低值采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司低值采購(gòu)行為，加強(qiáng)對(duì)低值采購(gòu)的管理與監(jiān)督，確保采購(gòu)工作的公開、公平、公正，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有低值采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備耗材、小型工具、勞保用品等價(jià)值相對(duì)較低物品的采購(gòu)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購(gòu)過程應(yīng)做到信息公開、流程透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購(gòu)物品質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.歸口管理原則：明確各部門在低值采購(gòu)中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)匯總各部門的低值采購(gòu)需求，編制采購(gòu)計(jì)劃。2.依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，尋找合格供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等采購(gòu)活動(dòng)。3.簽訂和執(zhí)行采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。4.建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和管理。（二）需求部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)本部門實(shí)際工作需要，提出低值采購(gòu)申請(qǐng)，并詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)工作，提供相關(guān)意見和建議。3.對(duì)采購(gòu)到貨物品進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給采購(gòu)部門。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核采購(gòu)申請(qǐng)及采購(gòu)合同，確保采購(gòu)資金的合理性和合規(guī)性。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付結(jié)算工作，對(duì)采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督。3.參與采購(gòu)成本的分析與控制工作。（四）審計(jì)部門1.對(duì)低值采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況，確保采購(gòu)活動(dòng)符合規(guī)定。2.對(duì)采購(gòu)過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出改進(jìn)建議。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《低值采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后提交至采購(gòu)部門。申請(qǐng)表應(yīng)包括采購(gòu)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間、用途說(shuō)明等內(nèi)容。2.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，需求部門可在申請(qǐng)表上注明“緊急采購(gòu)”字樣，并電話通知采購(gòu)部門，隨后補(bǔ)辦書面申請(qǐng)手續(xù)。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)部門收到各需求部門的采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫(kù)存情況，編制月度或季度低值采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等信息，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)實(shí)施1.供應(yīng)商尋找采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)物品的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等。對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的信息。2.供應(yīng)商篩選與確定采購(gòu)部門會(huì)同相關(guān)部門（如需求部門、質(zhì)量控制部門等）對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，建立合格供應(yīng)商名錄。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格優(yōu)勢(shì)、交貨期、售后服務(wù)等方面。對(duì)于金額較大或重要的低值采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)至少三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)。詢價(jià)應(yīng)要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)清單，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等內(nèi)容。比價(jià)過程中，采購(gòu)部門應(yīng)認(rèn)真分析各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及其他條件，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對(duì)于常用的低值采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門可根據(jù)合格供應(yīng)商名錄，選擇長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。每次采購(gòu)前，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等細(xì)節(jié)，確保雙方達(dá)成一致意見。采購(gòu)合同由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)起草，合同內(nèi)容應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物品到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.需求部門應(yīng)按照采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于驗(yàn)收合格的物品，需求部門應(yīng)在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物品，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決退換貨等問題。3.對(duì)于重要或價(jià)值較高的低值采購(gòu)物品，質(zhì)量控制部門應(yīng)參與驗(yàn)收工作，確保物品符合質(zhì)量要求。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)物品驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在審核無(wú)誤后，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間支付款項(xiàng)。2.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)辦理預(yù)付款申請(qǐng)手續(xù)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后支付預(yù)付款。在供應(yīng)商交貨并驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)辦理余款結(jié)算手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算管理1.采購(gòu)部門在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)結(jié)合公司年度預(yù)算，對(duì)低值采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行合理估算，并納入公司預(yù)算管理體系。2.各需求部門應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)申請(qǐng)，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。對(duì)于超出預(yù)算的采購(gòu)申請(qǐng)，需求部門應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明原因，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特批后，采購(gòu)部門方可辦理。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)預(yù)算執(zhí)行偏差較大的情況及時(shí)提出預(yù)警和改進(jìn)建議。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商檔案建立：采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、聯(lián)系方式、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)：采購(gòu)部門會(huì)同相關(guān)部門定期（每半年或一年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)指標(biāo)可包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)價(jià)為優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)或優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于評(píng)價(jià)為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并停止與其合作。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束：建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于長(zhǎng)期合作且表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可通過增加采購(gòu)量、給予價(jià)格優(yōu)惠、合作開發(fā)新產(chǎn)品等方式進(jìn)行激勵(lì)。同時(shí)，建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量存在問題或服務(wù)不到位的供應(yīng)商，公司有權(quán)扣除貨款、要求賠償損失、暫停合作直至解除合同等。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)部門應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解采購(gòu)物品的價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)情況等信息，采取適當(dāng)?shù)牟少?gòu)策略，如套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同、建立戰(zhàn)略儲(chǔ)備等，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物品質(zhì)量的控制，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。同時(shí)，在驗(yàn)收環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)于質(zhì)量不合格的物品及時(shí)采取措施，避免給公司造成損失。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和信用評(píng)估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作。在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)困難、重大違約等情況，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。4.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過程的內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為，避免因合規(guī)問題給公司帶來(lái)?yè)p失。七、信息管理1.采購(gòu)信息系統(tǒng)建設(shè)：公司應(yīng)建立采購(gòu)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)需求申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃編制、供應(yīng)商管理、采購(gòu)訂單跟蹤、采購(gòu)驗(yàn)收、采購(gòu)付款等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高采購(gòu)工作效率和透明度。2.信息共享與溝通：采購(gòu)部門應(yīng)與需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門建立信息共享機(jī)制，及時(shí)溝通采購(gòu)工作進(jìn)展情況，確保各部門之間信息暢通。同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作情況，提供采購(gòu)數(shù)據(jù)分析和建議。八、監(jiān)督與檢查1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)低值采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)成本的控制效果、供應(yīng)商管理等方面。2