檔案數(shù)學(xué)化管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案數(shù)字化管理工作，提高檔案管理效率，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案數(shù)字化過程中的相關(guān)操作與管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容一致，真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.完整性原則：涵蓋公司各類檔案，保證檔案信息的全面性和系統(tǒng)性，不遺漏重要內(nèi)容。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對檔案數(shù)字化過程中的敏感信息進(jìn)行保密，防止信息泄露。4.便捷性原則：優(yōu)化數(shù)字化檔案管理流程，提高查詢、檢索和利用效率，為公司決策和日常工作提供便利。二、檔案數(shù)字化工作流程（一）檔案收集與整理1.收集范圍各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門產(chǎn)生的各類檔案資料收集齊全，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.分類整理根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，可參考公司檔案分類方案，如分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)合同類、項(xiàng)目資料類等。每份檔案應(yīng)編制唯一的編號，并在檔案首頁或封面標(biāo)明檔案類別、編號、題名、日期、保管期限等信息。對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案內(nèi)容清晰可讀。（二）檔案掃描1.掃描設(shè)備與人員配備專業(yè)的掃描設(shè)備，如高速掃描儀、平板掃描儀等，確保掃描圖像的質(zhì)量。安排經(jīng)過培訓(xùn)、熟悉掃描操作流程的人員進(jìn)行掃描工作。2.掃描要求根據(jù)檔案的紙張狀況、內(nèi)容多少等確定掃描分辨率，一般文本類檔案分辨率不低于300dpi，圖像類檔案分辨率不低于600dpi。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，避免出現(xiàn)模糊、黑邊、傾斜等現(xiàn)象。按照檔案順序逐頁掃描，確保圖像順序與檔案原件一致。（三）圖像處理1.圖像糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的傾斜圖像進(jìn)行自動(dòng)或手動(dòng)糾偏，使圖像保持端正。2.去污處理：去除掃描圖像上的污漬、黑點(diǎn)等雜質(zhì)，提高圖像清晰度。3.裁剪與拼接：對于頁面較大或不完整的圖像進(jìn)行裁剪，確保圖像只包含有效內(nèi)容；對于多頁拼接的圖像進(jìn)行準(zhǔn)確拼接，保證拼接處無縫隙、無重疊。（四）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.數(shù)據(jù)錄入依據(jù)檔案內(nèi)容，將相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，如檔案題名、日期、文號、責(zé)任者、保管期限等。對于檔案中的關(guān)鍵信息，如合同金額、人員姓名、項(xiàng)目數(shù)據(jù)等，要確保錄入的準(zhǔn)確性。2.數(shù)據(jù)掛接將錄入的元數(shù)據(jù)與對應(yīng)的掃描圖像進(jìn)行掛接，建立起檔案信息與圖像的關(guān)聯(lián)，以便在系統(tǒng)中能夠通過元數(shù)據(jù)快速檢索到相應(yīng)的圖像。（五）審核與驗(yàn)收1.初審掃描操作人員完成掃描和圖像處理后，自行對掃描圖像的質(zhì)量、數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性等進(jìn)行初步審核，確保無明顯錯(cuò)誤。2.部門審核各部門指定專人對本部門數(shù)字化檔案進(jìn)行審核，檢查檔案類別劃分是否正確、編號是否連續(xù)、元數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)確、圖像與原件內(nèi)容是否一致等。審核無誤后，在審核記錄表上簽字確認(rèn)。3.公司驗(yàn)收公司檔案管理部門組織對各部門數(shù)字化檔案進(jìn)行驗(yàn)收，按照一定比例進(jìn)行抽檢。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、掃描圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、掛接完整性等。對驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行整改，整改合格后再次提交驗(yàn)收。（六）存儲與備份1.存儲方式將審核驗(yàn)收合格的數(shù)字化檔案存儲在公司指定的存儲設(shè)備中，如磁盤陣列、磁帶庫等。存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.存儲位置明確數(shù)字化檔案的存儲位置，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速查找和調(diào)用。3.備份策略制定定期備份計(jì)劃，對數(shù)字化檔案進(jìn)行全量備份和增量備份。備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，如異地的數(shù)據(jù)中心，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。三、檔案數(shù)字化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)字化管理制度和工作流程，并監(jiān)督實(shí)施。2.組織協(xié)調(diào)各部門的檔案數(shù)字化工作，對檔案數(shù)字化項(xiàng)目進(jìn)行整體規(guī)劃和統(tǒng)籌安排。3.負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化設(shè)備的選型、采購、維護(hù)和管理。4.審核各部門數(shù)字化檔案的整理質(zhì)量、掃描圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、掛接完整性等，對驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行統(tǒng)一存儲和管理。5.定期對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行總結(jié)和評估，提出改進(jìn)意見和建議。（二）各部門1.