活動(dòng)管理部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)活動(dòng)管理部的規(guī)范化管理，提高活動(dòng)策劃與執(zhí)行水平，確保公司各類活動(dòng)的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于活動(dòng)管理部全體員工。（三）基本原則1.目標(biāo)導(dǎo)向原則：活動(dòng)策劃與執(zhí)行應(yīng)緊密圍繞公司戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求，確保活動(dòng)能夠有效支持公司業(yè)務(wù)發(fā)展。2.質(zhì)量至上原則：注重活動(dòng)質(zhì)量，從策劃、組織、實(shí)施到效果評(píng)估，每個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格把控，力求為參與者提供優(yōu)質(zhì)的體驗(yàn)。3.團(tuán)隊(duì)協(xié)作原則：強(qiáng)調(diào)部門內(nèi)部及與其他部門之間的協(xié)作配合，形成高效的工作團(tuán)隊(duì)，共同完成活動(dòng)任務(wù)。4.創(chuàng)新發(fā)展原則：鼓勵(lì)創(chuàng)新思維，不斷探索新的活動(dòng)形式和內(nèi)容，提升活動(dòng)的吸引力和影響力。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)活動(dòng)管理部設(shè)部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)策劃組、執(zhí)行組、后勤組等崗位。（二）職責(zé)分工1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)活動(dòng)管理部的日常工作，制定部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)與公司其他部門溝通協(xié)調(diào)，了解業(yè)務(wù)需求，策劃并組織各類活動(dòng)。審核活動(dòng)策劃方案、預(yù)算及相關(guān)文件，確?；顒?dòng)符合公司要求和預(yù)算控制。監(jiān)督活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)活動(dòng)效果評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。管理部門團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行員工培訓(xùn)、績(jī)效考核等工作，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門經(jīng)理開(kāi)展工作，負(fù)責(zé)部分活動(dòng)項(xiàng)目的具體策劃與執(zhí)行。組織策劃組進(jìn)行活動(dòng)創(chuàng)意策劃，撰寫活動(dòng)策劃方案。參與活動(dòng)預(yù)算編制，對(duì)活動(dòng)成本進(jìn)行控制和管理。負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)調(diào)與指揮，確保活動(dòng)流程順暢。收集活動(dòng)反饋信息，分析活動(dòng)效果，提出優(yōu)化建議。3.策劃組職責(zé)根據(jù)公司需求和活動(dòng)主題，進(jìn)行活動(dòng)創(chuàng)意策劃，撰寫詳細(xì)的活動(dòng)策劃方案，包括活動(dòng)目的、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、流程、參與人員、宣傳推廣等。進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，了解行業(yè)動(dòng)態(tài)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手活動(dòng)情況，為活動(dòng)策劃提供參考依據(jù)。與其他部門溝通協(xié)作，收集活動(dòng)相關(guān)信息，確保策劃方案的可行性和針對(duì)性。負(fù)責(zé)活動(dòng)宣傳資料的設(shè)計(jì)與制作，如海報(bào)、宣傳單頁(yè)、邀請(qǐng)函等。協(xié)助執(zhí)行組進(jìn)行活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置的設(shè)計(jì)與規(guī)劃。4.執(zhí)行組職責(zé)根據(jù)活動(dòng)策劃方案，制定詳細(xì)的活動(dòng)執(zhí)行計(jì)劃，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作要求。負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的組織與實(shí)施，包括場(chǎng)地布置、設(shè)備搭建、人員安排、流程把控等，確?；顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)秩序井然。協(xié)調(diào)活動(dòng)參與人員的工作，保障活動(dòng)順利進(jìn)行，及時(shí)處理活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的突發(fā)情況。負(fù)責(zé)活動(dòng)的攝影、攝像工作，記錄活動(dòng)精彩瞬間，為活動(dòng)總結(jié)和宣傳提供素材?；顒?dòng)結(jié)束后，負(fù)責(zé)清理活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，歸還租賃設(shè)備等。5.后勤組職責(zé)負(fù)責(zé)活動(dòng)物資的采購(gòu)、租賃和管理，確保物資的質(zhì)量和數(shù)量滿足活動(dòng)需求。