郵件隔離欄管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司郵件隔離欄的使用與管理，確保公司信息安全，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用公司郵件系統(tǒng)過程中涉及郵件隔離欄的相關(guān)操作。（三）基本原則1.安全第一原則：切實(shí)保障公司郵件信息不被泄露、篡改或非法獲取，防止因郵件處理不當(dāng)引發(fā)的信息安全事故。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部關(guān)于信息管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保郵件管理活動(dòng)合法合規(guī)。3.高效性原則：在確保安全合規(guī)的前提下，優(yōu)化郵件隔離欄的管理流程，提高郵件處理效率，減少對(duì)正常工作的影響。二、郵件隔離欄概述（一）定義郵件隔離欄是公司郵件系統(tǒng)中專門用于存放因各種原因被隔離郵件的區(qū)域。這些郵件可能由于包含敏感信息、存在安全風(fēng)險(xiǎn)、違反公司規(guī)定等原因而被暫時(shí)隔離，以便進(jìn)行進(jìn)一步的審查和處理。（二）功能1.風(fēng)險(xiǎn)防范：攔截可能對(duì)公司信息安全造成威脅的郵件，如帶有病毒、惡意軟件的郵件，或涉及非法、違規(guī)內(nèi)容的郵件。2.信息審查：對(duì)涉及敏感業(yè)務(wù)信息、重要決策信息等郵件進(jìn)行隔離，以便相關(guān)人員進(jìn)行審查，確保信息的準(zhǔn)確性和保密性。3.記錄留存：記錄被隔離郵件的詳細(xì)信息，包括發(fā)件人、收件人、主題、發(fā)送時(shí)間等，為后續(xù)的審計(jì)和追溯提供依據(jù)。三、郵件隔離規(guī)則（一）安全風(fēng)險(xiǎn)類1.郵件中攜帶病毒、木馬等惡意軟件，經(jīng)郵件系統(tǒng)安全防護(hù)機(jī)制檢測(cè)到后，自動(dòng)隔離。2.包含釣魚鏈接或誘導(dǎo)用戶輸入敏感信息（如賬號(hào)密碼、銀行卡號(hào)等）的郵件，無論來源如何，均予以隔離。（二）合規(guī)性類1.違反國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求或公司內(nèi)部合規(guī)政策的郵件，例如涉及非法交易、虛假宣傳等內(nèi)容的郵件，進(jìn)行隔離處理。2.公司明確禁止發(fā)送或接收的特定類型郵件，如未經(jīng)授權(quán)的商業(yè)廣告郵件、涉及公司機(jī)密信息的外部轉(zhuǎn)發(fā)郵件等，按規(guī)定隔離。（三）敏感信息類1.涉及公司核心技術(shù)秘密、商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的郵件，若不符合公司保密要求的傳輸流程，予以隔離。例如，未進(jìn)行加密處理而傳輸敏感數(shù)據(jù)的郵件。2.包含公司尚未公開的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等信息的郵件，在未獲得正式發(fā)布授權(quán)前，進(jìn)行隔離。四、郵件隔離流程（一）觸發(fā)隔離1.郵件系統(tǒng)的安全防護(hù)模塊、合規(guī)檢查模塊等按照預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)識(shí)別并將符合隔離條件的郵件移動(dòng)至郵件隔離欄。2.當(dāng)員工收到系統(tǒng)提示郵件已被隔離時(shí)，應(yīng)知曉該郵件存在問題并配合后續(xù)處理流程。（二）隔離郵件通知1.郵件系統(tǒng)自動(dòng)向發(fā)件人、收件人發(fā)送郵件隔離通知，告知郵件被隔離的原因。通知內(nèi)容應(yīng)明確、簡(jiǎn)潔，例如：“您的郵件[主題]因包含病毒風(fēng)險(xiǎn)已被隔離，請(qǐng)及時(shí)處理?！?.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或緊急事項(xiàng)的被隔離郵件，相關(guān)管理人員可根據(jù)實(shí)際情況通過即時(shí)通訊工具、電話等方式向相關(guān)人員進(jìn)行額外通知。（三）隔離郵件審查1.安全風(fēng)險(xiǎn)類郵件審查對(duì)于因安全風(fēng)險(xiǎn)被隔離的郵件，由公司網(wǎng)絡(luò)安全團(tuán)隊(duì)進(jìn)行分析處理。首先檢查郵件是否確實(shí)攜帶惡意軟件，若確認(rèn)存在安全威脅，應(yīng)按照應(yīng)急響應(yīng)流程進(jìn)行清除、修復(fù)等操作。對(duì)于誤判的安全風(fēng)險(xiǎn)郵件，網(wǎng)絡(luò)安全團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)及時(shí)解除隔離，并將情況反饋給郵件系統(tǒng)管理部門，以便優(yōu)化安全檢測(cè)規(guī)則。2.合規(guī)性類郵件審查涉及法律法規(guī)和公司合規(guī)政策的郵件審查由公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)。法務(wù)人員根據(jù)具體法規(guī)和政策要求，判斷郵件內(nèi)容是否違規(guī)。