行政類文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政類文件的管理，確保文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和有效性，提高公司行政管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部行政類文件的起草、審核、發(fā)布、執(zhí)行、修訂、廢止及保管等全過程管理。行政類文件包括但不限于公司紅頭文件、通知、公告、報告、決定、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。（三）基本原則1.合法性原則：文件內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.準(zhǔn)確性原則：文件表述應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。3.規(guī)范性原則：文件格式、編號、排版等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)范。4.時效性原則：文件應(yīng)及時更新，確保其有效性和適用性。5.保密性原則：涉及公司機密的文件應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、文件起草（一）起草部門與人員1.根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)文件的起草工作。涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭，會同相關(guān)部門共同起草。2.起草人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和文字表達(dá)能力，熟悉公司業(yè)務(wù)和相關(guān)規(guī)定。（二）起草要求1.內(nèi)容要求明確文件的目的、依據(jù)、適用范圍、具體內(nèi)容和要求等。語言簡潔明了，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免冗長和復(fù)雜的表述。確保文件內(nèi)容具有可操作性，能夠指導(dǎo)實際工作。2.格式要求按照公司統(tǒng)一的文件格式模板進(jìn)行起草，包括文件標(biāo)題、文號、主送單位、正文、附件、落款等。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。文號應(yīng)按照公司規(guī)定的編號規(guī)則編制，確保唯一性。三、文件審核（一）審核流程1.部門初審：起草部門完成文件初稿后，應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部審核，確保文件內(nèi)容符合部門職責(zé)和工作要求。審核通過后，將文件提交至行政部門。2.行政審核：行政部門收到文件后，對文件的格式、編號、文字表述等進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與起草部門溝通修改。審核通過后，將文件提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審核。3.領(lǐng)導(dǎo)審核：分管領(lǐng)導(dǎo)對文件的內(nèi)容和必要性進(jìn)行審核，提出審核意見。對于重要文件，需提交總經(jīng)理審批。（二）審核要點1.合法性審核：檢查文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性審核：核實文件表述是否準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，邏輯是否嚴(yán)密。3.規(guī)范性審核：審查文件格式、編號、排版等是否符合公司規(guī)范。4.協(xié)調(diào)性審核：確保文件與公司其他相關(guān)文件不沖突，政策措施相互協(xié)調(diào)。5.必要性審核：評估文件是否有必要發(fā)布，是否能夠解決實際問題。四、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)：重要文件通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，供全體員工查閱和下載。2.紙質(zhì)文件：對于一些需要員工簽收或存檔的文件，可印發(fā)紙質(zhì)文件。3.會議傳達(dá)：涉及重要事項的文件，可通過會議形式進(jìn)行傳達(dá)和講解。（二）發(fā)布程序1.經(jīng)審核通過的文件，由行政部門按照規(guī)定的發(fā)布方式進(jìn)行發(fā)布。2.在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的文件，應(yīng)確保文件內(nèi)容清晰、完整，便于員工查閱。同時，應(yīng)設(shè)置文件的發(fā)布范圍和權(quán)限，確保文件的保密性。3.印發(fā)紙質(zhì)文件時，應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印刷，并確保文件的格式和內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。文件印刷完成后，由行政部門負(fù)責(zé)分發(fā)至相關(guān)部門和人員。4.通過會議傳達(dá)文件時，應(yīng)提前將文件發(fā)放給參會人員，并安排專人進(jìn)行講解，確保參會人員理解文件精神。五、文件執(zhí)行（一）傳達(dá)與培訓(xùn)1.文件發(fā)布后，各部門應(yīng)及時組織員工進(jìn)行傳達(dá)和學(xué)習(xí)，確保員工了解文件的內(nèi)容和要求。2.對于涉及員工工作流程、操作規(guī)范等重要文件，相關(guān)部門應(yīng)組織專門的培訓(xùn)，確保員工能夠正確執(zhí)行文件規(guī)定。（二）執(zhí)行監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人是本部門文件執(zhí)行的第一責(zé)任人，應(yīng)確保部門員工嚴(yán)格按照文件要求開展工作。2.行政部門負(fù)責(zé)對文件執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門整改。3.對于違反文件規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行處理。六、文件修訂（一）修訂情形1.國家法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，導(dǎo)致公司文件與之不符。2.公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變動，文件內(nèi)容需要相應(yīng)修改。3.文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題，需要對文件進(jìn)行完善。4.其他需要修訂文件的情形。（二）修訂程序1.由相關(guān)部門或人員提出文件修訂申請，說明修訂的原因和內(nèi)容。2.行政部門對修訂申請進(jìn)行審核，符合修訂條件的，安排起草人員進(jìn)行修訂。3.修訂后的文件按照文件審核和發(fā)布程序進(jìn)行處理。七、文件廢止（一）廢止情形1.文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策已廢止或失效。2.文件規(guī)定的事項已完成或不再適用。3.因其他原因需要廢止的文件。（二）廢止程序1.由行政部門定期對公司文件進(jìn)行清理，提出廢止文件的清單。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)布文件廢止通知，明確廢止文件的名稱、文號和廢止日期。3.廢止的文件應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、文件保管（一）保管方式1.電子文檔保管：行政部門負(fù)責(zé)將公司行政類文件的電子文檔進(jìn)行分類存儲，建立電子文檔庫。電子文檔應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)文檔保管：對于印發(fā)的紙質(zhì)文件，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并按照文件類別和時間順序進(jìn)行整理歸檔。紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止文件損壞或丟失。（二）保管期限1.公司行政類文件的保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限為13年，中期保管期限為310年，長期保管期限為10年以上。2.具體保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，在文件起草或修訂時予以明確標(biāo)注。（三）查閱與借閱1.公司員工因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱公司文件的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)在行政部門指定人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制文件內(nèi)容。3.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和