會(huì)場(chǎng)預(yù)定管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司會(huì)場(chǎng)預(yù)定管理，合理安排會(huì)議場(chǎng)地，提高會(huì)議效率，確保公司各類會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及下屬子公司在公司總部或其他指定地點(diǎn)進(jìn)行會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等的會(huì)場(chǎng)預(yù)定管理。3.基本原則公平公正原則：所有部門和人員在會(huì)場(chǎng)預(yù)定方面享有平等的權(quán)利和機(jī)會(huì)，按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行申請(qǐng)和安排。合理安排原則：根據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的規(guī)模、性質(zhì)、時(shí)間等因素，合理調(diào)配會(huì)場(chǎng)資源，確保資源的高效利用。提前規(guī)劃原則：鼓勵(lì)提前預(yù)定會(huì)場(chǎng)，以便有足夠的時(shí)間進(jìn)行場(chǎng)地準(zhǔn)備、設(shè)備調(diào)試等相關(guān)工作，避免因臨時(shí)預(yù)定導(dǎo)致的資源緊張或安排不合理。二、會(huì)場(chǎng)分類及設(shè)施1.會(huì)場(chǎng)分類大型會(huì)議室：可容納[X]人以上，適用于公司年度會(huì)議、大型培訓(xùn)、重要客戶接待等活動(dòng)。中型會(huì)議室：可容納[X][X]人，常用于部門會(huì)議、中型培訓(xùn)、項(xiàng)目討論等。小型會(huì)議室：可容納[X][X]人，主要用于小組會(huì)議、一對(duì)一溝通、小型頭腦風(fēng)暴等。特殊功能會(huì)議室：如視頻會(huì)議室、董事會(huì)會(huì)議室等，具備特定的設(shè)備和功能，滿足公司特定會(huì)議需求。2.會(huì)場(chǎng)設(shè)施基本設(shè)施：各會(huì)場(chǎng)均配備桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板、書寫筆等基本會(huì)議設(shè)備。特殊設(shè)施：大型會(huì)議室和特殊功能會(huì)議室根據(jù)需要配備高清視頻會(huì)議系統(tǒng)、同聲傳譯設(shè)備、遠(yuǎn)程會(huì)議接入設(shè)備等；部分會(huì)議室還配備了無線網(wǎng)絡(luò)、空調(diào)、燈光控制系統(tǒng)等設(shè)施，以滿足不同會(huì)議的需求。三、預(yù)定流程1.申請(qǐng)?zhí)顚懮暾?qǐng)表：各部門如需預(yù)定會(huì)場(chǎng)，需提前填寫《會(huì)場(chǎng)預(yù)定申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明會(huì)議或活動(dòng)的名稱、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、參與人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容、特殊要求等信息。提交申請(qǐng)：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提前[X]個(gè)工作日提交至行政部。如遇緊急會(huì)議或活動(dòng)，需在申請(qǐng)表上注明“緊急”字樣，并盡可能提前通知行政部。2.審核行政部初審：行政部收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行初步審核，包括會(huì)議時(shí)間是否沖突、場(chǎng)地是否可用、申請(qǐng)信息是否完整等。如初審?fù)ㄟ^，將申請(qǐng)表提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)審批：行政部根據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的重要性、涉及范圍等因素，將申請(qǐng)表提交給相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后，申請(qǐng)表返回行政部進(jìn)行后續(xù)安排。3.預(yù)定確認(rèn)場(chǎng)地安排：行政部根據(jù)審批結(jié)果，按照“先申請(qǐng)先安排”的原則，為申請(qǐng)部門預(yù)定合適的會(huì)場(chǎng)，并與申請(qǐng)部門溝通確認(rèn)場(chǎng)地信息，包括會(huì)場(chǎng)名稱、地址、時(shí)間、設(shè)備要求等。發(fā)送確認(rèn)通知：行政部在預(yù)定成功后，及時(shí)向申請(qǐng)部門發(fā)送《會(huì)場(chǎng)預(yù)定確認(rèn)通知》，告知預(yù)定結(jié)果及相關(guān)注意事項(xiàng)。確認(rèn)通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、設(shè)備清單、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等內(nèi)容。4.變更與取消變更申請(qǐng)：如因特殊原因需要變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參與人數(shù)等信息，申請(qǐng)部門需提前[X]個(gè)工作日填寫《會(huì)場(chǎng)預(yù)定變更申請(qǐng)表》，說明變更原因及具體變更內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。變更審核與確認(rèn)：行政部收到變更申請(qǐng)表后，按照預(yù)定流程進(jìn)行審核，如涉及場(chǎng)地調(diào)整或其他資源變動(dòng)，需重新提交領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通變更結(jié)果，并發(fā)送變更確認(rèn)通知。取消申請(qǐng)：如會(huì)議或活動(dòng)取消，申請(qǐng)部門需提前[X]個(gè)工作日填寫《會(huì)場(chǎng)預(yù)定取消申請(qǐng)表》，說明取消原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。行政部審核后，及時(shí)取消預(yù)定，并將取消結(jié)果通知申請(qǐng)部門。