會議信息管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議信息的管理，確保會議信息的準確、及時、有效傳遞，提高會議效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、專項工作會議等。（三）基本原則1.準確性原則：會議信息應(yīng)真實、準確地反映會議內(nèi)容和決議。2.及時性原則：會議信息應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時傳遞給相關(guān)人員。3.保密性原則：涉及公司機密的會議信息應(yīng)嚴格保密，防止泄露。4.規(guī)范性原則：會議信息的記錄、整理、發(fā)布等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準。二、會議信息的分類與收集（一）會議信息的分類1.會議通知信息：包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等。2.會議紀要信息：記錄會議討論的主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人和完成時間等。3.會議文件信息：如會議報告、提案、資料等相關(guān)文件。4.會議決議執(zhí)行情況信息：跟蹤會議決議的執(zhí)行進度、結(jié)果等。（二）會議信息的收集1.會議組織者負責(zé)收集：會議組織者應(yīng)在會議前明確會議信息的收集要求，并在會議過程中及時記錄相關(guān)信息。2.參會人員協(xié)助提供：參會人員應(yīng)按照會議組織者的要求，及時提供與會議相關(guān)的信息，如報告、提案等。3.其他渠道收集：對于一些重要會議，還可通過錄音、錄像等方式收集會議信息，但需事先征得參會人員同意。三、會議信息的記錄（一）記錄人員的確定1.一般情況下，由會議組織者指定專人負責(zé)會議記錄。2.對于重要會議或涉及多個部門的會議，可安排多人共同記錄，以確保記錄的全面性和準確性。（二）記錄要求1.準確完整：如實記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論過程、決議事項等，確保記錄準確、完整，不得遺漏重要信息。2.清晰明了：記錄應(yīng)字跡清晰、語言簡潔、邏輯連貫，便于后續(xù)整理和查閱。3.使用規(guī)范：采用統(tǒng)一的記錄格式和符號，如使用規(guī)定的縮寫、代號等，確保記錄的規(guī)范性和一致性。（三）記錄方式1.手工記錄：可使用筆記本、會議記錄簿等進行手工記錄。2.電子記錄：可使用電子文檔、表格軟件等進行記錄，如使用Word、Excel等軟件制作會議紀要。電子記錄應(yīng)及時備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、會議信息的整理（一）整理人員的確定會議記錄完成后，由記錄人員或指定的專人負責(zé)會議信息的整理。（二）整理要求1.內(nèi)容提煉：對會議記錄進行梳理和提煉，突出重點內(nèi)容，刪除無關(guān)信息，使會議紀要簡潔明了。2.邏輯清晰：按照會議議程和討論順序，對會議內(nèi)容進行分類整理，確保邏輯清晰，層次分明。3.核對確認：整理后的會議信息應(yīng)與原始記錄進行核對，確保準確無誤，并請會議組織者或相關(guān)參會人員進行確認。（三）整理內(nèi)容1.會議紀要：根據(jù)會議記錄整理出會議紀要，包括會議基本信息、會議主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人和完成時間等。2.會議文件整理：對會議過程中產(chǎn)生的文件進行分類整理，如報告、提案、資料等，并按照文件編號或日期順序進行排列，便于查閱。3.會議決議執(zhí)行情況整理：跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，將執(zhí)行進度、結(jié)果等信息進行整理，形成會議決議執(zhí)行情況報告。五、會議信息的審核與批準（一）審核人員的確定1.一般會議信息由會議組織者或其上級領(lǐng)導(dǎo)進行審核。2.重要會議信息或涉及公司重大決策的會議紀要，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審核批準。（二）審核要求1.內(nèi)容準確性審核：審核會議信息是否準確反映會議內(nèi)容，決議事項是否明確、合理。2.格式規(guī)范性審核：審核會議信息的格式是否符合公司規(guī)定的標準。3.保密性審核：審核會議信息是否涉及公司機密，如有涉密內(nèi)容，是否采取了相應(yīng)的保密措施。（三）批準流程審核通過的會議信息，由審核人員簽字批準。對于需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審核批準的會議信息，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進行提交和審批。六、會議信息的發(fā)布（一）發(fā)布人員的確定會議信息審核批準后，由會議組織者或指定的專人負責(zé)發(fā)布。（二）發(fā)布方式1.內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布：將會議紀要、會議文件等信息發(fā)布到公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，供相關(guān)人員查閱和下載。2.郵件發(fā)送：對于一些需要特定人員知曉的會議信息，可通過郵件發(fā)送給相關(guān)人員。3.張貼公告：對于一些重要會議信息或需要全體員工了解的會議內(nèi)容，可在公司公告欄張貼公告。（三）發(fā)布范圍根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，確定會議信息的發(fā)布范圍，確保相關(guān)人員能夠及時獲取會議信息。七、會議信息的存檔（一）存檔人員的確定會議信息發(fā)布后，由公司檔案管理部門或指定的專人負責(zé)存檔。（二）存檔要求1.分類存檔：按照會議類型、時間等進行分類存檔，便于查找和管理。2.長期保存：重要會議信息應(yīng)長期保存，以作為公司決策、工作參考和歷史記錄。3.電子與紙質(zhì)存檔相結(jié)合：同時保存電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保存檔資料的完整性和安全性。（三）存檔期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，確定會議信息的存檔期限，一般為[X]年。存檔期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門審核批準，可進行銷毀處理。八、會議信息的保密管理（一）保密責(zé)任1.所有接觸會議信息的人員都應(yīng)承擔保密責(zé)任，嚴格遵守公司保密制度。2.會議組織者應(yīng)在會議前明確會議信息的保密要求，并提醒參會人員注意保密。（二）保密措施1.限制訪問：對涉及公司機密的會議信息，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，僅限相關(guān)人員查閱和使用。2.加密存儲：對于電子文檔形式的會議信息，應(yīng)進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。3.紙質(zhì)文檔管理：對紙質(zhì)會議文件應(yīng)妥善保管，存放在安全的地方，防止丟失或被盜。4.禁止外傳：未經(jīng)公司批準，嚴禁將會議信息泄露給公司外部人員。（三）違規(guī)處理對于違反會議信息保密規(guī)定的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責(zé)任。九、會議信息的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.公司員工可根據(jù)工作需要，按照公司規(guī)定的權(quán)限查詢會議信息。2.外部人員如需查詢公司會議信息，需經(jīng)公司相關(guān)部門批準，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）使用要求1.查閱會議信息應(yīng)遵守公司相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。2.使用會議信息時應(yīng)確保信息的準確性和完整性，不得對會議信息進行篡改或歪曲。十、會議信息的反饋與跟蹤（一）反饋機制1.參會人員對會議信息如有疑問或建議，應(yīng)及時向會議組織者反饋。2.會議組織者應(yīng)定期收集參會人員對會議信息的反饋意見，并及時進行整理和分析。（二）跟蹤措施1.對于會議決議事項，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時間，并建立跟蹤機制，定期檢查決議執(zhí)行情況。2.會議組織者應(yīng)