小公司檔案管理制度總則目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、會議紀要、聲像資料等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應涵蓋公司運營的各個方面，保證檔案的全面性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應便于檔案的查閱和利用。檔案管理機構(gòu)及職責綜合管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。5.負責檔案的借閱、歸還登記和管理，監(jiān)督檔案的使用情況，確保檔案安全。6.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓。各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案整理歸檔，并定期移交綜合管理部門。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，確保本部門檔案的安全和保密。4.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.各類合同、協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。4.財務報表、審計報告、稅務資料等財務檔案。5.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。6.項目檔案，如項目立項文件、可行性研究報告、項目進度報告、驗收報告等。7.技術(shù)檔案，如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)研發(fā)資料等。8.市場推廣檔案，如市場調(diào)研報告、廣告宣傳資料、營銷活動記錄等。9.會議紀要、重要信函、來往文件等其他具有保存價值的資料。收集要求1.各部門應明確兼職檔案員，負責本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應在文件辦理完畢后，及時將文件整理歸檔，不得積壓或拖延。3.歸檔的文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。4.對于電子文件，應確保其內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并進行備份存儲。整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為行政管理類、財務類、人事類、業(yè)務類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速查找和檢索。檔案的保管保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。保管方式1.紙質(zhì)檔案：應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，確保存放整齊、便于查找。檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防潮的房間內(nèi)。2.電子檔案：應存儲在專用的服務器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，應建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和蟲害。2.庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等，確保檔案的安全。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門兼職檔案員為成員。負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。鑒定方法1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行全面審查，判斷其是否具有保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的保管期限。3.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，列出檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。銷毀程序1.檔案鑒定小組對檔案銷毀清單進行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。檔案的查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時，應在綜合管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。3.查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案，應經(jīng)綜合管理部門同意，并在復印件上注明用途。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還綜合管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、編號、預計歸還日期等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門負責人審批。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向綜合管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整和整潔，綜合管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人員溝通解決。檔案的信息化管理建立檔案信息系統(tǒng)公司應建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案的管理和利用。電子檔案的錄入與維護1.綜合管理部門應安排專人負責電子檔案的錄入工作，確保錄入信息的準確、完整。2.對新形成的檔案，應及時進行電子化處理，并上傳至檔案信息系統(tǒng)。3.定期對電子檔案進行維護，檢查檔案數(shù)據(jù)的完整性和準確性，對損壞或丟失的數(shù)據(jù)及時進行修復和補充。電子檔案的安全管理1.建立電子檔案的安全防護體系，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同人員的訪問權(quán)限進行嚴格控制，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強對檔案信息系統(tǒng)的安全監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，確保電子檔案的安全。檔案管理的監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各部門的檔案管理工作進行量化考核。考核指標包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性、安全性等方面。