會(huì)議錄音管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議錄音的管理，確保會(huì)議信息的準(zhǔn)確記錄、妥善保存與有效利用，特制定本制度。本制度旨在保障公司內(nèi)部溝通的順暢，便于后續(xù)回顧會(huì)議內(nèi)容、落實(shí)工作任務(wù)、進(jìn)行決策參考以及知識(shí)傳承，同時(shí)維護(hù)會(huì)議參與人員的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各類正式會(huì)議，包括但不限于公司級(jí)會(huì)議、部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。無論是面對(duì)面會(huì)議、電話會(huì)議還是視頻會(huì)議，只要涉及公司業(yè)務(wù)相關(guān)內(nèi)容且需要錄音記錄的，均適用本制度。（三）基本原則1.合法性原則會(huì)議錄音的實(shí)施必須符合國家法律法規(guī)的要求，確保在合法合規(guī)的前提下進(jìn)行錄音操作，保護(hù)參會(huì)人員的隱私和合法權(quán)益。2.必要性原則會(huì)議錄音應(yīng)基于工作需要進(jìn)行，不得隨意、無端錄音。只有對(duì)于重要決策、關(guān)鍵工作安排、需明確責(zé)任的事項(xiàng)等具有保存價(jià)值的會(huì)議，才進(jìn)行錄音記錄。3.保密性原則會(huì)議錄音內(nèi)容屬于公司內(nèi)部信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自對(duì)外披露錄音內(nèi)容，防止信息泄露對(duì)公司造成不良影響。4.準(zhǔn)確性原則錄音設(shè)備應(yīng)保證錄音清晰、完整，準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，避免出現(xiàn)聲音不清晰、漏錄等情況，確保錄音資料能夠真實(shí)反映會(huì)議全貌。二、會(huì)議錄音的組織與實(shí)施（一）錄音設(shè)備及人員安排1.設(shè)備準(zhǔn)備由公司行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)會(huì)議錄音設(shè)備的配備、維護(hù)與管理。根據(jù)會(huì)議規(guī)模和類型，合理安排錄音設(shè)備，確保設(shè)備性能良好，能夠滿足錄音需求。常用的錄音設(shè)備包括但不限于專業(yè)錄音筆、手機(jī)錄音功能、會(huì)議視頻系統(tǒng)自帶的錄音功能等。對(duì)于重要會(huì)議，建議同時(shí)使用多種錄音設(shè)備進(jìn)行備份，以防止單一設(shè)備出現(xiàn)故障導(dǎo)致錄音不完整。2.人員安排會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議錄音工作。一般情況下，由會(huì)議主持人指定專人負(fù)責(zé)開啟和操作錄音設(shè)備。若會(huì)議主持人未指定，會(huì)議記錄人員應(yīng)負(fù)責(zé)錄音工作，確保在會(huì)議開始前開啟錄音設(shè)備，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)關(guān)閉。負(fù)責(zé)錄音的人員應(yīng)熟悉錄音設(shè)備的操作方法，在會(huì)議開始前檢查設(shè)備電量、存儲(chǔ)空間等，確保錄音過程順利進(jìn)行。（二）錄音要求1.開始前確認(rèn)在會(huì)議開始前，負(fù)責(zé)錄音的人員應(yīng)向參會(huì)人員說明本次會(huì)議將進(jìn)行錄音，征得參會(huì)人員的同意。如遇參會(huì)人員明確表示不同意錄音的情況，不得強(qiáng)行錄音，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)，并根據(jù)主持人的指示處理。2.錄音過程注意事項(xiàng)錄音過程中，負(fù)責(zé)錄音的人員應(yīng)保持設(shè)備穩(wěn)定，避免因設(shè)備晃動(dòng)、碰撞等導(dǎo)致錄音中斷或聲音異常。盡量將錄音設(shè)備放置在合適位置，確保能夠清晰記錄會(huì)議內(nèi)容。注意調(diào)整錄音設(shè)備的音量，避免音量過大產(chǎn)生噪音干擾會(huì)議進(jìn)行，或音量過小導(dǎo)致錄音不清晰。若會(huì)議中有多個(gè)發(fā)言人，應(yīng)盡量確保能夠清晰錄制每個(gè)發(fā)言人的講話內(nèi)容，可根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)調(diào)整錄音設(shè)備的位置或角度。三、會(huì)議錄音的保存與管理（一）保存方式與期限1.保存方式會(huì)議錄音文件應(yīng)使用專門的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，如硬盤、光盤等，并按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)建立電子備份，將錄音文件存儲(chǔ)在公司內(nèi)部的服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)上，以便于查詢和使用。對(duì)于重要會(huì)議的錄音，應(yīng)進(jìn)行異地備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.保存期限一般會(huì)議錄音的保存期限為[X]年，自會(huì)議結(jié)束之日起計(jì)算。對(duì)于涉及公司重大決策、關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程、重要合同協(xié)議等內(nèi)容的會(huì)議錄音，保存期限為[X]年，以滿足公司在不同階段的查閱和追溯需求。