辦公室4s管理制度一、總則（一）目的為了提升辦公室的工作效率、規(guī)范辦公秩序、營造整潔舒適的辦公環(huán)境，特制定本4S管理制度。本制度旨在通過整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）的活動，優(yōu)化辦公室資源配置，減少浪費，確保各項工作高效、有序進行，同時培養(yǎng)員工良好的工作習慣和職業(yè)素養(yǎng)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公室區(qū)域，包括但不限于各部門辦公室、會議室、接待室、公共辦公區(qū)域等。（三）職責分工1.公司管理層負責審批辦公室4S管理制度的制定、修訂及實施計劃。提供必要的資源支持，確保4S管理工作的順利開展。對4S管理工作的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對執(zhí)行不力的進行督促整改。2.行政部門負責制定和完善辦公室4S管理制度，并組織培訓和宣傳。定期對辦公室4S管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保4S管理工作在全公司范圍內(nèi)有效推行。負責辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，包括安排保潔人員定期清掃、檢查衛(wèi)生狀況等。3.各部門負責人負責本部門4S管理工作的組織實施，確保本部門員工遵守4S管理制度。對本部門辦公區(qū)域的整理、整頓、清掃等工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，及時糾正員工的不規(guī)范行為。配合行政部門開展4S管理工作的檢查和評估，積極落實整改措施。4.全體員工嚴格遵守辦公室4S管理制度，積極參與4S管理活動。做好本崗位工作區(qū)域的整理、整頓、清掃工作，保持工作環(huán)境的整潔和有序。發(fā)現(xiàn)問題及時報告，主動配合相關(guān)部門進行整改，共同維護良好的辦公環(huán)境。二、整理（SEIRI）（一）定義將工作場所中的物品區(qū)分為必要的和不必要的，除了必要的留下來，其他的都消除掉。（二）具體要求1.辦公桌椅及周邊清理桌面上與工作無關(guān)的物品，如過期文件、廢棄資料、個人雜物等，只保留當前工作所需的文件、資料、文具等。檢查抽屜和柜子，將不再使用的辦公用品、文件檔案、雜物等進行清理，可丟棄的及時丟棄，需要留存的進行分類整理存放。對于長期閑置的辦公設(shè)備，如打印機、傳真機、復(fù)印機等，若近期內(nèi)無使用計劃，可考慮移出辦公區(qū)域妥善存放或申請報廢處理。2.文件資料定期對文件資料進行清查，區(qū)分已失效、已歸檔、待處理、正在使用等類別。清理過期的文件資料，如過期的合同、協(xié)議、政策文件等，按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀或存檔。對于不再使用的文件資料，及時進行歸檔或刪除，避免占用過多空間。3.電子設(shè)備及線路檢查電腦、電話、充電器等電子設(shè)備，清理不再使用的軟件和文件，定期對電腦進行磁盤清理和系統(tǒng)優(yōu)化，確保設(shè)備運行流暢。整理電腦線路，避免線路雜亂無章，影響美觀和安全。對于多余的線路進行捆扎或拆除，確保桌面整潔。對辦公區(qū)域內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器等進行檢查，清理不必要的臨時文件和緩存，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。（三）實施步驟1.部門自查：各部門員工按照整理的要求，對自己的工作區(qū)域進行全面自查，區(qū)分必要與不必要物品，并進行初步清理。2.部門負責人審核：各部門負責人對本部門員工的整理情況進行審核，對不符合要求的地方提出整改意見，確保整理工作徹底到位。3.定期復(fù)查：行政部門定期對各部門的整理情況進行復(fù)查，對仍存在較多不必要物品的部門進行督促整改，確保整理工作持續(xù)有效。