建立活動(dòng)物資臺(tái)賬，做好物資的出入庫(kù)登記和盤點(diǎn)工作。負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的餐飲、住宿、交通等后勤保障工作，為活動(dòng)參與者提供良好的生活服務(wù)。協(xié)助執(zhí)行組進(jìn)行活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置和設(shè)備安裝調(diào)試，提供必要的技術(shù)支持。負(fù)責(zé)活動(dòng)費(fèi)用的報(bào)銷審核工作，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。三、活動(dòng)策劃管理（一）策劃流程1.需求溝通：活動(dòng)管理部與提出活動(dòng)需求的部門進(jìn)行溝通，了解活動(dòng)目的、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、預(yù)算等基本信息。2.方案策劃：策劃組根據(jù)需求信息，進(jìn)行活動(dòng)創(chuàng)意策劃，撰寫活動(dòng)策劃方案初稿。方案應(yīng)包括活動(dòng)背景、目的、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、流程、參與人員、宣傳推廣、預(yù)算等內(nèi)容。3.方案審核：部門經(jīng)理組織相關(guān)人員對(duì)策劃方案進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。策劃組根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)方案進(jìn)行修改完善，形成最終策劃方案。4.方案審批：最終策劃方案提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。（二）策劃要求1.明確活動(dòng)目標(biāo)：活動(dòng)策劃應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)目標(biāo)和活動(dòng)需求，明確活動(dòng)要達(dá)到的具體目標(biāo)，如提升品牌知名度、促進(jìn)產(chǎn)品銷售、增強(qiáng)客戶粘性等。2.突出活動(dòng)主題：活動(dòng)主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、富有吸引力，能夠準(zhǔn)確傳達(dá)活動(dòng)的核心內(nèi)容和特色。主題要與公司品牌形象和活動(dòng)目標(biāo)相契合。3.精心設(shè)計(jì)活動(dòng)內(nèi)容：活動(dòng)內(nèi)容應(yīng)豐富多樣、形式新穎，能夠滿足參與者的需求和興趣。要注重活動(dòng)的互動(dòng)性和體驗(yàn)感，提高參與者的參與度。4.合理安排活動(dòng)流程：活動(dòng)流程應(yīng)清晰合理、緊湊有序，各環(huán)節(jié)之間過(guò)渡自然。要充分考慮活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況和可能出現(xiàn)的問(wèn)題，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。5.做好宣傳推廣：提前制定活動(dòng)宣傳推廣計(jì)劃，選擇合適的宣傳渠道和方式，如線上社交媒體、線下廣告、郵件營(yíng)銷等，吸引目標(biāo)人群參與活動(dòng)。宣傳內(nèi)容要突出活動(dòng)亮點(diǎn)和特色，提高活動(dòng)的知曉度和影響力。6.嚴(yán)格控制預(yù)算：在策劃活動(dòng)時(shí)，要根據(jù)活動(dòng)規(guī)模和要求，合理編制活動(dòng)預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和范圍。預(yù)算編制要詳細(xì)、準(zhǔn)確，確保活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)順利進(jìn)行。四、活動(dòng)執(zhí)行管理（一）執(zhí)行準(zhǔn)備1.制定執(zhí)行計(jì)劃：執(zhí)行組根據(jù)活動(dòng)策劃方案，制定詳細(xì)的活動(dòng)執(zhí)行計(jì)劃，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作要求。執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)包括活動(dòng)籌備、現(xiàn)場(chǎng)布置、活動(dòng)實(shí)施、活動(dòng)結(jié)束等各個(gè)階段的工作安排。2.人員培訓(xùn)：對(duì)參與活動(dòng)執(zhí)行的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉活動(dòng)流程、崗位職責(zé)和工作要求。培訓(xùn)內(nèi)容包括活動(dòng)策劃方案、執(zhí)行計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)操作規(guī)范、應(yīng)急處理措施等。3.物資準(zhǔn)備：后勤組按照?qǐng)?zhí)行計(jì)劃，準(zhǔn)備活動(dòng)所需的物資，包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備搭建、道具制作、宣傳資料、餐飲住宿、禮品獎(jiǎng)品等。物資準(zhǔn)備要確保質(zhì)量和數(shù)量滿足活動(dòng)需求，并提前進(jìn)行檢查和調(diào)試。4.場(chǎng)地布置：根據(jù)活動(dòng)策劃方案和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，進(jìn)行活動(dòng)場(chǎng)地的布置。場(chǎng)地布置要符合活動(dòng)主題和氛圍要求，注重細(xì)節(jié)和美觀。