在保存期限屆滿后，由行政部門根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，對(duì)錄音文件進(jìn)行鑒定和銷毀處理。（二）存儲(chǔ)與分類管理1.存儲(chǔ)位置行政部門應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)議錄音存儲(chǔ)文件夾，按照年份、會(huì)議類型等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。例如，可分為“20XX年公司級(jí)會(huì)議錄音”、“20XX年部門A會(huì)議錄音”等文件夾，每個(gè)文件夾下再根據(jù)具體會(huì)議名稱創(chuàng)建子文件夾，存放相應(yīng)的錄音文件。2.文件命名規(guī)范錄音文件的命名應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和查找。命名規(guī)則為：會(huì)議日期+會(huì)議名稱+錄音設(shè)備標(biāo)識(shí)（如有）。例如：“20230510公司月度工作會(huì)議_錄音筆1.mp3”。3.分類管理除按照年份和會(huì)議類型分類外，還可根據(jù)會(huì)議主題、業(yè)務(wù)板塊等進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分。例如，對(duì)于涉及財(cái)務(wù)的會(huì)議錄音，可單獨(dú)設(shè)立“財(cái)務(wù)會(huì)議錄音”類別；對(duì)于項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議錄音，可按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類。建立會(huì)議錄音索引目錄，詳細(xì)記錄每個(gè)錄音文件的基本信息，包括會(huì)議日期、會(huì)議名稱、參會(huì)人員、會(huì)議主要內(nèi)容摘要等，方便快速查詢和檢索。（三）訪問權(quán)限與審批1.訪問權(quán)限設(shè)定根據(jù)工作需要，設(shè)定不同人員對(duì)會(huì)議錄音的訪問權(quán)限。一般情況下，公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人以及涉及會(huì)議討論事項(xiàng)的工作人員具有相應(yīng)的訪問權(quán)限。其他人員如需查閱會(huì)議錄音，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。會(huì)議錄音的訪問權(quán)限應(yīng)通過公司內(nèi)部信息系統(tǒng)或文件管理平臺(tái)進(jìn)行設(shè)置，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。2.審批流程非授權(quán)人員如需查閱會(huì)議錄音，應(yīng)填寫《會(huì)議錄音查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱原因、所需錄音文件的相關(guān)信息等?！稌?huì)議錄音查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至行政部門審批。行政部門根據(jù)申請(qǐng)人員的身份和查閱目的進(jìn)行審批，對(duì)于涉及敏感信息或重要決策的會(huì)議錄音，審批應(yīng)更加嚴(yán)格。審批通過后，行政部門根據(jù)申請(qǐng)要求，提供相應(yīng)的會(huì)議錄音文件，并記錄查閱情況，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。四、會(huì)議錄音的使用與保密（一）使用范圍1.內(nèi)部使用會(huì)議錄音主要用于公司內(nèi)部的工作回顧、決策參考、工作落實(shí)情況跟進(jìn)等。各部門可根據(jù)工作需要，查閱相關(guān)會(huì)議錄音，以了解會(huì)議決策內(nèi)容，指導(dǎo)本部門工作開展。人力資源部門在進(jìn)行員工績效考核、培訓(xùn)需求分析等工作時(shí)，可查閱相關(guān)會(huì)議錄音，獲取員工在會(huì)議中的表現(xiàn)和工作溝通情況。審計(jì)、法務(wù)等部門在開展內(nèi)部審計(jì)、合規(guī)檢查等工作時(shí)，可根據(jù)需要查閱會(huì)議錄音，核實(shí)相關(guān)事項(xiàng)和信息。2.特殊情況使用在涉及公司法律糾紛、重大業(yè)務(wù)問題調(diào)查等特殊情況下，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可將會(huì)議錄音作為證據(jù)或參考資料使用。但應(yīng)嚴(yán)格按照法律程序進(jìn)行，確保錄音資料的合法性和有效性。（二）保密措施1.人員保密培訓(xùn)對(duì)涉及會(huì)議錄音管理和使用的人員進(jìn)行定期保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、會(huì)議錄音的敏感信息范圍等，確保相關(guān)人員熟悉保密要求和操作規(guī)范。在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)將會(huì)議錄音保密規(guī)定納入培訓(xùn)內(nèi)容，使新員工了解公司對(duì)會(huì)議錄音保密的重視程度和相關(guān)要求。2.文件保密管理對(duì)存儲(chǔ)會(huì)議錄音的存儲(chǔ)介質(zhì)和電子文件進(jìn)行加密處理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。