若郵件違規(guī)，應(yīng)提出處理建議，如刪除郵件、對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行調(diào)查等。對(duì)于公司內(nèi)部合規(guī)類郵件，由各部門負(fù)責(zé)人或指定的合規(guī)專員進(jìn)行審查。主要審查郵件是否符合部門內(nèi)部規(guī)定和公司整體要求，如郵件格式、審批流程等是否正確。3.敏感信息類郵件審查敏感信息類郵件的審查由信息安全管理部門協(xié)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行。信息安全管理部門負(fù)責(zé)確認(rèn)郵件是否遵循公司的保密制度和信息傳輸規(guī)范，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)核實(shí)郵件內(nèi)容是否涉及本部門的敏感信息以及是否符合業(yè)務(wù)操作流程。審查過程中，如發(fā)現(xiàn)郵件中敏感信息的處理存在不當(dāng)之處，應(yīng)要求發(fā)件人或相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，直至符合要求后再進(jìn)行后續(xù)處理。（四）隔離郵件處理1.解除隔離經(jīng)過審查，確認(rèn)郵件不存在安全風(fēng)險(xiǎn)、符合合規(guī)要求且敏感信息處理得當(dāng)后，審查人員可在郵件系統(tǒng)中操作解除隔離，使郵件恢復(fù)正常流轉(zhuǎn)。對(duì)于因誤判而被隔離的郵件，應(yīng)立即解除隔離，并向相關(guān)人員說明情況，消除誤解。2.刪除郵件若郵件存在嚴(yán)重違規(guī)行為，如涉及違法犯罪內(nèi)容或多次違反公司規(guī)定且拒不整改的，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以刪除處理。刪除郵件應(yīng)做好記錄，包括刪除原因、時(shí)間、審批人等信息。在刪除涉及敏感信息的郵件時(shí)，應(yīng)確保已采取適當(dāng)?shù)拇胧?duì)敏感信息進(jìn)行了妥善處理，防止信息泄露。3.轉(zhuǎn)發(fā)或重新發(fā)送對(duì)于隔離審查后認(rèn)為可以正常流轉(zhuǎn)的郵件，若需要重新發(fā)送或轉(zhuǎn)發(fā)給其他人員，審查人員應(yīng)確認(rèn)操作的必要性和準(zhǔn)確性，并在郵件系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的操作。在轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，應(yīng)向接收方明確說明郵件曾被隔離審查的情況，確保信息的透明度。（五）記錄與跟蹤1.郵件隔離欄管理系統(tǒng)應(yīng)詳細(xì)記錄每一封被隔離郵件的處理過程，包括隔離時(shí)間、解除隔離時(shí)間、審查人員、處理結(jié)果等信息。記錄應(yīng)保存一定期限，以便后續(xù)審計(jì)和查詢。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或存在潛在風(fēng)險(xiǎn)的被隔離郵件，相關(guān)管理人員應(yīng)進(jìn)行跟蹤，確保郵件得到妥善處理，直至風(fēng)險(xiǎn)消除或事項(xiàng)完結(jié)。跟蹤過程中的溝通記錄和處理情況也應(yīng)及時(shí)記錄在案。五、郵件隔離欄使用人員職責(zé)（一）員工職責(zé)1.遵守公司郵件使用規(guī)范，不發(fā)送可能導(dǎo)致郵件被隔離的違規(guī)、違法或存在安全風(fēng)險(xiǎn)的郵件。2.當(dāng)收到郵件隔離通知時(shí)，應(yīng)及時(shí)了解郵件被隔離原因，并配合相關(guān)部門完成審查和處理流程。3.不得擅自嘗試?yán)@過郵件隔離欄獲取被隔離郵件，若對(duì)隔離郵件有疑問或異議，應(yīng)通過正常渠道向郵件管理部門或相關(guān)審查部門咨詢。（二）郵件系統(tǒng)管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)郵件隔離欄的日常維護(hù)和管理，確保郵件系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制、合規(guī)檢查機(jī)制等正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理郵件隔離欄管理系統(tǒng)中的異常情況，如系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等，并做好記錄和匯報(bào)工作。3.根據(jù)公司制度和實(shí)際業(yè)務(wù)需求，定期對(duì)郵件隔離規(guī)則進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，優(yōu)化郵件隔離流程。（三）審查人員職責(zé)1.按照規(guī)定的審查流程和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)被隔離郵件進(jìn)行認(rèn)真審查，確保審查結(jié)果準(zhǔn)確、公正。2.及時(shí)向郵件發(fā)件人、收件人及相關(guān)部門反饋郵件隔離審查情況，提出明確的處理意見和建議。3.