按照公司檔案管理規(guī)定，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整和真實(shí)。2.配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化工作，指定專人負(fù)責(zé)本部門數(shù)字化檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、審核等工作，保證工作質(zhì)量和進(jìn)度。3.對本部門數(shù)字化檔案的安全保管和有效利用負(fù)責(zé)，按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行查詢、借閱和使用。（三）掃描操作人員1.嚴(yán)格按照掃描操作規(guī)程進(jìn)行檔案掃描工作，確保掃描圖像的質(zhì)量符合要求。2.負(fù)責(zé)掃描設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)報(bào)告設(shè)備故障。3.對掃描過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題及時(shí)反饋給檔案整理人員。（四）數(shù)據(jù)錄入人員1.認(rèn)真、準(zhǔn)確地錄入檔案元數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和自查，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)糾正。3.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接和審核工作。四、檔案數(shù)字化安全管理（一）人員安全管理1.對參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強(qiáng)對工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識和技能，使其熟悉檔案數(shù)字化過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)和防范措施。3.限制工作人員對檔案數(shù)字化設(shè)備和系統(tǒng)的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的操作權(quán)限，避免無關(guān)人員接觸敏感信息。（二）設(shè)備安全管理1.對檔案數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.在設(shè)備上安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，并及時(shí)更新病毒庫和系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止病毒、木馬等惡意軟件的入侵。3.對設(shè)備的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，設(shè)置用戶賬號和密碼，并定期更換密碼。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在存儲過程中的安全性。2.建立數(shù)據(jù)訪問控制機(jī)制，根據(jù)用戶的角色和權(quán)限限制對數(shù)據(jù)的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查詢、下載和修改檔案數(shù)據(jù)。3.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置。對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止備份數(shù)據(jù)泄露。4.在數(shù)據(jù)傳輸過程中，采用加密技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。（四）物理環(huán)境安全管理1.檔案數(shù)字化工作場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案實(shí)體和數(shù)字化設(shè)備的安全。2.對工作場所的溫度、濕度等環(huán)境條件進(jìn)行監(jiān)控和控制，保證檔案數(shù)字化工作在適宜的環(huán)境下進(jìn)行。3.安裝門禁系統(tǒng)，限制人員進(jìn)入檔案數(shù)字化工作場所，對進(jìn)入人員進(jìn)行登記和身份驗(yàn)證。五、檔案數(shù)字化利用與服務(wù)（一）利用流程1.用戶提出檔案查閱申請，填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案類別、編號等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)用戶申請，在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，找到相應(yīng)的檔案圖像和元數(shù)據(jù)。4.對符合查閱權(quán)限的檔案，檔案管理部門安排專人在指定場所為用戶提供查閱服務(wù)，用戶只能查閱授權(quán)范圍內(nèi)的數(shù)字化檔案，不得擅自復(fù)制、傳播或篡改檔案內(nèi)容。5.查閱完畢后，用戶應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）服務(wù)方式1.現(xiàn)場查閱：用戶可到檔案管理部門指定的場所，通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)查閱所需檔案。2.遠(yuǎn)程查閱：對于因工作需要不能到現(xiàn)場查閱的用戶，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，可通過遠(yuǎn)程訪問系統(tǒng)進(jìn)行查閱，但需采取必要的安全措施，確保數(shù)據(jù)傳輸和訪問的安全。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等信息。2.定期對檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括查閱檔案的類別、數(shù)量、利用頻率等，為檔案管理和公司決策提供數(shù)據(jù)支持。六、檔案數(shù)字化的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對各部門檔案數(shù)字化工作的進(jìn)展情況、工作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案數(shù)字化管理制度的執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)使用情況、安全管理措施落實(shí)情況等，提出審計(jì)意見和建議。（二）外部監(jiān)督1.積極配合上級主管部門、檔案行政管理部門等對公司檔案數(shù)字化工作的監(jiān)督檢查，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展和存