公益組織印章管理制度一、總則（一）目的為加強公益組織印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公益組織的合法權益，確保印章使用的安全性、嚴肅性和規(guī)范性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公益組織各部門及下屬分支機構在開展業(yè)務活動過程中涉及的各類印章，包括但不限于公章、法人章、財務專用章、合同專用章、業(yè)務專用章等。（三）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用和保管必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.安全性原則：采取必要的安全措施，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或濫用。3.嚴肅性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和審批權限使用印章，確保印章使用的嚴肅性和權威性。4.規(guī)范性原則：明確印章管理的各項規(guī)定和操作流程，做到有章可循、規(guī)范有序。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報分管領導審核。2.分管領導審核通過后，提交至辦公室。辦公室負責統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)，選擇具有合法資質的印章制作單位進行刻制。3.印章刻制完成后，辦公室應及時組織相關人員對印章進行驗收，檢查印章的規(guī)格、材質、文字內容等是否符合要求。驗收合格后，填寫《印章驗收單》。（二）印章啟用1.新印章啟用前，辦公室應在《印章使用登記簿》上進行登記，注明印章名稱、啟用日期、保管人等信息。2.同時，辦公室應將印章啟用的相關信息以書面形式通知各部門，并在內部辦公系統(tǒng)或公告欄上進行公布。3.印章啟用后，原相關印章同時廢止，由辦公室負責收回并妥善保管。三、印章的保管（一）保管責任1.各類印章應指定專人負責保管，保管人員須具備高度的責任心和保密意識。2.公章、法人章一般由辦公室主任或其指定人員保管；財務專用章由財務部門負責人或其指定人員保管；合同專用章由合同管理部門負責人或其指定人員保管；業(yè)務專用章由相關業(yè)務部門負責人或其指定人員保管。3.保管人員應妥善保管印章，確保印章存放安全，不得將印章隨意放置或交予他人代管。（二）保管要求1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.印章保管人員不得擅自將印章帶出辦公區(qū)域，確因工作需要帶出的，須經(jīng)印章使用部門負責人和分管領導批準，并辦理相關借用手續(xù)，借用期間應確保印章安全，使用完畢后及時歸還。3.印章保管人員因工作變動等原因需要交接印章時，應填寫《印章交接清單》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息，并經(jīng)雙方簽字確認。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，辦公室存檔一份。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公益組織對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、證明等；代表公益組織簽署的各類法律文書；其他需要加蓋公章的事項。2.法人章：用于公益組織法定代表人在相關文件、合同、協(xié)議等上的簽字確認。3.財務專用章：用于公益組織的財務收支、資金結算、票據(jù)開具等財務活動。4.合同專用章：用于公益組織簽訂的各類合同、協(xié)議等。5.業(yè)務專用章：用于公益組織開展特定業(yè)務活動時涉及的相關文件、資料、證明等。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用部門或個人需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.審批：根據(jù)用印事項的性質和審批權限，提交至相應的領導進行審批。一般事項由分管領導審批；重要事項或涉及金額較大的事項需經(jīng)法定代表人審批。3.用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應對申請表內容進行認真核對，確認無誤后方可用印。用印時應在《印章使用登記簿》上進行登記，注明用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、申請人等信息，并確保印章加蓋清晰、端正。4.留存文件：用印完畢后，印章保管人員應將《印章使用申請表》與用印文件一并留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況用印1.緊急情況下需使用印章，但無法及時辦理審批手續(xù)的，使用部門或個人應電話向分管領導或法定代表人請示，經(jīng)同意后可先行用印，但事后須及時補辦審批手續(xù)。2.因異地辦公等原因無法在本地用印的，可通過傳真等方式將《印章使用申請表》及用印文件傳真至印章保管部門，經(jīng)審批后，由印章保管人員在傳真件上加蓋印章，并將傳真件留存歸檔。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因機構變更、名稱變更、業(yè)務調整等原因，導致印章不再使用時，由辦公室負責及時通知各部門，并在內部辦公系統(tǒng)或公告欄上發(fā)布印章停用公告。2.印章停用后，保管人員應立即將印章交回辦公室，辦公室負責對停用印章進行封存保管。（二）銷毀1.對于需要銷毀的印章，由辦公室填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)分管領導審核后，報法定代表人批準。2.經(jīng)批準后，辦公室應選擇具有資質的銷毀機構進行印章銷毀，并在銷毀過程中進行現(xiàn)場監(jiān)督。銷毀完成后，由銷毀機構出具《印章銷毀證明》，辦公室將銷毀證明與《印章銷毀申請表》一并存檔。六、印章管理的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.辦公室負責定期對印章管理情況進行檢查，檢查內容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時督促相關部門和人員進行整改，并將檢查結果納入部門和個人的績效考核體系。（二）外部審計1.公益組織應定期接受外部審計機構的審計，審計內容包括印章管理情況。審計機構應對印章的刻制、使用、保管、停用與銷毀等環(huán)節(jié)進行全面審查，確保印章管理符合法律法規(guī)和內部制度要求。2.根據(jù)審計結果，對于存在的問題，公益組織應及時采取措施進行整改，并向相關部門和利益相關者報告整改情況。七、違規(guī)責任追究（一）責任界定1.因印章保管人員保管不善，導致印章被盜用、冒用或丟失的，保管人員應承擔相應的責任。2.因印章使用部門或個人違規(guī)使用印章，給公益組織造成損失的，由使用部門或個人承擔全部責任。3.對于未經(jīng)審批擅自使用印章的行為，相關責任人應承擔相應的行政責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。（二）追究方式1.對于違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等行政處分。2.因違規(guī)行為給公益組織造成經(jīng)濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。3.對于構成犯罪的行為，移交司法機關依法處理