記錄與檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司記錄與檔案的管理，確保記錄的完整性、準確性和可追溯性，以及檔案的有效保存、利用和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類記錄與檔案的管理。（三）職責分工1.人力資源部負責制定、修訂和完善公司記錄與檔案管理制度。指導、監(jiān)督各部門記錄與檔案管理工作。集中管理公司重要檔案，如人事檔案、合同檔案等。2.各部門負責本部門記錄與檔案的收集、整理、保管和定期歸檔工作。明確專人負責記錄與檔案管理，確保工作的順利開展。按照公司規(guī)定的時間和要求，向人力資源部移交相關(guān)檔案。二、記錄管理（一）記錄的定義與分類1.定義：記錄是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和資料。2.分類行政類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、通知、報告等。人事類：員工入職申請表、勞動合同、績效考核記錄、培訓記錄、考勤記錄等。財務(wù)類：會計憑證、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。業(yè)務(wù)類：銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告、客戶反饋等。其他類：根據(jù)公司實際情況確定的其他記錄，如工程圖紙、技術(shù)文件等。（二）記錄的填寫要求1.內(nèi)容真實：記錄應(yīng)如實反映工作實際情況，不得虛假填寫。2.字跡清晰：填寫的文字、數(shù)字應(yīng)清晰可辨，易于識別。3.及時準確：按照規(guī)定的時間和要求及時填寫記錄，確保信息準確無誤。4.完整齊全：記錄應(yīng)包含所有必要的信息，不得遺漏重要內(nèi)容。（三）記錄的收集與整理1.收集各部門應(yīng)指定專人負責記錄的收集工作，確保記錄不丟失、不遺漏。對于外來文件和資料，應(yīng)及時進行簽收、登記，并分發(fā)到相關(guān)部門。2.整理收集后的記錄應(yīng)按照分類標準進行整理，確保同類記錄集中存放。對記錄進行編號、編目，以便于查找和管理。去除記錄中的無關(guān)信息，如空白頁、重復頁等，保證記錄的簡潔性。（四）記錄的保管1.保管方式根據(jù)記錄的性質(zhì)和重要程度，可采用紙質(zhì)檔案、電子檔案或其他形式進行保管。紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序排列，便于查找。電子記錄應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管期限不同類型的記錄應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定保管期限。一般行政類記錄保管期限為[X]年，人事類記錄保管期限為[X]年，財務(wù)類記錄保管期限為[X]年，業(yè)務(wù)類記錄保管期限根據(jù)實際情況確定。對于重要的長期記錄，如公司歷史檔案、重大項目資料等，應(yīng)永久保存。3.保管環(huán)境檔案存放地點應(yīng)保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好。定期對檔案進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（五）記錄的查閱與借閱1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄時，應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時間。經(jīng)所在部門負責人批準后，到指定地點查閱記錄。查閱時應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進行，不得擅自涂改、復印或帶出檔案。2.借閱因特殊原因需要借閱記錄的，應(yīng)填寫《記錄借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限和歸還時間。經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在記錄上涂改、污損或丟失。歸還時應(yīng)進行認真核對，確保記錄完好無損。（六）記錄的銷毀1.銷毀條件記錄保管期限屆滿或已失去保存價值的，可進行銷毀。因公司合并、分立、撤銷等原因?qū)е掠涗洸辉傩枰４娴?，可進行銷毀。2.銷毀程序由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《記錄銷毀申請表》，注明銷毀記錄的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。銷毀記錄時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。銷毀完成后，監(jiān)銷人應(yīng)在《記錄銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。三、檔案管理（一）檔案的定義與分類1.定義：檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.分類綜合檔案：包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等公司證照檔案；公司發(fā)展規(guī)劃、年度計劃、總結(jié)等重要文件檔案。人事檔案：員工個人基本信息、學歷證書、工作經(jīng)歷、培訓記錄、績效考核、獎懲情況等檔案。財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等檔案。業(yè)務(wù)檔案：銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量控制檔案、客戶關(guān)系管理檔案等。其他檔案：根據(jù)公司實際情況確定的其他檔案，如工程檔案、技術(shù)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等。（二）檔案的收集與歸檔1.收集各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作過程中形成的各類檔案材料。對于重要的文件、合同等，應(yīng)在形成后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促。2.歸檔檔案管理部門收到各部門移交的檔案材料后，應(yīng)按照分類標準進行整理和歸檔。對歸檔的檔案進行編號、編目、裝訂，建立檔案目錄索引，便于查找和利用。歸檔的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)進行修復或補充。（三）檔案的保管1.保管方式檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，按照類別和時間順序排列存放。檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。2.保管期限檔案保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般檔案保管期限為[X]年，重要檔案保管期限為[X]年，長期檔案應(yīng)永久保存。3.保管環(huán)境檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。定期對檔案進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復和復制。（四）檔案的查閱與借閱1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時間。經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱檔案。查閱時應(yīng)在指定的地點進行，不得擅自涂改、復印或帶出檔案。如需查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。2.借閱因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限和歸還時間。經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損或丟失。歸還時應(yīng)進行認真核對，確保檔案完好無損。（五）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和專業(yè)人員組成。鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。對已超過保管期限或已失去保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理。2.銷毀檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。銷毀完成后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。四、信息化管理（一）記錄與檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立記錄與檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)記錄與檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.信息化系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、數(shù)據(jù)安全防護等功能，確保記錄與檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將紙質(zhì)記錄和檔案信息錄入信息化系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.檔案管理部門應(yīng)定期對信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)與實際情況一致。（三）信息安全管理1.加強對記錄與檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對信息化系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復，防止病毒、黑客等攻擊。3.對涉及公司機密的記錄與檔案信息，應(yīng)采取加密存儲、傳輸?shù)却胧_保信息安全。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人力資源部定期對各部門記錄與檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄與檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的