證件出入庫管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證件的管理，規(guī)范證件的出入庫流程，確保證件的安全與有效使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及的各類證件，包括但不限于工作證、門禁卡、培訓(xùn)證書、資質(zhì)證書、身份證復(fù)印件等。（三）管理原則1.歸口管理原則：公司證件統(tǒng)一由人力資源部負(fù)責(zé)歸口管理，明確專人負(fù)責(zé)證件的出入庫登記、保管等工作。2.規(guī)范流程原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的證件出入庫流程，確保每一個環(huán)節(jié)都有章可循，嚴(yán)格執(zhí)行。3.安全保密原則：保障證件的安全，防止證件丟失、被盜用等情況發(fā)生，同時對涉及公司機(jī)密的證件要嚴(yán)格保密。二、證件的分類與編號（一）證件分類1.員工證件：包括工作證、門禁卡等，用于員工在公司內(nèi)部的身份識別和通行。2.培訓(xùn)證書：員工參加各類培訓(xùn)后獲得的證書，反映員工的培訓(xùn)經(jīng)歷和專業(yè)技能。3.資質(zhì)證書：公司取得的相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書，如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等。4.其他證件：如身份證復(fù)印件、特殊崗位操作證等。（二）編號規(guī)則為便于管理和查詢，對各類證件進(jìn)行編號。編號規(guī)則如下：1.員工證件：以“YG”開頭，后面接四位數(shù)字，如“YG0001”。2.培訓(xùn)證書：以“PX”開頭，后面接四位數(shù)字，如“PX0001”。3.資質(zhì)證書：以“ZZ”開頭，后面接四位數(shù)字，如“ZZ0001”。4.其他證件：以“QT”開頭，后面接四位數(shù)字，如“QT0001”。三、證件的入庫管理（一）新辦證件入庫1.對于新辦理的員工證件、培訓(xùn)證書、資質(zhì)證書等，相關(guān)部門或個人在領(lǐng)取后應(yīng)及時交至人力資源部。2.人力資源部負(fù)責(zé)證件的接收人員對交來的證件進(jìn)行核對，檢查證件的完整性、準(zhǔn)確性和有效性。核對內(nèi)容包括證件上的個人信息、證件類型、有效期等是否與實際情況相符。3.核對無誤后，接收人員按照編號規(guī)則為證件進(jìn)行編號，并在《證件出入庫登記表》上詳細(xì)記錄證件的名稱、編號、頒發(fā)部門、頒發(fā)日期、有效期、領(lǐng)取人等信息。4.將證件放入專門的證件保管柜中妥善保管，并建立電子檔案，記錄證件的相關(guān)信息，以便查詢和管理。（二）員工歸還證件入庫1.員工離職、調(diào)崗或因其他原因不再需要使用相關(guān)證件時，應(yīng)將證件及時歸還至人力資源部。2.人力資源部接收人員對歸還的證件進(jìn)行再次核對，檢查證件是否完好無損，信息是否準(zhǔn)確無誤。3.核對無誤后，在《證件出入庫登記表》上記錄證件的歸還日期，并注明“已歸還”字樣。4.將歸還的證件重新放入保管柜中，更新電子檔案信息。（三）外部機(jī)構(gòu)歸還證件入庫1.如果有外部機(jī)構(gòu)借用公司的資質(zhì)證書等證件，在借用期限結(jié)束后，外部機(jī)構(gòu)應(yīng)將證件歸還至公司。2.公司相關(guān)對接人員對歸還的證件進(jìn)行檢查，確認(rèn)證件的完整性和有效性。3.檢查無誤后，按照證件入庫流程進(jìn)行登記和保管，并通知人力資源部更新相關(guān)記錄。四、證件的出庫管理（一）員工領(lǐng)用證件1.員工因工作需要領(lǐng)用證件時，應(yīng)填寫《證件領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用證件的名稱、編號、領(lǐng)用原因、預(yù)計歸還日期等信息。2.《證件領(lǐng)用申請表》需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交至人力資源部。3.人力資源部負(fù)責(zé)證件發(fā)放的人員根據(jù)審批后的申請表，在《證件出入庫登記表》上記錄證件的領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息，并將證件發(fā)放給領(lǐng)用人。4.領(lǐng)用人在領(lǐng)取證件時，應(yīng)仔細(xì)核對證件信息，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。（二）外部機(jī)構(gòu)借用證件1.外部機(jī)構(gòu)因業(yè)務(wù)合作等原因需要借用公司證件時，需提前向公司提交《證件借用申請表》，詳細(xì)說明借用證件的名稱、編號、借用原因、借用期限等內(nèi)容。2.《證件借用申請表》需經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交至人力資源部。