三、整頓（SEITON）（一）定義把留下來的必要用的物品依規(guī)定位置擺放，并放置整齊加以標識。（二）具體要求1.文件資料整頓建立文件資料分類存放標準，按照文件類別、項目、時間等因素進行分類。例如，將合同文件分為采購合同、銷售合同等類別，每個類別再按照簽訂時間順序排列。為每個文件柜、文件夾、文件盒等貼上清晰的標識標簽，注明存放內(nèi)容和范圍，便于快速查找和取用。對常用文件資料進行定位存放，例如將近期常用的項目資料放置在辦公桌的特定抽屜或文件架上，方便隨時查閱。2.辦公用品整頓對辦公用品進行分類整理，如將筆、本子、文件夾、訂書機等分別放置在不同的文具收納盒或抽屜中。為每個收納區(qū)域貼上標識，標明物品名稱，確保辦公用品擺放有序，易于識別和拿取。對于消耗性辦公用品，如打印紙、墨盒等，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并根據(jù)使用情況及時補充，確保不出現(xiàn)短缺影響工作。3.設(shè)備及工具整頓辦公設(shè)備（如電腦、打印機、復(fù)印機等）應(yīng)放置在固定位置，保持設(shè)備表面清潔，周邊無雜物堆積。對設(shè)備的連接線進行整理，使用束線帶或線槽將其整齊排列，避免纏繞混亂。工具類物品（如螺絲刀、扳手等）應(yīng)存放在專門的工具柜或工具箱內(nèi)，分類擺放并做好標識，方便使用后及時歸位。（三）實施步驟1.規(guī)劃布局：各部門根據(jù)工作需要和物品使用頻率，規(guī)劃本部門辦公區(qū)域的物品擺放布局，確定各類物品的存放位置。2.定位標識：按照規(guī)劃好的布局，對各類物品進行定位放置，并貼上清晰、準確的標識標簽。3.培訓指導(dǎo)：行政部門組織對全體員工進行整頓相關(guān)培訓，指導(dǎo)員工如何正確進行物品定位和標識，確保員工熟悉整頓要求和方法。4.監(jiān)督檢查：行政部門定期對各部門的整頓情況進行檢查，對不符合要求的地方及時提出整改意見，督促各部門持續(xù)做好整頓工作。四、清掃（SEISO）（一）定義將工作場所清掃干凈，保持環(huán)境整潔，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。（二）具體要求1.日常清掃員工每天上班前應(yīng)對自己的工作區(qū)域進行清掃，包括桌面、地面、電腦設(shè)備、文件柜等，清除灰塵、雜物和污漬。公共辦公區(qū)域（如走廊、樓梯、茶水間等）由保潔人員負責定期清掃，確保地面干凈、門窗明亮、垃圾桶及時清理。每周至少進行一次全面的大掃除，對辦公區(qū)域的各個角落進行徹底清掃，包括天花板、墻角、家具底部等容易積塵的地方。2.設(shè)備清潔定期對辦公設(shè)備進行清潔維護，如電腦屏幕、鍵盤、鼠標、打印機、復(fù)印機等，保持設(shè)備良好的運行狀態(tài)和外觀整潔。對于一些大型設(shè)備（如空調(diào)、飲水機等），按照設(shè)備使用說明書的要求，定期進行專業(yè)清潔和保養(yǎng)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定，延長使用壽命。3.安全檢查在清掃過程中，同時進行安全檢查，查看辦公區(qū)域是否存在電線老化、插座松動、消防設(shè)施損壞等安全隱患。對發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時報告相關(guān)部門進行處理，確保辦公環(huán)境的安全。（三）實施步驟1.制定清掃標準：行政部門制定詳細的清掃標準和流程，明確各區(qū)域的清掃內(nèi)容、頻率和責任人。2.培訓教育：對保潔人員和全體員工進行清掃培訓，使其熟悉清掃標準和安全注意事項，掌握正確的清掃方法和工具使用技巧。3.日常執(zhí)行：保潔人員和員工按照清掃標準和流程，認真做好日常清掃工作，確保辦公環(huán)境始終保持整潔。4.監(jiān)督考核：行政部門定期對清掃工作進行監(jiān)督檢查，對不符合清掃標準的情況進行記錄和通報，督促相關(guān)責任人及時整改。