行政部合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部及各部門(mén)對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平、公正的原則，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)（一）行政部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與重大合同的談判、起草、審核、簽訂等工作，提供法律支持和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。3.負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺(tái)賬。4.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等工作。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，確保合同的合法性、真實(shí)性和有效性。2.及時(shí)向行政部報(bào)送合同簽訂、履行、變更、終止等情況，配合行政部做好合同管理工作。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)合同糾紛的前期處理工作，及時(shí)向行政部報(bào)告合同糾紛情況，并提供相關(guān)資料和信息。（三）法務(wù)部門(mén)職責(zé)（如有）1.參與重大合同的審核，提供專(zhuān)業(yè)的法律意見(jiàn)和建議，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.協(xié)助行政部處理合同糾紛，參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等工作。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出簽訂合同的申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同審批表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱(chēng)、對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款，并附上相關(guān)背景資料和合同草稿。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)后報(bào)行政部審核。4.行政部對(duì)合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。審核通過(guò)后，報(bào)總經(jīng)理審批。5.總經(jīng)理對(duì)合同進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)。審批通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。6.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件交行政部統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、保管，并將合同副本分送相關(guān)部門(mén)。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的格式文本，如無(wú)統(tǒng)一格式文本，可參照國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文本起草。2.合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確，避免使用模糊、歧義或容易引起爭(zhēng)議的語(yǔ)言。3.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是違約責(zé)任條款應(yīng)具體、明確，具有可操作性。（三）合同簽訂注意事項(xiàng)1.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等情況，確保對(duì)方當(dāng)事人具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。2.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人就合同條款進(jìn)行充分協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后再簽訂合同。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)，如會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件等。3.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同草稿提交行政部審核，行政部應(yīng)重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。審核通過(guò)后，報(bào)總經(jīng)理審批。4.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保合同加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章，并由法定代表人或授權(quán)代表人簽字。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，不得模糊、遺漏。5.簽訂合同后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件交行政部統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、保管，并將合同副本分送相關(guān)部門(mén)。四、合同履行管理（一）合同履行原則1.全面履行原則：合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，包括履行的主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式等。2.協(xié)作履行原則：合同雙方應(yīng)相互協(xié)作，共同完成合同約定的義務(wù)。一方履行義務(wù)時(shí)，對(duì)方應(yīng)提供必要的協(xié)助和配合。3.經(jīng)濟(jì)合理原則：合同雙方應(yīng)在履行合同過(guò)程中遵循經(jīng)濟(jì)合理的原則，選擇適當(dāng)?shù)穆男蟹绞胶头椒ǎ档吐男谐杀?，提高履行效率。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同簽訂時(shí)間、履行期限、履行進(jìn)度、付款情況、驗(yàn)收情況等。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對(duì)方當(dāng)事人履行義務(wù)或承擔(dān)違約責(zé)任。3.行政部應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，重點(diǎn)檢查合同的履行進(jìn)度、付款情況、驗(yàn)收情況等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門(mén)了解情況，并督促業(yè)務(wù)部門(mén)采取措施解決問(wèn)題。（三）合同變更管理1.合同履行過(guò)程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同變更審批表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等，并附上相關(guān)背景資料和變更后的合同草稿。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)后報(bào)行政部審核。4.行政部對(duì)合同變更進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同變更的合法性、合規(guī)性、必要性、可行性等方面。審核通過(guò)后，報(bào)總經(jīng)理審批。5.總經(jīng)理對(duì)合同變更進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)。審批通過(guò)的合同變更，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂變更協(xié)議，并將變更協(xié)議原件交行政部統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、保管。（四）合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料和文件，將合同原件及相關(guān)資料交行政部統(tǒng)一歸檔、保管。3.合同終止后，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人存在違約行為或其他需要追究責(zé)任的情況，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，并配合行政部做好相關(guān)處理工作。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料交行政部統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、保管。2.合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的與合同有關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，如往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集整理，并交行政部統(tǒng)一歸檔、保管。（二）合同檔案的整理與歸檔1.行政部應(yīng)按照合同的類(lèi)別、年度、編號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立合同檔案目錄，便于查找和利用。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目、上架等；電子檔案應(yīng)按照公司電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)、備份、檢索等。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）合同檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在行政部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出行政部。2.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到行政部查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在行政部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出行政部。查閱過(guò)程中，行政部應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。3.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱時(shí)，應(yīng)在行政部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出公司。4.公司外部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到行政部辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱時(shí)，應(yīng)在行政部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出公司。借閱過(guò)程中，行政部應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并對(duì)借閱情況進(jìn)行記錄。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.行政部應(yīng)定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析合同管理過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如合同條款風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)方當(dāng)事人信用風(fēng)險(xiǎn)、合同履行風(fēng)險(xiǎn)、合同變更風(fēng)險(xiǎn)、合同終止風(fēng)險(xiǎn)等。2.行政部應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如加強(qiáng)合同審核、完善合同條款、加強(qiáng)對(duì)方當(dāng)事人信用管理、加強(qiáng)合同履行跟蹤與監(jiān)督、規(guī)范合同變更與終止管理等。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.加強(qiáng)合同審核：行政部應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理制度的要求，對(duì)合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面，確保合同條款符合法律法規(guī)及公司利益。2.完善合同條款：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同起草過(guò)程中，充分考慮各種風(fēng)險(xiǎn)因素，完善合同條款，特別是違約責(zé)任條款應(yīng)具體、明確，具有可操作性，以降低合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。3.加強(qiáng)對(duì)方當(dāng)事人信用管理：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在簽訂合同前，認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等情況，建立對(duì)方當(dāng)事人信用檔案，對(duì)信用狀況不良的對(duì)方當(dāng)事人應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同。4.加強(qiáng)合同履行跟蹤與監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對(duì)方當(dāng)事人履行義務(wù)或承擔(dān)違約責(zé)任。5.規(guī)范合同變更與終止管理：合同履行過(guò)程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，按照合同變更流程進(jìn)行審批和簽訂變更協(xié)議。合同終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)終止手續(xù)，清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料和文件。七、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.及時(shí)處理原則：合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，并積極采取措施進(jìn)行處理，避免糾紛擴(kuò)大化。2.依法處理原則：合同糾紛的處理應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，依法維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.協(xié)商解決原則：合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)首先與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)，如會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件等。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，并提供相關(guān)資料和信息，包括合同文本、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。2.行政部對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)報(bào)告的合同糾紛情況進(jìn)行了解和分析，提出初步處理意見(jiàn)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同糾紛處理意見(jiàn)進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)后，由行政部牽頭，組織業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員成立合同糾紛處理小組，負(fù)責(zé)具體處理合同糾紛。4.合同糾紛處理小組應(yīng)根據(jù)合同糾紛的具體情況，制定處理方案，明確處理目標(biāo)、處理措施、處理時(shí)間等。處理方案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同糾紛處理小組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。5.合同糾紛處理小組應(yīng)積極與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)注意保留