電子痕跡化管理制度一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范各類電子信息的生成、存儲、使用和流轉(zhuǎn)，確保電子信息的安全性、完整性和可追溯性，特制定本電子痕跡化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作過程中涉及的各類電子文件、數(shù)據(jù)、郵件、即時通訊記錄等電子信息的管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關規(guī)定，確保電子信息管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障電子信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失，對涉及公司機密的電子信息進行嚴格保密。3.全程留痕原則：對電子信息的創(chuàng)建、修改、審批、傳遞、存儲、刪除等操作進行全程記錄，以便追溯和審計。4.便捷高效原則：在確保信息安全和可追溯的前提下，盡量簡化流程，提高電子信息管理的效率，不影響正常工作開展。二、電子信息的分類與標識（一）分類1.文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報告、合同協(xié)議等正式文件。2.數(shù)據(jù)類：如業(yè)務數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)、客戶信息數(shù)據(jù)等各類業(yè)務相關數(shù)據(jù)。3.郵件類：公司內(nèi)部員工之間以及與外部合作伙伴、客戶等往來的電子郵件。4.即時通訊記錄類：通過公司指定的即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┻M行的溝通記錄。（二）標識1.文件類標識：根據(jù)文件的性質(zhì)、所屬部門、年份等進行分類編號標識，例如“[部門簡稱][年份][流水號].doc”。2.數(shù)據(jù)類標識：按照數(shù)據(jù)的類型、業(yè)務模塊、時間周期等進行標識，如“[業(yè)務模塊名稱][時間區(qū)間].xlsx”。3.郵件類標識：郵件主題應簡潔明了，體現(xiàn)郵件主要內(nèi)容，并按照一定規(guī)則進行編號，如“[年份][月份][流水號][郵件主題]”。4.即時通訊記錄類標識：記錄溝通的關鍵時間節(jié)點、參與人員、主要內(nèi)容等信息，形成可識別的標識。三、電子信息的創(chuàng)建與錄入（一）創(chuàng)建要求1.員工應根據(jù)工作需要準確、完整地創(chuàng)建電子信息，確保信息內(nèi)容真實、準確、清晰。2.創(chuàng)建的電子文件應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和模板，保證文件的規(guī)范性和一致性。（二）錄入規(guī)范1.對于數(shù)據(jù)類信息，錄入人員應嚴格按照數(shù)據(jù)標準和操作流程進行錄入，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.在錄入郵件和即時通訊記錄時，應確保記錄內(nèi)容的原始性，不得隨意修改或刪除關鍵信息。四、電子信息的審批（一）審批流程1.文件類：一般性文件由部門負責人審核后發(fā)布。涉及重要事項、重大決策、跨部門協(xié)作等文件，需經(jīng)過相關領導審批后發(fā)布。2.數(shù)據(jù)類：常規(guī)業(yè)務數(shù)據(jù)由數(shù)據(jù)錄入人員錄入后，經(jīng)部門主管審核確認。涉及財務、戰(zhàn)略等關鍵數(shù)據(jù)，需經(jīng)過財務負責人、高層領導等相關人員審批。3.郵件類：重要郵件在發(fā)送前，需經(jīng)部門負責人或相關領導審批。涉及公司機密、對外合作等郵件，必須經(jīng)過嚴格的保密審批流程。4.即時通訊記錄類：涉及重要工作安排、決策討論等即時通訊記錄，相關人員應及時整理并提交上級領導審閱。（二）審批記錄審批過程應通過電子系統(tǒng)或書面記錄等方式進行詳細記錄，包括審批人、審批意見、審批時間等信息，以便追溯和查詢。五、電子信息的存儲（一）存儲方式1.服務器存儲：公司重要的電子文件、數(shù)據(jù)等應存儲在公司指定的服務器上，服務器應具備可靠的硬件設施和安全防護措施。2.外部存儲設備：對于一些需要長期保存或備份的重要數(shù)據(jù)，可以存儲在外部存儲設備（如磁帶、光盤等）上，并妥善保管。3.云存儲：根據(jù)業(yè)務需求，部分非敏感信息可采用安全可靠的云存儲服務進行存儲，但需確保云服務提供商具備完善的安全保障機制。（二）存儲期限1.文件類：一般性文件保存期限為[X]年，重要文件保存期限為[X]年。涉及法律法規(guī)、合同協(xié)議等有明確規(guī)定保存期限的文件，按照相關規(guī)定執(zhí)行。2.