培訓(xùn)部門文件管理制度總則一、目的為規(guī)范培訓(xùn)部門文件的管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性和安全性，提高培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司培訓(xùn)部門內(nèi)所有文件的管理，包括但不限于培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)評估報(bào)告等。三、管理職責(zé)1.培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)部門文件管理制度，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，確保文件管理工作的規(guī)范和有效。負(fù)責(zé)審批培訓(xùn)部門的重要文件，如培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)大綱等。負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)部門文件的歸檔和保管工作，確保文件的安全和可查閱性。2.培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)起草、修訂培訓(xùn)部門的各類文件，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。負(fù)責(zé)文件的日常管理工作，包括文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等。負(fù)責(zé)協(xié)助培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行文件的審核和審批工作，確保文件的質(zhì)量和合規(guī)性。3.其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)配合培訓(xùn)部門進(jìn)行文件的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。負(fù)責(zé)遵守培訓(xùn)部門文件的規(guī)定，按照文件要求開展培訓(xùn)工作。四、文件分類1.培訓(xùn)計(jì)劃類包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、季度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃等，用于規(guī)劃和安排培訓(xùn)工作的開展。2.培訓(xùn)教材類包括內(nèi)部培訓(xùn)教材、外部培訓(xùn)教材、在線培訓(xùn)教材等，用于培訓(xùn)課程的教學(xué)和學(xué)習(xí)。3.培訓(xùn)記錄類包括培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核表、培訓(xùn)評估表等，用于記錄培訓(xùn)的過程和效果。4.培訓(xùn)通知類包括培訓(xùn)通知、課程變更通知等，用于及時(shí)傳達(dá)培訓(xùn)信息和通知相關(guān)人員參加培訓(xùn)。5.其他文件類包括與培訓(xùn)工作相關(guān)的規(guī)章制度、政策文件、請示報(bào)告等。五、文件編號(hào)1.培訓(xùn)計(jì)劃類文件編號(hào)以“TP”開頭，后面加上年份、月份和計(jì)劃編號(hào)，如“TP20230101”表示2023年1月的第1個(gè)培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)教材類文件編號(hào)以“TC”開頭，后面加上年份、教材編號(hào)，如“TC202301”表示2023年的第1本培訓(xùn)教材。3.培訓(xùn)記錄類文件編號(hào)以“TR”開頭，后面加上年份、月份、記錄編號(hào)，如“TR20230101”表示2023年1月的第1份培訓(xùn)記錄。4.培訓(xùn)通知類文件編號(hào)以“TN”開頭，后面加上年份、通知編號(hào)，如“TN202301”表示2023年的第1份培訓(xùn)通知。5.其他文件類文件編號(hào)根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，自行確定編號(hào)規(guī)則，但應(yīng)保持編號(hào)的唯一性和連貫性。六、文件起草與審核1.培訓(xùn)計(jì)劃類文件由培訓(xùn)專員根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求和員工發(fā)展需求，起草年度、季度、月度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃草案經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司管理層審批。審批通過后的培訓(xùn)計(jì)劃由培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)發(fā)布和實(shí)施，并及時(shí)更新和調(diào)整。2.培訓(xùn)教材類文件由培訓(xùn)講師或相關(guān)專業(yè)人員根據(jù)培訓(xùn)課程的需求，起草培訓(xùn)教材。培訓(xùn)教材草案經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司相關(guān)部門或?qū)＜疫M(jìn)行評審。評審?fù)ㄟ^后的培訓(xùn)教材由培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)修訂和完善，并進(jìn)行歸檔和保管。3.培訓(xùn)記錄類文件由培訓(xùn)講師或培訓(xùn)管理人員在培訓(xùn)過程中，及時(shí)填寫培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核表、培訓(xùn)評估表等記錄文件。培訓(xùn)記錄文件經(jīng)培訓(xùn)講師或培訓(xùn)管理人員簽字確認(rèn)后，及時(shí)歸檔和保管。4.培訓(xùn)通知類文件由培訓(xùn)專員根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)需求，起草培訓(xùn)通知。培訓(xùn)通知經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審核后，及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員，并做好記錄和跟蹤工作。5.