四、使用規(guī)范1.會(huì)場(chǎng)布置申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)：申請(qǐng)部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的主題、內(nèi)容和形式，提前與行政部溝通會(huì)場(chǎng)布置方案，并在行政部的指導(dǎo)下進(jìn)行布置。布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方、得體，符合公司形象和會(huì)議要求。不得擅自改動(dòng)：未經(jīng)行政部同意，申請(qǐng)部門不得擅自對(duì)會(huì)場(chǎng)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行拆卸、移動(dòng)、更換或損壞。如需對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行特殊布置或使用額外的設(shè)備，需提前向行政部提出申請(qǐng)，并承擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用。2.設(shè)備使用遵循操作規(guī)范：使用會(huì)場(chǎng)設(shè)備時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備的操作規(guī)范進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞。如遇設(shè)備故障或問題，應(yīng)及時(shí)通知行政部安排維修人員進(jìn)行處理。愛護(hù)設(shè)備：參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)場(chǎng)設(shè)備，不得隨意涂抹、刻畫、損壞設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)備損壞，需照價(jià)賠償。3.環(huán)境衛(wèi)生保持整潔：會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后，申請(qǐng)部門應(yīng)組織參會(huì)人員清理會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)場(chǎng)整潔衛(wèi)生。將垃圾清理至指定地點(diǎn)，不得隨意丟棄。檢查設(shè)施：清理會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備是否完好，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告并說明情況。五、費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)場(chǎng)地租賃費(fèi)用：根據(jù)會(huì)場(chǎng)類型、使用時(shí)間等因素制定不同的場(chǎng)地租賃費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)見附件《會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)表》。設(shè)備使用費(fèi)用：如需使用額外的設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、同聲傳譯設(shè)備等，按照公司規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取設(shè)備使用費(fèi)用。其他費(fèi)用：如因會(huì)議或活動(dòng)需要提供餐飲、茶歇、文具等服務(wù)，費(fèi)用按照實(shí)際發(fā)生額由申請(qǐng)部門承擔(dān)。2.費(fèi)用結(jié)算定期結(jié)算：行政部每月定期統(tǒng)計(jì)各部門的會(huì)場(chǎng)使用情況及費(fèi)用明細(xì)，并制作《會(huì)場(chǎng)費(fèi)用結(jié)算清單》發(fā)送至各部門核對(duì)。各部門應(yīng)在收到結(jié)算清單后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)，并簽字反饋給行政部。費(fèi)用支付：經(jīng)核對(duì)無誤后，行政部根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度辦理費(fèi)用支付手續(xù)。費(fèi)用支付方式為[具體支付方式]，支付周期為[X]個(gè)工作日。如遇特殊情況需要調(diào)整支付周期，需提前與財(cái)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制行政部監(jiān)督：行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)場(chǎng)預(yù)定及使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)情況、環(huán)境衛(wèi)生狀況等，確保會(huì)場(chǎng)的正常使用和良好環(huán)境。內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)會(huì)場(chǎng)預(yù)定及費(fèi)用管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查預(yù)定流程是否規(guī)范、費(fèi)用支出是否合理、報(bào)銷憑證是否合規(guī)等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.考核辦法納入部門考核：將各部門的會(huì)場(chǎng)預(yù)定及使用情況納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)嚴(yán)格遵守制度、合理使用會(huì)場(chǎng)資源、積極配合行政部工作的部門給予適當(dāng)加分；對(duì)違反制度、造成資源浪費(fèi)或不良影響的部門進(jìn)行扣分處理。個(gè)人考核關(guān)聯(lián)：對(duì)于因個(gè)人原因?qū)е聲?huì)場(chǎng)設(shè)備損壞、環(huán)境衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)等問題的個(gè)人，將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育、績(jī)效扣分或經(jīng)濟(jì)處罰，