檔案借調(diào)閱管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案的借調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、員工以及因工作需要借閱公司檔案的外部單位或個(gè)人。3.檔案定義本制度所指檔案包括公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料，如紙質(zhì)文件、電子文檔、聲像資料等。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)等工作；負(fù)責(zé)辦理檔案的借調(diào)閱手續(xù)，對(duì)借調(diào)閱檔案的情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。2.檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確，并按規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門(mén)移交檔案；負(fù)責(zé)本部門(mén)人員借調(diào)閱檔案的申請(qǐng)和歸還工作。3.借調(diào)閱檔案的人員應(yīng)遵守本制度的規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、銷(xiāo)毀、轉(zhuǎn)借檔案；按時(shí)歸還借調(diào)閱的檔案，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案借閱管理1.借閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要可借閱與其工作相關(guān)的檔案；外部單位因合作、調(diào)研等工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可借閱相關(guān)檔案。2.借閱流程內(nèi)部借閱：借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，如符合借閱條件，予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽字蓋章。借閱人憑申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。外部借閱：外部單位向公司提交《檔案借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱檔案的原因、內(nèi)容、期限等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)表經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)審核申請(qǐng)表，如同意借閱，與外部單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。外部單位憑協(xié)議和申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.借閱期限內(nèi)部借閱一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)續(xù)借，經(jīng)批準(zhǔn)后可延長(zhǎng)[X]個(gè)工作日。外部借閱期限根據(jù)具體情況由公司領(lǐng)導(dǎo)確定，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可延長(zhǎng)[X]個(gè)工作日。4.借閱數(shù)量?jī)?nèi)部借閱每人每次一般不超過(guò)[X]卷（冊(cè)），因工作需要確需多借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。外部借閱的檔案數(shù)量根據(jù)實(shí)際需要由公司領(lǐng)導(dǎo)確定，但應(yīng)盡量控制在最低限度。5.借閱歸還借閱人應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案，如不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)說(shuō)明，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行檢查，如無(wú)誤，在借閱申請(qǐng)表上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。四、檔案調(diào)閱管理1.調(diào)閱范圍公司內(nèi)部因工作需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，如查閱、復(fù)印、摘錄等，應(yīng)按照本制度的規(guī)定辦理調(diào)閱手續(xù)。2.調(diào)閱流程內(nèi)部調(diào)閱：調(diào)閱人填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，注明調(diào)閱檔案的名稱(chēng)、用途、調(diào)閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，如符合調(diào)閱條件，予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽字蓋章。調(diào)閱人憑申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)調(diào)閱檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人協(xié)助調(diào)閱，并監(jiān)督調(diào)閱過(guò)程。外部調(diào)閱：外部單位向公司提交《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)閱檔案的原因、內(nèi)容、調(diào)閱方式等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)表經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)審核申請(qǐng)表，如同意調(diào)閱，與外部單位簽訂《檔案調(diào)閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。外部單位憑協(xié)議和申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)調(diào)閱檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人協(xié)助調(diào)閱，并監(jiān)督調(diào)閱過(guò)程。3.調(diào)閱方式檔案調(diào)閱一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需帶出檔案管理部門(mén)，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。調(diào)閱檔案時(shí)，調(diào)閱人只能查閱與申請(qǐng)內(nèi)容相關(guān)的部分，不得擅自擴(kuò)大調(diào)閱范圍。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理。調(diào)閱檔案過(guò)程中，調(diào)閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如有違反，檔案管理部門(mén)有權(quán)停止其調(diào)閱，并追究其責(zé)任。4.調(diào)閱歸還調(diào)閱結(jié)束后，調(diào)閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行檢查，如無(wú)誤，在調(diào)閱申請(qǐng)表上注明歸還日期。調(diào)閱人如需保留復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并將復(fù)印件或摘錄件交檔案管理部門(mén)存檔。五、檔案借用管理1.借用范圍因特殊工作需要，公司內(nèi)部員工或外部單位可借用公司檔案，但應(yīng)嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定辦理借用手續(xù)。2.借用流程內(nèi)部借用：借用人填寫(xiě)《檔案借用申請(qǐng)表》，注明借用檔案的名稱(chēng)、用途、借用期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，如符合借用條件，予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽字蓋章。借用人憑申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借用手續(xù)，領(lǐng)取檔案。外部借用：外部單位向公司提交《檔案借用申請(qǐng)表》，說(shuō)明借用檔案的原因、內(nèi)容、借用期限等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)表經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)審核申請(qǐng)表，如同意借用，與外部單位簽訂《檔案借用協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。外部單位憑協(xié)議和申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借用手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.借用期限內(nèi)部借用一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)續(xù)借，經(jīng)批準(zhǔn)后可延長(zhǎng)[X]個(gè)工作日。外部借用期限根據(jù)具體情況由公司領(lǐng)導(dǎo)確定，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可延長(zhǎng)[X]個(gè)工作日。4.借用歸還借用人應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案，如不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，借用人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)說(shuō)明，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行檢查，如無(wú)誤，在借用申請(qǐng)表上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。六、檔案保密管理1.保密責(zé)任檔案管理部門(mén)和檔案形成部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的保密管理，明確保密責(zé)任，確保檔案信息的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容；借調(diào)閱檔案的人員應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。2.保密措施對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，防止信息泄露。檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱登記制度，記錄查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行追溯和查詢(xún)。在檔案的借閱、調(diào)閱、借用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提醒借調(diào)閱人員注意保密事項(xiàng)，如發(fā)現(xiàn)借調(diào)閱人員有違反保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案安全管理1.保管環(huán)境檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案保護(hù)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并采取安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.安全檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，并做好記錄。公司應(yīng)定期組織對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案安全管理制度的有效執(zhí)行。八、違規(guī)處理1.凡違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案管理部門(mén)責(zé)令改正，并視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)等處理；造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任：未按規(guī)定辦理檔案借調(diào)閱手續(xù)，擅自借閱、調(diào)閱、借用檔案的；