行政部清單管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范行政部工作流程，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本清單管理制度。本制度旨在明確行政部各項工作任務(wù)的清單化管理方式，使工作責(zé)任清晰、流程透明，便于監(jiān)督和考核，從而提升行政部整體工作效能，為公司的穩(wěn)定運營提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工，涵蓋行政部所負(fù)責(zé)的各類事務(wù)，包括但不限于辦公用品管理、文件檔案管理、會議組織安排、車輛調(diào)度使用、辦公區(qū)域環(huán)境維護(hù)等工作內(nèi)容。（三）基本原則1.清單明晰原則：各項工作任務(wù)以清單形式詳細(xì)列出，明確工作內(nèi)容、責(zé)任人員、完成標(biāo)準(zhǔn)、時間節(jié)點等關(guān)鍵要素，確保每位員工清楚知曉工作要求。2.責(zé)任到人原則：每項清單任務(wù)都明確指定具體的責(zé)任人，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的工作推諉現(xiàn)象，確保工作有人抓、有人管。3.動態(tài)調(diào)整原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、組織架構(gòu)變化以及工作實際情況，適時對清單內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，確保清單管理制度的有效性和適應(yīng)性。4.監(jiān)督考核原則：建立健全監(jiān)督考核機(jī)制，對清單任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和評估，將考核結(jié)果與員工績效掛鉤，激勵員工積極履行工作職責(zé)。二、辦公用品管理清單（一）辦公用品采購清單1.需求調(diào)研責(zé)任人：行政專員A完成標(biāo)準(zhǔn)：每季度末收集各部門辦公用品需求信息，形成詳細(xì)的需求調(diào)研報告。時間節(jié)點：每季度最后一周2.采購預(yù)算編制責(zé)任人：行政專員A完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)需求調(diào)研報告和公司財務(wù)預(yù)算要求，編制下一季度辦公用品采購預(yù)算，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。時間節(jié)點：每季度最后一周3.供應(yīng)商篩選與確定責(zé)任人：行政主管完成標(biāo)準(zhǔn)：通過市場調(diào)研、供應(yīng)商評估等方式，篩選出至少三家符合要求的辦公用品供應(yīng)商，并確定最終合作供應(yīng)商。時間節(jié)點：每年年初4.采購訂單下達(dá)責(zé)任人：行政專員A完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購預(yù)算和實際需求，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。時間節(jié)點：根據(jù)辦公用品庫存情況和需求時間，提前[X]天下達(dá)訂單5.采購進(jìn)度跟蹤責(zé)任人：行政專員A完成標(biāo)準(zhǔn)：定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保辦公用品按時、按質(zhì)、按量到貨。時間節(jié)點：每周更新采購進(jìn)度報表（二）辦公用品庫存管理清單1.入庫登記責(zé)任人：行政專員B完成標(biāo)準(zhǔn)：辦公用品到貨后，及時進(jìn)行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，無誤后辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬。時間節(jié)點：辦公用品到貨當(dāng)日2.庫存盤點責(zé)任人：行政主管完成標(biāo)準(zhǔn)：每月末組織一次全面的辦公用品庫存盤點，確保賬實相符。對盤點結(jié)果進(jìn)行分析，形成盤點報告，提出庫存管理建議。時間節(jié)點：每月最后一周3.庫存預(yù)警設(shè)置責(zé)任人：行政專員B完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)辦公用品的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)置合理的庫存預(yù)警線。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，及時提醒行政主管安排采購。時間節(jié)點：實時監(jiān)控庫存數(shù)量，達(dá)到預(yù)警線時立即發(fā)出預(yù)警（三）辦公用品領(lǐng)用清單1.