同時，將清掃工作納入員工績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的個人和部門給予獎勵。五、清潔（SEIKETSU）（一）定義將整理、整頓、清掃進行到底，且維持其成果。（二）具體要求1.制度執(zhí)行全體員工嚴格遵守辦公室4S管理制度，將整理、整頓、清掃工作常態(tài)化，形成良好的工作習慣。各部門負責人定期對本部門的4S管理工作進行檢查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并持續(xù)優(yōu)化工作流程和方法。2.環(huán)境維護保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，不得隨意丟棄垃圾，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、吃東西等，維護良好的辦公秩序。愛護辦公設(shè)施和設(shè)備，合理使用辦公用品，避免浪費和損壞，發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞及時報修。注意節(jié)約水電，離開辦公室時及時關(guān)閉電器設(shè)備、照明燈具等，養(yǎng)成節(jié)能環(huán)保的好習慣。3.文化建設(shè)通過宣傳海報、內(nèi)部培訓、會議等形式，加強4S管理文化的宣傳和推廣，提高員工對4S管理的認識和重視程度。鼓勵員工積極參與4S管理活動，提出改進意見和建議，形成全員參與、共同維護的良好氛圍。（三）實施步驟1.建立監(jiān)督機制：行政部門建立4S管理監(jiān)督小組，定期對各部門的4S管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.持續(xù)改進：各部門根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，分析存在的問題和不足，制定針對性的改進措施，不斷完善4S管理工作。3.文化融入：將4S管理理念融入公司企業(yè)文化建設(shè)中，使4S管理成為公司全體員工共同遵循的行為準則和價值觀念。4.表彰獎勵：定期對在4S管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，樹立榜樣，激發(fā)全體員工參與4S管理的積極性和主動性。六、考核與獎懲（一）考核方式1.定期檢查：行政部門每月組織一次對各部門辦公室4S管理工作的全面檢查，按照整理、整頓、清掃、清潔的標準進行評分。2.日常抽查：行政部門不定期對各部門辦公區(qū)域進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并作為考核依據(jù)。3.員工自評與互評：員工每月進行一次自我評估，同時在部門內(nèi)部開展互評活動，對本部門員工的4S管理工作表現(xiàn)進行評價。（二）考核標準1.整理（25分）工作區(qū)域物品擺放整齊，無用物品清理徹底，得1625分。基本無無用物品，但仍有部分物品擺放不規(guī)范，得815分。存在較多無用物品，物品擺放混亂，得07分。2.整頓（25分）各類物品定位準確，標識清晰，取用方便，得1625分。大部分物品定位基本合理，標識較清晰，得815分。物品定位和標識混亂，查找困難，得07分。3.清掃（25分）辦公區(qū)域干凈整潔，設(shè)備無灰塵，無衛(wèi)生死角，得1625分。衛(wèi)生狀況較好，但仍有少量灰塵或雜物，得815分。衛(wèi)生較差，存在較多灰塵、雜物，得07分。4.清潔（25分）嚴格遵守4S管理制度，整理、整頓、清掃工作持續(xù)保持良好狀態(tài)，得1625分?；灸茏袷刂贫?，但偶爾出現(xiàn)一些小問題，得815分。經(jīng)常違反制度，4S管理工作執(zhí)行不力，得07分。（三）獎懲措施1.獎勵每月評選出4S管理優(yōu)秀部門，頒發(fā)流動紅旗，并給予一定的物質(zhì)獎勵。對在4S管理工作中表現(xiàn)突出的個人，在公司內(nèi)部進行通報表揚，并給予相應(yīng)的績效加分或獎金獎勵。優(yōu)秀部門和個人的經(jīng)驗和做法將在