作廢標準管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司作廢標準的管理，確保公司各類文件、記錄、資產等在不再使用或失去效力時得到妥善處理，維護公司信息安全，提高資源利用效率，避免不必要的管理成本和風險。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在工作過程中涉及的各類需要作廢的標準，包括但不限于：1.公司內部制定的各類規(guī)章制度、操作流程、管理辦法等文件標準。2.業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等商務文件標準。3.產品設計圖紙、工藝文件、質量標準等技術文件標準。4.各類記錄表單、報表、臺賬等信息載體標準。5.固定資產、低值易耗品等資產的相關標準及標識。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內部相關規(guī)定，確保作廢標準的處理符合法律要求。2.準確性原則：準確識別需要作廢的標準，避免誤判或遺漏，確保作廢工作的精準性。3.保密性原則：對于涉及公司機密、商業(yè)秘密或敏感信息的作廢標準，要采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。4.環(huán)保原則：在作廢標準處理過程中，盡量減少對環(huán)境的影響，提倡資源回收利用。二、作廢標準的識別與判定（一）識別情形1.法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，導致原標準與新要求不符，無法繼續(xù)適用。2.公司業(yè)務調整、戰(zhàn)略轉型，原標準不再適應新的業(yè)務模式或管理需求。3.標準內容存在錯誤、缺陷或過時，影響正常工作開展或導致工作結果不準確。4.因技術進步、工藝改進等原因，原技術文件標準已被新的標準替代。5.合同、協(xié)議等商務文件已履行完畢、終止或解除，相應標準不再具有效力。6.記錄表單、報表等信息載體已完成其使用周期，不再需要保存。7.固定資產、低值易耗品等資產已報廢、處置，其相關標準失去意義。（二）判定流程1.部門自查：各部門定期對本部門所使用的各類標準進行梳理，對照識別情形，初步判斷是否存在需要作廢的標準，并填寫《作廢標準識別清單》，詳細記錄標準名稱、編號、適用范圍、識別原因等信息。2.歸口審核：各部門將《作廢標準識別清單》提交至歸口管理部門進行審核。歸口管理部門根據專業(yè)知識和管理職責，對清單中的標準進行進一步審查，核實識別原因的合理性，確認是否需要作廢。3.綜合評審：對于涉及多個部門或重要業(yè)務領域的作廢標準，由公司相關領導組織召開綜合評審會議。會議成員包括各相關部門負責人、專業(yè)技術人員等，對擬作廢標準進行充分討論，從公司整體利益、業(yè)務影響、合規(guī)要求等方面進行綜合評估，最終確定是否作廢以及作廢的時間節(jié)點。三、作廢標準的處理流程（一）文件類標準1.紙質文件回收登記：各部門將確定作廢的紙質文件收集整理后，交至公司行政部門。行政部門設立專門的文件回收登記臺賬，詳細記錄文件名稱、數(shù)量、回收日期、交回部門等信息。粉碎處理：對于涉及公司機密、商業(yè)秘密或敏感信息的紙質文件，采用粉碎設備進行粉碎處理，確保信息無法恢復。粉碎后的文件殘渣按照環(huán)保要求進行妥善處置。非敏感文件：對于一般性的紙質文件，可采用焚燒或賣給廢品回收站等方式進行處理。但在賣給廢品回收站時，要確保文件內容已被涂抹或銷毀，防止信息泄露。同時，要與廢品回收站簽訂保密協(xié)議，明確其不得將收購的文件用于任何非法或不當目的。2.電子文件備份存儲：在對電子文件進行作廢處理前，要先進行備份存儲。備份存儲介質應選擇安全可靠的設備，并按照公司數(shù)據存儲管理規(guī)定進行分類存儲。備份存儲期限根據公司數(shù)據保留政策確定，一般不少于規(guī)定的最短保存期限。刪除操作：備份完成后，按照公司信息安全管理要求，對電子文件進行徹底刪除操作。刪除過程要進行記錄，包括刪除時間、文件名稱、存儲路徑等信息，以備后續(xù)審計和追溯。刪除后的電子文件要進行數(shù)據擦除處理，確保數(shù)據無法恢復。權限撤銷：對于存儲在公司信息系統(tǒng)中的作廢電子文件，要及時撤銷相關人員的訪問權限，防止未經授權的訪問和使用。（二）商務文件類標準1.合同協(xié)議整理歸檔：合同協(xié)議履行完畢、終止或解除后，相關部門要對其進行整理，確保所有條款已執(zhí)行完畢，相關附件、補充協(xié)議等資料齊全。然后將合同協(xié)議原件及相關資料交至公司法務部門或檔案管理部門進行歸檔保存。標記作廢：在歸檔的合同協(xié)議上加蓋“作廢”印章，并注明作廢日期。同時，在公司合同管理系統(tǒng)中對合同協(xié)議狀態(tài)進行更新，標記為“已作廢”。定期清查：法務部門或檔案管理部門要定期對已歸檔的作廢合同協(xié)議進行清查，確保其保存完好，無遺失、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時采取措施進行處理，并記錄相關情況。2.訂單完成確認：訂單執(zhí)行完畢后，業(yè)務部門要對訂單完成情況進行確認，核實貨物交付、款項結算等事項是否全部完成。確認無誤后，將訂單相關資料整理成冊。作廢標識：在訂單資料上加蓋“作廢”標識，并注明作廢原因和日期。訂單資料按照公司檔案管理規(guī)定進行保存，保存期限根據業(yè)務性質和相關法規(guī)要求確定。數(shù)據清理：同步對公司業(yè)務系統(tǒng)中的訂單數(shù)據進行清理，刪除已作廢訂單的相關信息，確保系統(tǒng)數(shù)據的準確性和及時性。