布置過(guò)程中要注意安全，確保場(chǎng)地設(shè)施牢固可靠。（二）現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行1.人員調(diào)度：按照?qǐng)?zhí)行計(jì)劃，合理安排活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的工作人員，明確各崗位的職責(zé)和工作任務(wù)。工作人員要提前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，做好準(zhǔn)備工作，確?；顒?dòng)按時(shí)開(kāi)始。2.流程把控：嚴(yán)格按照活動(dòng)策劃方案和執(zhí)行計(jì)劃，把控活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的流程?；顒?dòng)過(guò)程中要注意觀察參與者的反應(yīng)，及時(shí)調(diào)整活動(dòng)節(jié)奏和氛圍，確保活動(dòng)順利進(jìn)行。3.安全保障：加強(qiáng)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的安全管理，制定安全應(yīng)急預(yù)案，確保參與者的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要配備必要的安全設(shè)施和人員，如消防器材、安保人員等，及時(shí)處理突發(fā)安全事件。4.溝通協(xié)調(diào)：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要保持良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，執(zhí)行組與策劃組、后勤組之間要密切配合，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)，要與活動(dòng)參與者、嘉賓等保持良好的溝通，了解他們的需求和意見(jiàn)，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（三）活動(dòng)結(jié)束1.現(xiàn)場(chǎng)清理：活動(dòng)結(jié)束后，執(zhí)行組負(fù)責(zé)組織人員清理活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，拆除場(chǎng)地布置設(shè)施，歸還租賃設(shè)備，清理垃圾雜物等?，F(xiàn)場(chǎng)清理工作要及時(shí)、徹底，確保場(chǎng)地恢復(fù)原狀。2.物資盤點(diǎn)：后勤組對(duì)活動(dòng)剩余物資進(jìn)行盤點(diǎn)，做好物資的回收和保管工作。物資盤點(diǎn)要認(rèn)真細(xì)致，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。3.效果評(píng)估：活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)管理部組織相關(guān)人員對(duì)活動(dòng)效果進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括活動(dòng)目標(biāo)達(dá)成情況、參與者滿意度、宣傳效果、成本控制等方面。通過(guò)效果評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的活動(dòng)策劃與執(zhí)行提供參考依據(jù)。五、活動(dòng)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.明確預(yù)算范圍：活動(dòng)預(yù)算應(yīng)涵蓋活動(dòng)策劃、執(zhí)行、宣傳推廣、物資采購(gòu)、場(chǎng)地租賃、人員費(fèi)用等所有與活動(dòng)相關(guān)的支出項(xiàng)目。2.制定預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)活動(dòng)規(guī)模和要求，制定各項(xiàng)支出項(xiàng)目的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)要合理、準(zhǔn)確，既要滿足活動(dòng)需求，又要避免浪費(fèi)。3.編制預(yù)算草案：策劃組和后勤組根據(jù)活動(dòng)策劃方案和執(zhí)行計(jì)劃，分別編制活動(dòng)策劃預(yù)算和物資采購(gòu)預(yù)算草案。預(yù)算草案要詳細(xì)列出各項(xiàng)支出的金額和計(jì)算依據(jù)。4.匯總審核預(yù)算：活動(dòng)管理部將策劃預(yù)算和物資采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行匯總，形成活動(dòng)總預(yù)算草案。部門經(jīng)理組織相關(guān)人員對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.嚴(yán)格控制支出：活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中，要嚴(yán)格按照預(yù)算控制各項(xiàng)支出，確保費(fèi)用支出不超出預(yù)算范圍。如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.規(guī)范報(bào)銷流程：活動(dòng)費(fèi)用報(bào)銷要嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，報(bào)銷憑證要真實(shí)、合法、有效。報(bào)銷流程包括費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)、審核、審批、支付等環(huán)節(jié)，確保費(fèi)用報(bào)銷的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.