數(shù)據(jù)類：業(yè)務數(shù)據(jù)根據(jù)業(yè)務需求和相關法規(guī)確定保存期限，一般為[X]年至[X]年不等。財務數(shù)據(jù)按照國家財務法規(guī)要求保存相應期限。3.郵件類：重要郵件保存期限為[X]年，一般性郵件保存期限為[X]年。4.即時通訊記錄類：根據(jù)工作需要和相關規(guī)定，重要的即時通訊記錄保存期限為[X]年。（三）存儲安全1.定期對服務器存儲的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.服務器應設置訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問相應的存儲區(qū)域。3.對存儲設備進行定期檢查和維護，確保設備正常運行，防止因硬件故障導致數(shù)據(jù)丟失。六、電子信息的使用與流轉(zhuǎn)（一）使用權限1.根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，設定不同的電子信息使用權限。2.涉及公司機密的電子信息，嚴格限制訪問權限，只有經(jīng)過授權的特定人員才能查看、使用和修改。（二）流轉(zhuǎn)流程1.文件類流轉(zhuǎn)：通過公司內(nèi)部電子文件管理系統(tǒng)進行文件的上傳、下載、分發(fā)等操作。文件流轉(zhuǎn)過程中應記錄流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)時間、接收人員等信息。2.數(shù)據(jù)類流轉(zhuǎn)：數(shù)據(jù)的共享和流轉(zhuǎn)應遵循公司的數(shù)據(jù)管理制度，確保數(shù)據(jù)的準確性和安全性。涉及跨部門的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，需經(jīng)過相關部門負責人審批。3.郵件類流轉(zhuǎn)：郵件發(fā)送應明確收件人、抄送人員等信息，確保郵件準確送達。對于重要郵件的回復和轉(zhuǎn)發(fā)，應確保流轉(zhuǎn)過程中的信息不被遺漏或誤傳。4.即時通訊記錄類流轉(zhuǎn)：在即時通訊工具中進行工作溝通時，應確保信息準確傳達給相關人員。如需將重要的即時通訊記錄作為正式文件流轉(zhuǎn)，應及時整理并按照文件流轉(zhuǎn)流程進行處理。七、電子信息的修改與刪除（一）修改流程1.電子信息如需修改，應由原創(chuàng)建人員或經(jīng)過授權的人員提出修改申請。2.修改申請應說明修改原因、修改內(nèi)容等，并按照電子信息的審批流程進行審批。3.修改完成后，應記錄修改時間、修改人員、修改內(nèi)容等詳細信息。（二）刪除規(guī)定1.電子信息的刪除應嚴格按照公司規(guī)定的存儲期限和審批流程進行。2.對于超過存儲期限或已不再需要的電子信息，由相關部門提出刪除申請，經(jīng)審批后進行刪除操作。3.刪除操作應進行記錄，包括刪除時間、刪除人員、刪除信息的詳細描述等。八、電子信息的審計與追溯（一）審計機制1.公司定期對電子信息的管理情況進行內(nèi)部審計，檢查電子信息的創(chuàng)建、審批、存儲、使用、流轉(zhuǎn)、修改、刪除等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.審計人員應通過電子系統(tǒng)記錄、文件查閱、人員訪談等方式收集審計證據(jù)，形成審計報告。（二）追溯要求1.當出現(xiàn)問題或需要進行調(diào)查時，能夠通過電子痕跡化記錄追溯電子信息的整個生命周期，包括信息的來源、流轉(zhuǎn)過程、處理情況等。2.員工應積極配合公司的審計和追溯工作，提供真實、準確的相關信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督措施1.公司設立專門的電子信息管理監(jiān)督小組，負責對各部門電子信息管理情況進行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對電子信息管理系統(tǒng)進行巡查，檢查系統(tǒng)運行情況、數(shù)據(jù)完整性等。（二）考核辦法1.將電子信息管理工作納入員工績效考核體系，對在電子信息管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵。2.對于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。十、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.定期組織員工參加電子信息管理相關培訓，提高員工的電子信息管理意識和技能。2.培訓內(nèi)容包括電子信息的分類與標識、創(chuàng)建與錄入、審批、存儲、使用與流轉(zhuǎn)、修改與刪除、審計與追溯等方面的知識和操作技能。（二）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