作廢印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司作廢印章的管理，確保公司印章使用的安全性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司涉及的各類作廢印章管理。（三）基本原則1.集中管理原則：公司作廢印章的管理實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的部門負(fù)責(zé)具體操作。2.安全保密原則：嚴(yán)格確保作廢印章的安全，防止印章丟失、被盜用或濫用，對相關(guān)信息嚴(yán)格保密。3.規(guī)范操作原則：明確作廢印章的處理流程和要求，確保操作規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。二、作廢印章的界定（一）印章停用1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變化等原因，原印章不再使用的，視為印章停用。2.印章磨損嚴(yán)重、字跡模糊無法正常使用的，經(jīng)鑒定確認(rèn)后予以停用。（二）印章作廢1.停用的印章經(jīng)審批后，正式確定為作廢印章。2.因印章遺失、被盜等原因，已在公安機(jī)關(guān)備案聲明作廢的印章，視同作廢印章。三、作廢印章管理部門及職責(zé)（一）管理部門公司行政部為作廢印章的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收、保管和處理公司各類作廢印章。（二）職責(zé)1.行政部制定和完善作廢印章管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)接收各部門提交的作廢印章，進(jìn)行登記、編號和造冊。妥善保管作廢印章，確保印章安全。按照規(guī)定的流程對作廢印章進(jìn)行銷毀處理，并做好相關(guān)記錄。定期對作廢印章管理情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。2.印章使用部門負(fù)責(zé)本部門印章停用的申請，并提交相關(guān)證明材料。在印章停用后，及時將印章交至行政部，并配合行政部做好交接手續(xù)。協(xié)助行政部做好作廢印章的管理工作，提供必要的信息和資料。四、作廢印章的收繳與登記（一）收繳要求1.印章使用部門在印章停用后，應(yīng)立即將印章交至行政部。2.交回的印章應(yīng)保持完好，如有損壞或遺失，應(yīng)在交接清單中注明原因。3.行政部在接收作廢印章時，應(yīng)認(rèn)真核對印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與交接清單一致。（二）登記內(nèi)容1.行政部對收繳的作廢印章進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括印章名稱、編號、啟用時間、停用時間、作廢原因、交回部門、交回日期等。2.為每枚作廢印章建立單獨(dú)的檔案，將登記信息及相關(guān)證明材料一并歸檔保存。五、作廢印章的保管（一）保管方式1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的印章保管庫，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、監(jiān)控設(shè)備等，確保作廢印章的安全存放。2.作廢印章應(yīng)與現(xiàn)行有效印章分開存放，并有明顯的標(biāo)識，防止混淆。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)保管作廢印章的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自將印章帶出保管庫。2.定期對保管的作廢印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損，如有異常情況應(yīng)及時報告。3.做好印章保管庫的安全防范工作，防止印章被盜、丟失或損壞。六、作廢印章的銷毀（一）銷毀審批1.行政部定期對保管的作廢印章進(jìn)行清理，提出銷毀申請。2.銷毀申請應(yīng)包括印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。3.銷毀申請經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀方式1.對于作廢的印章，原則上應(yīng)采用粉碎、熔化等不可恢復(fù)的方式進(jìn)行銷毀。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程錄像，確保銷毀徹底、真實(shí)。3.參與銷毀的人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。（三）銷毀記錄1.行政部應(yīng)將銷毀申請、審批文件、銷毀記錄等相關(guān)資料整理歸檔，保存期限不少于[X]年。2.銷毀記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，能夠清晰反映作廢印章的銷毀過程和結(jié)果。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對作廢印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查印章的收繳、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.行政部應(yīng)定期對作廢印章管理情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，擅自使用、留存作廢印章或因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用等情況的，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)