定期預(yù)算監(jiān)控：活動(dòng)管理部定期對(duì)活動(dòng)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算超支或執(zhí)行偏差較大，要及時(shí)分析原因，采取有效措施進(jìn)行調(diào)整和糾正。（三）預(yù)算調(diào)整1.調(diào)整原因：在活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中，如因活動(dòng)需求變更、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、不可抗力等原因?qū)е骂A(yù)算不足或執(zhí)行偏差較大，可申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整。2.調(diào)整流程：預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)由活動(dòng)管理部提出，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額和調(diào)整方案。經(jīng)部門經(jīng)理審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)獲批后，按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行。六、活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)：包括人員變動(dòng)、溝通不暢、執(zhí)行不力、物資短缺等內(nèi)部因素可能導(dǎo)致的活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.外部風(fēng)險(xiǎn)：包括天氣變化、政策法規(guī)調(diào)整、供應(yīng)商違約、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手干擾等外部因素可能導(dǎo)致的活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。3.其他風(fēng)險(xiǎn)：如活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)意外事故、參與者突發(fā)疾病等不可預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.可能性評(píng)估：對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行可能性評(píng)估，判斷風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率大小。2.影響程度評(píng)估：評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后對(duì)活動(dòng)目標(biāo)、參與人員、公司形象等方面的影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分：根據(jù)可能性評(píng)估和影響程度評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，確定高、中、低風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)且無(wú)法有效控制的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如取消或更改活動(dòng)計(jì)劃。2.風(fēng)險(xiǎn)減輕：對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)減輕措施，如增加備用物資、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、制定應(yīng)急預(yù)案等，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于部分風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)購(gòu)買保險(xiǎn)、簽訂合同等方式將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)且對(duì)活動(dòng)影響較小的風(fēng)險(xiǎn)，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，在活動(dòng)過(guò)程中密切關(guān)注，及時(shí)處理。七、活動(dòng)檔案管理（一）檔案范圍活動(dòng)檔案包括活動(dòng)策劃方案、執(zhí)行計(jì)劃、宣傳資料、預(yù)算文件、合同協(xié)議、現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告等與活動(dòng)相關(guān)的各類文件和資料。（二）檔案整理1.分類歸檔：按照活動(dòng)項(xiàng)目和文件類型，對(duì)活動(dòng)檔案進(jìn)行分類歸檔，建立清晰的檔案目錄。2.編號(hào)管理：為每份檔案文件編制唯一的編號(hào)，便于查詢和管理。3.電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理：將活動(dòng)檔案的電子文件和紙質(zhì)文件同時(shí)進(jìn)行管理，確保檔案的完整性和一致性。（三）檔案保管1.指定保管地點(diǎn)：設(shè)立專門的活動(dòng)檔案保管地點(diǎn)，確保檔案存放安全、有序。2.定期整理與檢查：定期對(duì)活動(dòng)檔案進(jìn)行整理和檢查，確保檔案文件的完好無(wú)損，及時(shí)更新檔案目錄。3.檔案保密：嚴(yán)格遵守公司檔案保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的活動(dòng)檔案進(jìn)行保密管理，防止