領(lǐng)用申請責(zé)任人：各部門員工完成標(biāo)準(zhǔn)：填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。時間節(jié)點：根據(jù)實際需求隨時提交申請2.領(lǐng)用審批責(zé)任人：行政主管完成標(biāo)準(zhǔn)：對領(lǐng)用申請進(jìn)行審核，根據(jù)庫存情況和部門實際需求，決定是否批準(zhǔn)領(lǐng)用申請。對于超出合理范圍的領(lǐng)用申請，需與部門負(fù)責(zé)人溝通協(xié)商。時間節(jié)點：收到領(lǐng)用申請后[X]個工作日內(nèi)完成審批3.物品發(fā)放責(zé)任人：行政專員B完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)審批通過的領(lǐng)用申請表，向員工發(fā)放辦公用品，并在庫存臺賬上記錄領(lǐng)用情況。時間節(jié)點：審批通過后當(dāng)日發(fā)放三、文件檔案管理清單（一）文件起草與審核清單1.文件起草責(zé)任人：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定人員完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)工作需要，按照公司文件格式規(guī)范和內(nèi)容要求，起草各類文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言通順。時間節(jié)點：根據(jù)文件緊急程度和工作安排確定2.文件初審責(zé)任人：起草部門負(fù)責(zé)人完成標(biāo)準(zhǔn)：對起草的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件內(nèi)容是否符合公司政策、法規(guī)要求，是否與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)一致，格式是否規(guī)范。時間節(jié)點：文件起草完成后[X]個工作日內(nèi)完成初審3.文件送審責(zé)任人：起草部門負(fù)責(zé)人完成標(biāo)準(zhǔn)：將初審?fù)ㄟ^的文件提交給行政部進(jìn)行審核，并附上相關(guān)背景資料和說明。時間節(jié)點：初審?fù)瓿珊螽?dāng)日送審4.行政部審核責(zé)任人：行政主管完成標(biāo)準(zhǔn)：對送審文件進(jìn)行全面審核，重點檢查文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及格式規(guī)范性。提出審核意見，與起草部門溝通修改。時間節(jié)點：收到送審文件后[X]個工作日內(nèi)完成審核（二）文件編號與登記清單1.文件編號責(zé)任人：行政專員C完成標(biāo)準(zhǔn)：按照公司文件編號規(guī)則，為審核通過的文件分配唯一的編號，確保文件編號的連續(xù)性和規(guī)范性。時間節(jié)點：審核通過后當(dāng)日編號2.文件登記責(zé)任人：行政專員C完成標(biāo)準(zhǔn)：建立文件登記臺賬，詳細(xì)記錄文件編號、名稱、起草部門、起草人、審核人、批準(zhǔn)人、印發(fā)日期、印發(fā)范圍等信息。時間節(jié)點：編號完成后當(dāng)日登記（三）文件印發(fā)與存檔清單1.文件印發(fā)責(zé)任人：行政專員C完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)文件批準(zhǔn)意見，按照印發(fā)范圍進(jìn)行文件打印、復(fù)印、裝訂等工作，并及時發(fā)放給相關(guān)部門和人員。時間節(jié)點：批準(zhǔn)后[X]個工作日內(nèi)完成印發(fā)2.文件存檔責(zé)任人：行政專員C完成標(biāo)準(zhǔn)：將文件的紙質(zhì)版和電子版按照檔案管理要求進(jìn)行分類存檔，確保文件資料的完整性和可查閱性。時間節(jié)點：印發(fā)完成后當(dāng)日存檔（四）文件借閱與歸還清單1.借閱申請責(zé)任人：公司內(nèi)部員工完成標(biāo)準(zhǔn)：填寫文件借閱申請表，注明借閱文件名稱、借閱原因、預(yù)計歸還日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。時間節(jié)點：根據(jù)實際需求隨時提交申請2.借閱審批責(zé)任人：行政主管完成標(biāo)準(zhǔn)：對借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)文件的重要性和保密性，決定是否批準(zhǔn)借閱申請。對于涉及公司機(jī)密的文件，需嚴(yán)格控制借閱范圍和審批流程。時間節(jié)點：收到借閱申請后[X]個工作日內(nèi)完成審批3.文件借閱責(zé)任人：行政專員C完成標(biāo)準(zhǔn)：按照審批意見，向借閱人提供文件，并在借閱登記本上記錄借閱信息，包括借閱人姓名、部門、文件名稱、借閱日期、預(yù)計歸還日期等。時間節(jié)點：審批通過后當(dāng)日借閱4.文件歸還責(zé)任人：借閱人完成標(biāo)準(zhǔn)：在預(yù)計歸還日期前歸還借閱文件，行政專員C對歸還文件進(jìn)行檢查，確保文件完好無損。