（三）技術文件類標準1.圖紙收回標注：技術部門負責收回所有已作廢的產品設計圖紙、工藝圖紙等。收回后，在圖紙標題欄或其他顯著位置加蓋“作廢”印章，并注明作廢日期、替代圖紙編號等信息。集中保管：將作廢圖紙集中存放在公司指定的圖紙檔案室或存儲區(qū)域，按照圖紙類別、項目編號等進行分類存放，便于查找和管理。銷毀處理：對于超過保存期限或不再需要保存的作廢圖紙，經技術負責人批準后，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀處理。銷毀過程要進行詳細記錄，包括銷毀時間、圖紙名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。2.工藝文件修訂更新：當工藝文件需要作廢時，技術部門要及時對其進行修訂，生成新的工藝文件版本，并發(fā)布實施。同時，在原工藝文件上加蓋“作廢”印章，注明作廢日期和替代文件編號。存檔管理：將作廢的工藝文件與新的工藝文件一并存檔，保存期限根據產品生產周期和相關法規(guī)要求確定。存檔的工藝文件要進行妥善保管，防止丟失、損壞或篡改。培訓告知：技術部門要及時組織相關人員進行培訓，告知其工藝文件的變更情況，確保員工使用最新有效的工藝文件進行生產操作。（四）記錄表單類標準1.表單清理：各部門定期對本部門使用的各類記錄表單進行清理，檢查表單的使用頻率、保存期限等情況。對于已不再使用或超過保存期限的表單，填寫《作廢記錄表單清單》，詳細記錄表單名稱、編號、使用部門、保存期限、作廢原因等信息。2.審批備案：《作廢記錄表單清單》經部門負責人審核簽字后，提交至公司行政部門或檔案管理部門進行審批備案。行政部門或檔案管理部門根據公司檔案管理規(guī)定和實際情況，對清單進行審核，批準后予以備案。3.銷毀處理：經審批備案后的作廢記錄表單，由各部門按照公司文件銷毀規(guī)定進行處理。對于涉及公司機密、商業(yè)秘密或敏感信息的記錄表單，要采取嚴格的保密措施進行銷毀，防止信息泄露。銷毀過程要進行記錄，以備后續(xù)審計和追溯。（五）資產類標準1.資產標識作廢：對于已報廢、處置的固定資產、低值易耗品等資產，要及時將其相關標準標識進行作廢處理。如在資產上粘貼的資產編號標簽、使用說明標識等，要予以清除或覆蓋“作廢”字樣。2.臺賬更新：資產管理部門要在公司資產臺賬中對已作廢資產的相關信息進行更新，注明資產已報廢或處置的日期、方式等信息，確保資產臺賬的準確性。3.資料存檔：將資產報廢、處置的相關資料，如報廢審批表、處置協(xié)議等，按照公司檔案管理規(guī)定進行整理歸檔，保存期限根據相關法規(guī)要求確定。存檔資料要妥善保管，便于日后查詢和審計。四、監(jiān)督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對各部門作廢標準的管理情況進行審計檢查。審計內容包括：1.作廢標準的識別是否準確、及時，判定流程是否合規(guī)。2.作廢標準的處理流程是否嚴格執(zhí)行，是否存在未按規(guī)定處理的情況。3.涉及機密、商業(yè)秘密的作廢標準的保密措施是否到位。4.各類作廢標準的記錄、臺賬是否完整、準確，是否便于查詢和追溯。對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內部審計部門要及時下達審計整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，要進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。（二）定期自查各部門要定期對本部門作廢標準的管理工作進行自查，自查內容包括：1.本部門是否存在應作廢而未及時識別的標準。2.已識別的作廢標準是否按照規(guī)定流程進行處理。3.本部門員工對作廢標準管理規(guī)定的熟悉程度和執(zhí)行情況。自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時進行整改，并將自查情況形成書面報告，報送公司行政部門或相關管理部門。（三）專項檢查根據公司管理需要或行業(yè)監(jiān)管要求，適時開展作廢標準管理的專項檢查。專項檢查可針對特定類型的標準、特定部門或特定時間段進行深入檢查。檢查結果要形成專項報告，提出改進建議和措施，推動公司作廢標準管理工作不斷完善。五、培訓與宣傳（一）培訓計劃公司人力資源部門會同行政部門、相關業(yè)務部門制定年度作廢標準管理培訓計劃。培訓計劃要明確培訓對象、培訓內容、培訓方式、培訓時間等安排，確保培訓工作有序開展。（二）培訓內容1.作廢標準管理的相關制度、流程和要求。2.不同類型標準（文件類、商務文件類、技術文件類、記錄表單類、資產類）的作廢識別方法和處理要點。3.涉及公司機密、商業(yè)秘密的作廢標準的保密規(guī)定和處理措施。4.作廢標準管理過程中的常見問題及案例分析。（三）培訓方式1.集中授課：針對公司全體員工或特定崗位員工，組織集中培訓課程，由公司內部專家或外聘講師進行授課講解。2.現(xiàn)場演示：在實際工作現(xiàn)場，由專業(yè)人員對作廢標準的處理流程進行演示操作，讓員工直觀了解具體操作方法。3.線上學習：利用公司內部網絡學習平臺，發(fā)布作廢標準管理的培訓資料、視頻教程等，供員工自主學習。同時，設置在線測試題目，檢驗員工的學習效果。（四）宣傳推廣通過公司內部宣傳欄、內部刊物、電子郵件、工作群等渠道，廣泛宣傳作廢標準管理的重要性和相關規(guī)定。及時發(fā)布作廢標準管理的工作動態(tài)、典型案例等信息，提高員工對作廢標準管理工作的認識