工廠加油卡管理制度一、總則（一）目的為加強工廠加油卡的管理，規(guī)范加油卡的使用流程，確保加油卡使用的合理性、安全性和經(jīng)濟性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠內(nèi)所有配備加油卡的車輛及相關(guān)使用人員。（三）基本原則1.嚴格管理原則：對加油卡的申請、領(lǐng)用、充值、使用、保管等環(huán)節(jié)進行嚴格規(guī)范，確保加油卡使用的全過程處于可控狀態(tài)。2.節(jié)約高效原則：鼓勵合理用油，避免浪費，提高加油卡使用效率，降低工廠運營成本。3.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責，做到責任到人，確保加油卡管理工作的順利開展。二、管理職責（一）行政部門1.負責加油卡的統(tǒng)一申請、領(lǐng)取、保管及臺賬建立。2.定期對加油卡使用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并向相關(guān)部門反饋。3.協(xié)助財務部門做好加油卡充值及費用核算工作。（二）財務部門1.負責審核加油卡充值申請，安排充值資金。2.對加油卡費用進行賬務處理，定期與行政部門核對賬目。3.監(jiān)督加油卡費用的使用情況，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。（三）車輛使用部門1.負責本部門車輛加油卡的使用管理，指定專人負責加油卡的保管和使用。2.按照規(guī)定的流程使用加油卡，確保加油卡僅用于本部門車輛加油。3.配合行政部門做好加油卡使用情況的統(tǒng)計和分析工作。（四）加油卡使用人員1.嚴格按照本制度及相關(guān)流程使用加油卡，不得轉(zhuǎn)借、冒用他人加油卡。2.在加油過程中，應確保加油信息準確無誤，并妥善保管加油憑證。3.發(fā)現(xiàn)加油卡丟失、被盜或異常使用情況時，應及時向所在部門報告。三、加油卡申請與領(lǐng)?。ㄒ唬┥暾?.車輛使用部門因工作需要新增或更換車輛時，應提前向行政部門提交加油卡申請。申請內(nèi)容包括車輛型號、車牌號、預計月用油量等信息。2.行政部門根據(jù)車輛使用部門的申請，結(jié)合工廠實際情況，審核確定是否需要新增加油卡及加油卡的類型（如記名卡、不記名卡等）。（二）領(lǐng)取1.經(jīng)審核通過后，行政部門統(tǒng)一到指定的加油站辦理加油卡領(lǐng)取手續(xù)。2.領(lǐng)取加油卡時，行政部門應核對加油卡的卡號、密碼等信息，并確保加油卡初始狀態(tài)正常。3.行政部門將領(lǐng)取的加油卡妥善保管，并建立加油卡臺賬，記錄加油卡的卡號、所屬車輛、領(lǐng)取時間、使用情況等詳細信息。四、加油卡充值（一）充值申請1.車輛使用部門根據(jù)本部門車輛的月用油量及加油卡余額情況，定期向行政部門提交加油卡充值申請。充值申請應注明申請充值金額、預計充值時間等信息。2.行政部門對車輛使用部門提交的充值申請進行審核，審核內(nèi)容包括車輛月用油量合理性、加油卡余額是否充足等。（二）充值辦理1.經(jīng)審核通過后，行政部門填寫加油卡充值申請表，附上相關(guān)車輛信息及充值金額，提交財務部門審核。2.財務部門對充值申請表進行審核，確認充值金額及資金來源無誤后，安排充值資金。3.行政部門持財務部門審核通過的充值申請表到指定的加油站辦理充值手續(xù)。辦理充值手續(xù)時，應確保充值信息準確無誤，并妥善保管充值憑證。4.充值完成后，行政部門及時更新加油卡臺賬，記錄充值金額、充值時間等信息。五、加油卡使用（一）使用范圍加油卡僅限用于工廠內(nèi)配備的車輛在指定加油站加油使用，不得用于其他用途。（二）使用流程1.車輛使用人員在前往加油站加油前，應檢查加油卡余額是否充足。如余額不足，應及時向所在部門報告，由部門安排充值。2.車輛到達加油站后，加油卡使用人員應將加油卡交給加油站工作人員，并告知加油金額或加油量。3.加油站工作人員在加油過程中，應認真核對加油卡信息及加油金額或加油量，并確保加油信息準確無誤。加油完成后，加油卡使用人員應仔細核對加油憑證上的信息，包括加油時間、加油金額、加油站名稱等，確認無誤后簽字確認。4.加油卡使用人員應妥善保管加油憑證，作為報銷及費用核算的依據(jù)。加油憑證應按照日期、加油站名稱等信息進行分類整理，定期交所在部門匯總后統(tǒng)一交行政部門存檔。（三）特殊情況處理1.如遇加油卡無法正常使用（如卡片損壞、密碼錯誤等），加油卡使用人員應及時與行政部門聯(lián)系，由行政部門協(xié)調(diào)加油站或發(fā)卡機構(gòu)進行處理。2.因特殊原因需要在非指定加油站加油時，車輛使用部門應提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準后方可在非指定加油站加油。加油費用由車輛使用部門自行承擔，并按照工廠相關(guān)規(guī)定辦理報銷手續(xù)。六、加油卡保管（一）專人保管車輛使用部門應指定專人負責加油卡的保管，保管人員應具備一定的責任心和安全意識，確保加油卡的安全存放。（二）存放要求加油卡應存放在安全、干燥、不易丟失的地方，避免與尖銳物品、磁性物品等接觸，防止加油卡損壞或消磁。（三）丟失處理如加油卡不慎丟失，保管人員應立即向所在部門報告，并及時通知行政部門。行政部門應及時與發(fā)卡機構(gòu)聯(lián)系掛失加油卡，防止加油卡被盜用。掛失后，行政部門應根據(jù)實際情況辦理補卡手續(xù)，補卡費用由責任人承擔。七、費用核算與報銷（一）費用核算1.財務部門每月根據(jù)加油卡的充值記錄、加油憑證等資料，對加油卡費用進行核算。核算內(nèi)容包括加油金額、加油量、車輛行駛里程等信息。2.財務部門應將加油卡費用按照車輛使用部門進行分類統(tǒng)計，形成加油卡費用明細表，并定期與行政部門核對賬目。（二）報銷流程1.車輛使用人員每月應及時整理加油憑證，并按照工廠報銷制度的要求填寫報銷申請表。報銷申請表應注明加油日期、加油站名稱、加油金額、車輛車牌號等信息，并附上加油憑證。2.車輛使用人員將填寫好的報銷申請表及加油憑證提交所在部門審核。部門負責人應認真審核報銷內(nèi)容的真實性、合理性和合規(guī)性，審核通過后簽字確認。3.部門審核通過的報銷申請表及加油憑證交行政部門復核。行政部門應核對加油卡使用記錄、車輛行駛里程等信息，確保報銷費用與實際使用情況相符。復核通過后簽字確認。4.行政部門將復核通過的報銷申請表及加油憑證交財務部門報銷。財務部門對報銷憑證進行終審，審核無誤后按照工廠財務制度的規(guī)定進行報銷付款。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門應定期對加油卡的使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括加油卡保管情況、使用記錄是否完整、費用支出是否合理等。2.財務部門應加強對加油卡費用的監(jiān)督，定期對加油卡費用進行審計，確保費用支出的真實性、合理性和合規(guī)性。（二）違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的加油卡違規(guī)使用行為，如轉(zhuǎn)借、冒用他人加油卡、虛報加油費用等，一經(jīng)查實，將按照工廠相關(guān)規(guī)定嚴肅處理。2.對違規(guī)使用加油卡的責任