在借閱登記本上記錄歸還日期，并注銷借閱記錄。時間節(jié)點：預(yù)計歸還日期當(dāng)日或之前歸還四、會議組織安排清單（一）會議計劃制定清單1.會議需求收集責(zé)任人：行政專員D完成標(biāo)準(zhǔn)：每月初收集各部門會議需求信息，包括會議主題、時間、地點、參會人員等，形成會議需求匯總表。時間節(jié)點：每月第一周2.會議計劃編制責(zé)任人：行政主管完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)會議需求匯總表，結(jié)合公司整體工作安排，編制月度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容。時間節(jié)點：每月第二周3.會議計劃審批責(zé)任人：公司領(lǐng)導(dǎo)完成標(biāo)準(zhǔn)：將月度會議計劃提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，確保會議安排符合公司工作重點和資源配置情況。時間節(jié)點：每月第三周（二）會議籌備清單1.會議通知發(fā)送責(zé)任人：行政專員D完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)會議計劃，提前[X]天向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、參會要求等信息。確保通知發(fā)送及時、準(zhǔn)確，覆蓋所有參會人員。時間節(jié)點：會議前[X]天2.會議資料準(zhǔn)備責(zé)任人：相關(guān)部門或指定人員完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備會議所需的資料，如匯報材料、文件、演示文稿等。資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，符合會議主題和要求。時間節(jié)點：會議前[X]天3.會議場地布置責(zé)任人：行政專員E完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)會議類型和規(guī)模，提前對會議場地進(jìn)行布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀安裝、資料擺放等。確保會議場地整潔、舒適，設(shè)備正常運行。時間節(jié)點：會議前[X]小時（三）會議服務(wù)清單1.會議簽到責(zé)任人：行政專員E完成標(biāo)準(zhǔn)：在會議開始前[X]分鐘開始簽到，準(zhǔn)備簽到表，記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。確保簽到工作有序進(jìn)行，簽到表填寫完整、準(zhǔn)確。時間節(jié)點：會議開始前[X]分鐘2.茶水服務(wù)責(zé)任人：行政專員F完成標(biāo)準(zhǔn)：在會議期間為參會人員提供茶水服務(wù)，保持水杯水位，及時清理桌面雜物。確保茶水供應(yīng)充足、及時，服務(wù)周到。時間節(jié)點：會議期間全程服務(wù)3.會議記錄責(zé)任人：行政專員D（或指定專人）完成標(biāo)準(zhǔn)：認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言要點、討論結(jié)果、決議事項等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，會后及時整理形成會議紀(jì)要。時間節(jié)點：會議期間全程記錄，會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要整理（四）會議后續(xù)跟進(jìn)清單1.會議紀(jì)要分發(fā)責(zé)任人：行政專員D完成標(biāo)準(zhǔn)：將整理好的會議紀(jì)要及時分發(fā)給參會人員和相關(guān)部門，確保會議精神傳達(dá)準(zhǔn)確、及時。時間節(jié)點：會議紀(jì)要整理完成后當(dāng)日分發(fā)2.決議事項跟蹤責(zé)任人：行政專員D（或指定專人）完成標(biāo)準(zhǔn)：對會議決議事項進(jìn)行跟蹤，定期檢查決議執(zhí)行情況，及時向相關(guān)責(zé)任人反饋進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。時間節(jié)點：根據(jù)決議事項的時間要求，定期跟蹤反饋五、車輛調(diào)度使用清單（一）車輛需求申請清單1.用車申請責(zé)任人：公司內(nèi)部員工完成標(biāo)準(zhǔn)：填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。時間節(jié)點：根據(jù)用車需求提前[X]天提交申請2.用車審批責(zé)任人：行政主管完成標(biāo)準(zhǔn)：對用車申請進(jìn)行審核，根據(jù)車輛使用情況和工作實際需求，決定是否批準(zhǔn)用車申請。對于緊急用車需求，優(yōu)先安排。時間節(jié)點：收到用車申請后[X]個工作日內(nèi)完成審批（二）車輛調(diào)度安排清單1.