對(duì)審查過程中發(fā)現(xiàn)的普遍性問題或潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行總結(jié)分析，并向相關(guān)部門提出改進(jìn)措施和防范建議。（四）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.督促本部門員工遵守郵件隔離欄管理制度，及時(shí)了解本部門郵件被隔離的情況，并協(xié)助處理相關(guān)問題。2.對(duì)涉及本部門重要業(yè)務(wù)或敏感信息的被隔離郵件進(jìn)行審核把關(guān)，確保郵件處理符合部門利益和公司整體要求。3.根據(jù)部門業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，配合公司完善郵件隔離欄管理制度和相關(guān)流程。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門應(yīng)制定年度郵件隔離欄管理制度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)對(duì)象包括新入職員工、郵件使用頻繁的員工以及涉及重要信息處理的崗位員工等，確保全體員工對(duì)郵件隔離欄管理制度有清晰的了解。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.郵件隔離欄的基本概念、功能和作用。2.郵件隔離規(guī)則，包括安全風(fēng)險(xiǎn)類、合規(guī)性類和敏感信息類的具體隔離情形。3.郵件隔離流程，從觸發(fā)隔離到處理結(jié)果反饋的各個(gè)環(huán)節(jié)操作要求。4.員工在郵件隔離欄管理中的職責(zé)和注意事項(xiàng)。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，邀請(qǐng)郵件管理部門、法務(wù)部門、信息安全管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行授課，通過講解、案例分析等方式提高員工對(duì)制度的理解和應(yīng)用能力。2.制作培訓(xùn)手冊(cè)、操作指南等資料，供員工隨時(shí)查閱學(xué)習(xí)。培訓(xùn)手冊(cè)應(yīng)包含制度原文、詳細(xì)的操作流程、常見問題解答等內(nèi)容，并以通俗易懂的語言編寫，便于員工理解。3.利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、即時(shí)通訊工具等渠道發(fā)布郵件隔離欄管理制度相關(guān)的學(xué)習(xí)資料和視頻教程，方便員工自主學(xué)習(xí)。同時(shí)，設(shè)立在線答疑板塊，及時(shí)解答員工在學(xué)習(xí)過程中遇到的問題。（四）宣傳推廣1.在公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等顯著位置發(fā)布郵件隔離欄管理制度的相關(guān)內(nèi)容，包括制度概述、重要規(guī)則摘要、常見問題解答等，提高制度的知曉度。2.通過公司內(nèi)部會(huì)議、郵件等形式，向全體員工傳達(dá)郵件隔離欄管理制度的重要性和具體要求，強(qiáng)調(diào)遵守制度對(duì)保障公司信息安全和正常工作秩序的意義。3.對(duì)于因違反郵件隔離欄管理制度而導(dǎo)致的典型案例進(jìn)行通報(bào)，起到警示作用，引導(dǎo)員工自覺遵守制度規(guī)定。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)郵件隔離欄的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查郵件隔離流程是否合規(guī)、記錄是否完整準(zhǔn)確、審查結(jié)果是否合理等。2.信息安全管理部門實(shí)時(shí)監(jiān)控郵件系統(tǒng)運(yùn)行情況和郵件隔離欄的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)操作或潛在風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)違反郵件隔離欄管理制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的情況，給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核辦法1.將員工遵守郵件隔離欄管理制度的情況納入績(jī)效考核體系。考核內(nèi)容包括是否按照規(guī)定發(fā)送郵件、對(duì)郵件隔離通知的響應(yīng)配合情況、是否存在擅自處理被隔離郵件等行為。2.對(duì)于在郵件隔離欄管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工和部門，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予績(jī)效加分、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)等。3.對(duì)于違反郵件隔離欄管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、績(jī)效扣分、警告、罰款、降職降薪直至解除勞動(dòng)合同等。處罰結(jié)果應(yīng)記錄在員工個(gè)人檔案