)格型號(hào)信息清晰、準(zhǔn)確。3.對(duì)于特殊規(guī)格型號(hào)的物資，需進(jìn)一步核實(shí)其技術(shù)參數(shù)是否符合規(guī)定。（四）質(zhì)量檢驗(yàn)1.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照相應(yīng)的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)出場(chǎng)物資進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)。2.檢驗(yàn)項(xiàng)目可包括外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)、化學(xué)成分等。3.對(duì)于需要進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)的物資，應(yīng)按照規(guī)定的抽樣方法和比例進(jìn)行抽樣。（五）結(jié)果判定1.查驗(yàn)人員根據(jù)數(shù)量核對(duì)、規(guī)格型號(hào)核對(duì)和質(zhì)量檢驗(yàn)的結(jié)果，綜合判定出場(chǎng)物資是否合格。2.如物資全部符合要求，則判定為合格；如有任何一項(xiàng)不符合要求，則判定為不合格。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)判定結(jié)果進(jìn)行審核確認(rèn)。（六）記錄填寫(xiě)1.查驗(yàn)人員應(yīng)在規(guī)定的出場(chǎng)查驗(yàn)記錄表格上詳細(xì)填寫(xiě)查驗(yàn)信息。2.記錄內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、出場(chǎng)日期、查驗(yàn)項(xiàng)目、查驗(yàn)結(jié)果、判定結(jié)論等。3.記錄應(yīng)字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如確需涂改，應(yīng)在涂改處加蓋查驗(yàn)人員印章或簽字確認(rèn)。（七）不合格處理1.對(duì)于判定為不合格的出場(chǎng)物資，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)出具不合格報(bào)告。2.物資管理部門(mén)根據(jù)不合格報(bào)告，通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。處理方式可包括退貨、換貨、補(bǔ)貨、整改等。3.在不合格物資處理完畢后，應(yīng)重新進(jìn)行查驗(yàn)，直至合格后方可出場(chǎng)。四、出場(chǎng)查驗(yàn)記錄內(nèi)容要求（一）基本信息1.物資名稱：填寫(xiě)物資的準(zhǔn)確名稱，應(yīng)與采購(gòu)合同、技術(shù)文件等一致。2.規(guī)格型號(hào)：詳細(xì)記錄物資的規(guī)格、型號(hào)，確保能夠準(zhǔn)確識(shí)別物資。3.數(shù)量：明確出場(chǎng)物資的數(shù)量，包括主產(chǎn)品數(shù)量、配件數(shù)量等。4.供應(yīng)商：注明物資的供應(yīng)商名稱，以便追溯物資來(lái)源。5.出場(chǎng)日期：記錄物資實(shí)際出場(chǎng)的日期。（二）查驗(yàn)項(xiàng)目及結(jié)果1.數(shù)量核對(duì)結(jié)果：記錄數(shù)量清點(diǎn)是否準(zhǔn)確，如“數(shù)量相符”或“少[X]件”等。2.規(guī)格型號(hào)核對(duì)結(jié)果：說(shuō)明規(guī)格型號(hào)是否與要求一致，如“規(guī)格型號(hào)正確”或“規(guī)格不符，應(yīng)為[具體規(guī)格]”。3.質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果：按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，記錄各項(xiàng)檢驗(yàn)項(xiàng)目的結(jié)果，如“外觀合格”、“性能指標(biāo)符合要求”、“化學(xué)成分合格”等，對(duì)于不合格項(xiàng)目，應(yīng)詳細(xì)描述不合格情況。（三）判定結(jié)論根據(jù)查驗(yàn)結(jié)果，明確判定物資是否合格，如“合格”或“不合格”。如判定為不合格，應(yīng)說(shuō)明不合格原因及處理意見(jiàn)。（四）查驗(yàn)人員簽字查驗(yàn)人員應(yīng)對(duì)查驗(yàn)記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，在記錄表格上簽字確認(rèn)。五、出場(chǎng)查驗(yàn)記錄的保存與管理（一）記錄保存期限出場(chǎng)查驗(yàn)記錄應(yīng)至少保存[X]年，以便在需要時(shí)進(jìn)行追溯和查詢。對(duì)于涉及重要產(chǎn)品、關(guān)鍵物資或有特殊要求的記錄，保存期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。（二）保存方式1.紙質(zhì)記錄：應(yīng)將出場(chǎng)查驗(yàn)記錄表格整理成冊(cè)，妥善存放于專門(mén)的文件柜中，確保記錄不受損壞、丟失。2.電子記錄：對(duì)于采用電子表格或數(shù)據(jù)庫(kù)記錄的出場(chǎng)查驗(yàn)信息，應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤(pán)、光盤(pán)等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱出場(chǎng)查驗(yàn)記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到物資管理部門(mén)查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)記錄，不得擅自涂改、抽取、損壞記錄。2.因特殊原因需要借閱出場(chǎng)查驗(yàn)記錄的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還記錄，如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）記錄銷毀出場(chǎng)查驗(yàn)記錄保存期滿后，如需銷毀，應(yīng)填寫(xiě)記錄銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后，由物資管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀記錄時(shí)，應(yīng)確保記錄信息無(wú)法恢復(fù)，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)定期對(duì)出場(chǎng)查驗(yàn)記錄管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括查驗(yàn)流程執(zhí)行情況、記錄填寫(xiě)完整性、準(zhǔn)確性、保存期限及管理情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。（二）考核機(jī)制1.將出場(chǎng)查驗(yàn)記錄管理工作納入部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)認(rèn)真履行職責(zé)、查驗(yàn)記錄準(zhǔn)確規(guī)范的部門(mén)和個(gè)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于未按照本制度要求進(jìn)行出場(chǎng)查驗(yàn)記錄管理，導(dǎo)致記錄不準(zhǔn)確、不完整或出現(xiàn)其他問(wèn)題的部門(mén)