其他文件類文件由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要，起草相應(yīng)的文件。文件草案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的文件由起草部門或人員負(fù)責(zé)發(fā)布和實(shí)施，并及時(shí)歸檔和保管。七、文件審批1.培訓(xùn)計(jì)劃類文件年度培訓(xùn)計(jì)劃由公司管理層審批，季度和月度培訓(xùn)計(jì)劃由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后的培訓(xùn)計(jì)劃，由培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)發(fā)布和實(shí)施，并及時(shí)更新和調(diào)整。2.培訓(xùn)教材類文件內(nèi)部培訓(xùn)教材由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審批，外部培訓(xùn)教材和在線培訓(xùn)教材由公司相關(guān)部門或?qū)＜覍徟?。審批通過后的培訓(xùn)教材，由培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)修訂和完善，并進(jìn)行歸檔和保管。3.培訓(xùn)記錄類文件培訓(xùn)簽到表由培訓(xùn)講師或培訓(xùn)管理人員簽字確認(rèn)后即可生效，培訓(xùn)考核表和培訓(xùn)評估表由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審批后生效。審批通過后的培訓(xùn)記錄文件，由培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)歸檔和保管。4.培訓(xùn)通知類文件培訓(xùn)通知由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審批后，及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員，并做好記錄和跟蹤工作。5.其他文件類文件根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。審批通過后的文件，由起草部門或人員負(fù)責(zé)發(fā)布和實(shí)施，并及時(shí)歸檔和保管。八、文件發(fā)布與實(shí)施1.培訓(xùn)計(jì)劃類文件審批通過后的培訓(xùn)計(jì)劃，由培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)發(fā)布到公司內(nèi)部培訓(xùn)平臺(tái)或相關(guān)部門，并及時(shí)通知相關(guān)人員。相關(guān)部門和人員應(yīng)按照培訓(xùn)計(jì)劃的要求，積極配合培訓(xùn)工作的開展，確保培訓(xùn)計(jì)劃的順利實(shí)施。2.培訓(xùn)教材類文件審批通過后的培訓(xùn)教材，由培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)發(fā)布到公司內(nèi)部培訓(xùn)平臺(tái)或相關(guān)部門，并及時(shí)通知相關(guān)人員。相關(guān)部門和人員應(yīng)按照培訓(xùn)教材的要求，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保培訓(xùn)效果的達(dá)成。3.培訓(xùn)記錄類文件培訓(xùn)記錄文件應(yīng)及時(shí)歸檔和保管，確保培訓(xùn)過程和效果的可追溯性。培訓(xùn)記錄文件應(yīng)作為培訓(xùn)評估和考核的重要依據(jù)，對于培訓(xùn)效果不佳的課程或講師，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。4.培訓(xùn)通知類文件培訓(xùn)通知應(yīng)及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員，并做好記錄和跟蹤工作。相關(guān)人員應(yīng)按照培訓(xùn)通知的要求，按時(shí)參加培訓(xùn)，如有特殊情況應(yīng)及時(shí)請假并說明原因。5.其他文件類文件審批通過后的其他文件，由起草部門或人員負(fù)責(zé)發(fā)布和實(shí)施，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。相關(guān)部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件的規(guī)定，按照文件要求開展工作。九、文件歸檔與保管1.培訓(xùn)部門應(yīng)建立文件歸檔制度，明確文件歸檔的范圍、時(shí)間、程序和要求。2.培訓(xùn)部門應(yīng)將各類文件按照編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，建立文件目錄和索引，方便文件的查閱和管理。3.培訓(xùn)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的保管工作，確保文件的安全和完整。4.對于重要的文件，應(yīng)采取加密、備份等措施，防止文件的丟失或損壞。5.文件保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和用途確定，一般分為永久、長期、短期三種。6.超過保管期限的文件，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。十、文件借閱與使用1.公司內(nèi)部人員如需借閱培訓(xùn)部門的文件，應(yīng)填寫文件借閱申請表，并經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱文件的人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還文件，不得擅自復(fù)制、摘抄或涂改文件。3.對于涉及公司機(jī)密的文件，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱或使用。4.如因工作需要，借閱人員需要將文件帶出公司，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。十一、文件更新與修訂1.培訓(xùn)部門應(yīng)定期對文件進(jìn)行清理和檢查，及時(shí)更新和修訂過期或失效的文件。2.如因公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求、員工發(fā)展需求等發(fā)