3.人力資源部對借用申請進(jìn)行審核，審核通過后，與外部機(jī)構(gòu)簽訂《證件借用協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括證件的保管責(zé)任、歸還時間、違約責(zé)任等。4.根據(jù)《證件借用協(xié)議》和《證件借用申請表》，在《證件出入庫登記表》上記錄證件的借用日期、借用機(jī)構(gòu)、借用期限等信息，并將證件發(fā)放給外部機(jī)構(gòu)指定的人員。5.在證件借用期限內(nèi)，人力資源部負(fù)責(zé)定期跟蹤外部機(jī)構(gòu)對證件的使用情況，提醒其按時歸還。（三）特殊情況的證件出庫1.如因緊急工作需要，員工無法提前填寫《證件領(lǐng)用申請表》，可先口頭向所在部門負(fù)責(zé)人申請，經(jīng)同意后直接到人力資源部領(lǐng)取證件，但事后需及時補(bǔ)辦申請手續(xù)。2.對于涉及公司重大項目或重要活動的證件使用，如有特殊要求，可根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，特事特辦，但必須做好詳細(xì)的記錄和審批手續(xù)。五、證件的保管與維護(hù)（一）保管要求1.人力資源部應(yīng)設(shè)立專門的證件保管柜，用于存放各類證件。保管柜應(yīng)具備防火、防潮、防盜等功能，確保證件的安全。2.對不同類型的證件應(yīng)分類存放，便于查找和管理。同時，要建立清晰的標(biāo)識，注明證件的類別、編號等信息。3.定期對證件保管柜進(jìn)行檢查和清理，確保柜內(nèi)環(huán)境整潔，證件擺放有序。（二）維護(hù)措施1.對于有有效期的證件，人力資源部應(yīng)定期進(jìn)行梳理，提前提醒相關(guān)人員在證件到期前辦理換證或延期手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)證件有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時進(jìn)行處理。對于損壞的證件，能修復(fù)的進(jìn)行修復(fù)，無法修復(fù)的及時申請補(bǔ)辦；對于遺失的證件，要立即采取掛失等措施，并按照規(guī)定流程進(jìn)行補(bǔ)辦。3.對電子檔案中的證件信息要定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要及時更新證件信息，確保電子檔案與實際證件情況一致。六、證件的盤點與清查（一）定期盤點1.人力資源部應(yīng)定期對證件進(jìn)行盤點，原則上每月進(jìn)行一次小盤點，每季度進(jìn)行一次大盤點。2.盤點時，要對照《證件出入庫登記表》和電子檔案，逐一核對證件的數(shù)量、編號、狀態(tài)等信息，確保賬實相符。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，如證件缺失、信息不符等，要及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）不定期清查1.公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門有權(quán)對證件管理情況進(jìn)行不定期清查。2.清查時，人力資源部應(yīng)積極配合，提供相關(guān)的證件資料和記錄。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或管理漏洞，要及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。七、違規(guī)處理（一）員工違規(guī)處理1.員工如有以下違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：未按規(guī)定流程領(lǐng)用、歸還證件，每次給予警告處分；擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件，給予記過處分，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動合同；因保管不善導(dǎo)致證件丟失或損壞，照價賠償，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.員工離職時未歸還全部領(lǐng)用證件的，公司將暫停辦理離職手續(xù)，直至證件全部歸還。同時，按照公司規(guī)定追究其相關(guān)責(zé)任。（二）外部機(jī)構(gòu)違規(guī)處理1.外部機(jī)構(gòu)在借用公司證件期間，如有以下違規(guī)行為，公司有權(quán)終止借用協(xié)議，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任：未按協(xié)議約定使用證件，將證件用于非授權(quán)的業(yè)務(wù)活動；擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改或偽造公司證件；未在規(guī)定期限內(nèi)歸還證件，每逾期一天按照借用協(xié)議約定支付違約金。