公司文印印信管理制度一、總則1.目的為加強公司文印印信管理，規(guī)范文印印信使用流程，確保文印印信使用的安全性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，維護(hù)公司的正常運營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.基本原則（1）嚴(yán)格審批原則。文印印信的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。（2）安全保密原則。加強文印印信的安全管理，確保其存放和使用過程中的保密性，防止信息泄露。（3）規(guī)范操作原則。明確文印印信的使用流程和操作規(guī)范，確保使用過程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二、文印管理1.文印設(shè)備管理（1）公司統(tǒng)一配備文印設(shè)備，包括打印機、復(fù)印機、傳真機等。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文印設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運行。（2）文印設(shè)備的操作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。（3）定期對文印設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備性能良好，打印、復(fù)印質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報告并聯(lián)系維修人員進(jìn)行處理。2.文印材料管理（1）文印材料由公司統(tǒng)一采購，各部門根據(jù)實際需要到指定地點領(lǐng)取。領(lǐng)取時應(yīng)填寫《文印材料領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用日期、材料名稱、數(shù)量等信息。（2）文印材料應(yīng)妥善保管，避免浪費和丟失。使用過程中應(yīng)合理安排用量，節(jié)約使用紙張、油墨等材料。（3）對于重要文件或資料的打印、復(fù)印，應(yīng)優(yōu)先選用雙面打印或復(fù)印，以減少紙張消耗。3.文印流程管理（1）員工需要文印文件時，應(yīng)填寫《文印申請表》，注明文件名稱、內(nèi)容、份數(shù)、緊急程度等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。（2）部門負(fù)責(zé)人根據(jù)文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行審批，對于涉及重要事項或機密信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。審批通過后，在《文印申請表》上簽字確認(rèn)。（3）申請人持審批通過的《文印申請表》到文印室進(jìn)行文印。文印室工作人員應(yīng)按照申請表上的要求進(jìn)行文印，并對文印質(zhì)量進(jìn)行檢查。（4）文印完成后，文印室工作人員應(yīng)將文件整理好，交給申請人，并在《文印申請表》上記錄實際文印份數(shù)、文印日期等信息。申請人應(yīng)及時領(lǐng)取文件，并在《文印申請表》上簽字確認(rèn)。（5）對于緊急文件的文印，文印室應(yīng)優(yōu)先安排處理，確保文件及時印發(fā)。申請人應(yīng)在文印完成后及時領(lǐng)取，并在規(guī)定時間內(nèi)送達(dá)相關(guān)部門或人員。三、印信管理1.印信種類及保管（1）公司印信包括公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。各類印信應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。（2）公章由公司總經(jīng)理指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。（3）印信保管人員應(yīng)將印信存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙保管制度，確保印信的安全。2.印信使用審批（1）使用印信前，應(yīng)填寫《印信使用申請表》，注明使用印信的事項、內(nèi)容、使用部門、使用人等信息，并提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。（2）對于涉及重要事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可使用印信。（3）審批通過后，在《印信使用申請表》上簽字確認(rèn)。印信保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見使用印信，不得擅自更改或擴大使用范圍。3.印信使用登記（1）印信保管人員應(yīng)建立《印信使用登記簿》，詳細(xì)記錄印信的使用日期、使用事項、使用部門、使用人、批準(zhǔn)人等信息。（2）每次使用印信后，使用人應(yīng)在《印信使用登記簿》上簽字確認(rèn)，印信保管人員應(yīng)及時核對登記信息，確保登記準(zhǔn)確無誤。（3）《印信使用登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查閱。保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。4.印信使用規(guī)范（1）使用印信時，應(yīng)確保文件內(nèi)容真實、合法、有效，不得在空白紙張或未填寫完整的文件上加蓋印信。（2）加蓋印信應(yīng)端正、清晰，騎年蓋月，不得模糊、重影或顛倒。（3）印信使用完畢后，應(yīng)及時歸還保管人員，并做好交接手續(xù)。保管人員應(yīng)對歸還的印信進(jìn)行檢查，確保印信完好無損。四、文印印信安全與保密1.安全管理（1）加強文印印信存放場所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮等設(shè)備，確保文印印信的安全。（2）文印設(shè)備應(yīng)設(shè)置專人專用，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自操作。操作人員離開崗位時，應(yīng)及時關(guān)閉設(shè)備電源。（3）定期對文印印信進(jìn)行盤點，核對數(shù)量和狀態(tài)，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.保密管理（1）嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的文印印信使用過程進(jìn)行保密。不得將機密文件隨意放置或泄露給無關(guān)人員。（2）文印室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播或泄露公司機密文件內(nèi)容。在文印過程中，應(yīng)注意對文件的保密，防止信息泄露。（3）對于廢棄的文印材料，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得隨意丟棄，以免造成信息泄露。五、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司行政部門定期對文印印信管理情況進(jìn)行檢查，包括文印設(shè)備的運行狀況、文印材料的使用情況、印信的保管和使用登記等。檢查結(jié)果應(yīng)及時通報各部門，并督促存在問題的部門進(jìn)行整改。2.不定期抽查公司行政部門不定期對文印印信管理情況進(jìn)行抽查，重點檢查文印印信的使用審批流程是否規(guī)范、安全保密措施是否落實等。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。3.責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)定，擅自使用文印印信或造成文印印信丟失、損壞、