公司受控文件管理制度總則一、目的為規(guī)范公司文件管理，確保公司各類文件的有效性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、部門所涉及的所有受控文件的管理。三、受控文件定義受控文件是指公司內(nèi)部具有法定效力、需嚴(yán)格控制其分發(fā)、使用、更改和回收的文件，包括但不限于公司規(guī)章制度、管理辦法、工作流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同協(xié)議等。四、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司所有受控文件由公司行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門協(xié)助配合。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)文件的重要程度和使用范圍，實(shí)行分級(jí)管理，明確各層級(jí)的管理職責(zé)。3.有效控制原則：對受控文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、回收等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，確保文件的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.安全保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的受控文件，采取相應(yīng)的保密措施，防止文件泄露。文件的編制與審核一、文件編制1.各部門根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)編制本部門的受控文件，確保文件內(nèi)容符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度和實(shí)際工作要求。2.文件編制應(yīng)遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的原則，格式統(tǒng)一、內(nèi)容清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。3.編制完成的文件應(yīng)填寫《文件編制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部。二、文件審核1.行政部對各部門提交的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件的合法性、合規(guī)性、合理性和規(guī)范性。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對文件內(nèi)容提出修改意見和建議，確保文件質(zhì)量。3.經(jīng)審核通過的文件，由審核人員簽署審核意見，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。文件的批準(zhǔn)與發(fā)布一、文件批準(zhǔn)1.公司領(lǐng)導(dǎo)對審核通過的文件進(jìn)行批準(zhǔn)，簽署批準(zhǔn)意見。2.批準(zhǔn)文件時(shí)，應(yīng)明確文件的生效日期、適用范圍、修訂情況等相關(guān)信息。3.對于重要的受控文件，應(yīng)召開專題會(huì)議進(jìn)行討論和審批，確保文件的科學(xué)性和可行性。二、文件發(fā)布1.經(jīng)批準(zhǔn)的文件由行政部統(tǒng)一發(fā)布，發(fā)布方式包括但不限于內(nèi)部郵件、文件傳閱、公告欄等。2.發(fā)布文件時(shí)，應(yīng)注明文件的編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)布日期等信息，便于文件的管理和查詢。3.各部門應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取和簽收發(fā)布的文件，并妥善保管。文件的分發(fā)與使用一、文件分發(fā)1.行政部根據(jù)文件的使用范圍和權(quán)限，將文件分發(fā)至相關(guān)部門和人員。2.分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件分發(fā)登記表》，記錄文件的分發(fā)對象、分發(fā)日期等信息。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的領(lǐng)取和簽收，確保文件的及時(shí)分發(fā)和使用。二、文件使用1.各部門和人員在使用受控文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守文件的規(guī)定和要求，不得擅自更改、復(fù)制或泄露文件內(nèi)容。2.如因工作需要對文件進(jìn)行復(fù)制或借閱，應(yīng)經(jīng)文件所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《文件復(fù)制/借閱申請表》。3.復(fù)制或借閱的文件應(yīng)注明復(fù)制或借閱的原因、期限等信息，并按時(shí)歸還。文件的更改與修訂一、文件更改1.當(dāng)受控文件需要更改時(shí)，應(yīng)由文件所屬部門提出更改申請，并填寫《文件更改申請表》。2.更改申請應(yīng)說明更改的原因、內(nèi)容和影響范圍等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部。3.行政部對更改申請進(jìn)行審核，如符合更改要求，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行更改，并填寫《文件更改記錄》。4.更改后的文件應(yīng)按照文件的批準(zhǔn)和發(fā)布程序進(jìn)行審批和發(fā)布。二、文件修訂1.當(dāng)受控文件需要進(jìn)行全面修訂時(shí)，應(yīng)由文件所屬部門提出修訂申請，并填寫《文件修訂申請表》。2.修訂申請應(yīng)說明修訂的原因、內(nèi)容和影響范圍等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部。3.行政部對修訂申請進(jìn)行審核，如符合修訂要求，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行修訂，并填寫《文件修訂記錄》。4.修訂后的文件應(yīng)按照文件的批準(zhǔn)和發(fā)布程序進(jìn)行審批和發(fā)布，同時(shí)收回原文件。文件的回收與銷毀一、文件回收1.當(dāng)受控文件需要回收時(shí)，應(yīng)由文件所屬部門提出回收申請，并填寫《文件回收申請表》。2.回收申請應(yīng)說明回收的原因、范圍和期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部。3.行政部對回收申請進(jìn)行審核，如符合回收要求，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行回收，并填寫《文件回收記錄》。4.回收的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保文件的安全和保密。二、文件銷毀1.對于過期或無保存價(jià)值的受控文件，應(yīng)由文件所屬部門提出銷毀申請，并填寫《文件銷毀申請表》。2.銷毀申請應(yīng)說明銷毀的原因、范圍和方式等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部。3.行政部對銷毀申請進(jìn)行審核，如符合銷毀要求，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行銷毀，并填寫《文件銷毀記錄》。4.銷毀文件時(shí)，應(yīng)采取安全可靠的方式，防止文件內(nèi)容泄露。文件的保管與存檔一、文件保管1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門受控文件的保管工作，確保文件的安全和完整。2.保管人員應(yīng)將文件存放在安全、干燥、通風(fēng)的場所，避免文件受到損壞或丟失。3.對于重要的受控文件，應(yīng)采取加密、備份等措施，確保文件的安全性。二、文件存檔1.行政部應(yīng)建立受控文件檔案管理制度，對公司所有受控文件進(jìn)行存檔管理。2.存檔的文件應(yīng)按照文件的編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)布日期等信息進(jìn)行分類歸檔，便于文件的查詢和管理。3.存檔的文件應(yīng)定期進(jìn)行清理和整理，刪除過期或