車輛調(diào)度責(zé)任人：行政專員G完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)用車審批結(jié)果，結(jié)合車輛狀態(tài)和司機(jī)排班情況，合理安排車輛調(diào)度。確保車輛按時到達(dá)指定地點，滿足員工用車需求。時間節(jié)點：審批通過后當(dāng)日安排車輛調(diào)度2.司機(jī)通知責(zé)任人：行政專員G完成標(biāo)準(zhǔn)：將車輛調(diào)度信息及時通知司機(jī)，明確出車時間、地點、任務(wù)等要求。確保司機(jī)提前做好出車準(zhǔn)備，按時出車。時間節(jié)點：車輛調(diào)度安排后[X]小時內(nèi)通知司機(jī)（三）車輛使用過程跟蹤清單1.出車檢查責(zé)任人：司機(jī)完成標(biāo)準(zhǔn)：出車前對車輛進(jìn)行全面檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、機(jī)油、水箱等，確保車輛性能良好，安全設(shè)施齊全有效。時間節(jié)點：出車前[X]分鐘完成檢查2.行駛過程監(jiān)控責(zé)任人：行政專員G（通過車輛定位系統(tǒng)或其他方式）完成標(biāo)準(zhǔn)：實時監(jiān)控車輛行駛狀態(tài)，確保車輛按照規(guī)定路線行駛，避免出現(xiàn)違規(guī)行為。如發(fā)現(xiàn)異常情況，及時與司機(jī)聯(lián)系并采取相應(yīng)措施。時間節(jié)點：車輛行駛過程中全程監(jiān)控3.用車反饋責(zé)任人：乘車人完成標(biāo)準(zhǔn)：用車結(jié)束后，乘車人對車輛使用情況進(jìn)行反饋，包括車輛性能、司機(jī)服務(wù)態(tài)度等方面的意見和建議。時間節(jié)點：用車結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)反饋（四）車輛歸還與維護(hù)清單1.車輛歸還責(zé)任人：司機(jī)完成標(biāo)準(zhǔn)：用車結(jié)束后，司機(jī)及時將車輛歸還至指定地點，并向行政專員G報告車輛使用情況。對車輛進(jìn)行清潔，補充燃油、機(jī)油等物資。時間節(jié)點：用車結(jié)束后當(dāng)日歸還2.車輛維護(hù)責(zé)任人：行政專員G完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)車輛行駛里程、使用時間以及司機(jī)反饋情況，定期安排車輛維護(hù)保養(yǎng)工作。建立車輛維護(hù)檔案，記錄維護(hù)內(nèi)容、維修時間、維修費用等信息。時間節(jié)點：根據(jù)車輛維護(hù)計劃定期安排維護(hù)保養(yǎng)六、辦公區(qū)域環(huán)境維護(hù)清單（一）日常清潔清單1.公共區(qū)域清潔責(zé)任人：保潔人員完成標(biāo)準(zhǔn)：每天定時對辦公區(qū)域的公共區(qū)域進(jìn)行清潔，包括走廊、樓梯、電梯、衛(wèi)生間、會議室等。保持公共區(qū)域地面干凈、無雜物，門窗玻璃明亮，衛(wèi)生間無異味。時間節(jié)點：工作日每天上午和下午各進(jìn)行一次清潔2.辦公區(qū)域桌面清潔責(zé)任人：各部門員工自行負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域桌面清潔，行政部定期檢查完成標(biāo)準(zhǔn)：員工每天下班前清理辦公桌面，整理文件、辦公用品等，保持桌面整潔有序。行政部每周至少檢查一次，確保整體辦公環(huán)境整潔。時間節(jié)點：每天下班前及每周定期檢查（二）設(shè)施設(shè)備維護(hù)清單1.辦公設(shè)備檢查責(zé)任人：行政專員H完成標(biāo)準(zhǔn)：每周對辦公區(qū)域的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、空調(diào)、照明設(shè)備等。檢查設(shè)備運行狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并記錄故障問題。時間節(jié)點：每周固定時間進(jìn)行檢查2.維修申請與處理責(zé)任人：行政專員H完成標(biāo)準(zhǔn)：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的設(shè)施設(shè)備故障問題，及時填寫維修申請表，提交給維修部門進(jìn)行維修。跟蹤維修進(jìn)度，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常運行。時間節(jié)點：發(fā)現(xiàn)故障問題當(dāng)日提交維修申請，維修完成后及時驗收（三）綠植養(yǎng)護(hù)清單1.綠植澆水責(zé)任人：保潔人員完成標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)綠植的種類和生長需求，定期為辦公區(qū)域的綠植澆水，確保土壤濕潤，植物生長良好。時間節(jié)點：每周[X