嚴(yán)格限制會(huì)議錄音文件的傳輸和共享范圍，如需在公司內(nèi)部進(jìn)行共享，應(yīng)通過安全的文件共享平臺(tái)，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。嚴(yán)禁將會(huì)議錄音以任何形式帶出公司，如確因工作需要攜帶外出，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施，確保錄音資料的安全。（三）使用規(guī)范1.不得擅自傳播未經(jīng)會(huì)議組織部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)許可，任何人不得擅自將會(huì)議錄音傳播給公司外部人員，不得在公司內(nèi)部非工作群聊、社交媒體等平臺(tái)上分享會(huì)議錄音內(nèi)容，防止信息泄露對(duì)公司造成不良影響。2.規(guī)范引用與使用在引用會(huì)議錄音內(nèi)容時(shí)，應(yīng)確保引用準(zhǔn)確、完整，不得斷章取義或歪曲原意。如需在公司內(nèi)部文件、報(bào)告、演示文稿等中引用會(huì)議錄音內(nèi)容，應(yīng)注明出處，如“根據(jù)[會(huì)議日期][會(huì)議名稱]會(huì)議錄音記錄”。3.使用目的限制會(huì)議錄音僅供公司內(nèi)部工作使用，不得用于任何商業(yè)目的或其他非法用途。如發(fā)現(xiàn)有違反使用規(guī)范的行為，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、會(huì)議錄音的銷毀（一）銷毀條件與流程1.銷毀條件當(dāng)會(huì)議錄音的保存期限屆滿，且行政部門根據(jù)公司檔案管理規(guī)定鑒定確認(rèn)該錄音文件不再具有保存價(jià)值時(shí)，可進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀流程行政部門填寫《會(huì)議錄音銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄擬銷毀錄音文件的名稱、存儲(chǔ)位置、保存期限等信息，并說明銷毀原因?！稌?huì)議錄音銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀操作。銷毀工作應(yīng)在至少兩名授權(quán)人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程徹底、真實(shí)。可采用格式化存儲(chǔ)介質(zhì)、粉碎光盤等方式進(jìn)行銷毀，銷毀后應(yīng)在《會(huì)議錄音銷毀申請(qǐng)表》上記錄銷毀方式、時(shí)間、監(jiān)督人員等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。（二）銷毀記錄與檔案保存行政部門應(yīng)妥善保存會(huì)議錄音銷毀記錄，包括銷毀申請(qǐng)表、審批文件、銷毀過程記錄等，作為公司檔案管理的一部分，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。銷毀記錄的保存期限與原會(huì)議錄音的保存期限相同。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督責(zé)任部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議錄音管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保各部門按照本制度要求進(jìn)行會(huì)議錄音的組織、保存、使用和管理等工作。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容會(huì)議錄音的組織實(shí)施情況，包括是否按照要求提前征得參會(huì)人員同意、錄音設(shè)備的準(zhǔn)備和操作是否規(guī)范等。會(huì)議錄音的保存與管理情況，如存儲(chǔ)方式是否符合規(guī)定、文件命名是否規(guī)范、訪問權(quán)限設(shè)置是否正確、保存期限是否合規(guī)等。會(huì)議錄音的使用與保密情況，包括是否存在擅自傳播、違規(guī)使用等行為，保密措施是否落實(shí)到位等。2.檢查方式定期檢查：行政部門每季度對(duì)公司會(huì)議錄音管理情況進(jìn)行一次全面檢查，通過查閱存儲(chǔ)記錄、訪問權(quán)限設(shè)置、文件命名等方式，核實(shí)各部門是否遵守制度規(guī)定。不定期抽查：行政部門不定期對(duì)部分會(huì)議錄音的管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門整改。專項(xiàng)檢查：針對(duì)公司重大項(xiàng)目會(huì)議、涉及敏感信息會(huì)議等重要會(huì)議的錄音管理情況，進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保錄音資料的安全和有效利用。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反會(huì)議錄音管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰對(duì)于未經(jīng)授權(quán)擅自錄音、傳播會(huì)議錄音內(nèi)容等行為，第一次發(fā)現(xiàn)給予警告處分，并責(zé)令立即整改；第二次發(fā)現(xiàn)給予記過處分，并處以[X]元罰款；第三次發(fā)現(xiàn)給予降職或撤職處分，造成公司重大損失的，依法追究法律責(zé)任。對(duì)于因保管不善導(dǎo)致會(huì)議錄音資料丟失、損壞或泄露的，視情節(jié)輕重給予直接責(zé)任人相應(yīng)的紀(jì)律處分，并要求其采取措施挽回?fù)p失。如造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.同時(shí)，公司鼓勵(lì)全體員工對(duì)違反會(huì)議錄音管理制