企劃檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司企劃檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司企劃工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與企劃相關的檔案管理，包括但不限于企劃方案、市場調(diào)研報告、廣告宣傳資料、項目策劃書等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企劃檔案由公司指定的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，便于查找和利用。3.保密原則：嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的企劃檔案進行妥善保管，防止泄露。4.高效利用原則：建立健全檔案利用機制，提高檔案的利用效率，為公司的企劃工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善企劃檔案管理制度，并組織實施。2.負責企劃檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.負責建立企劃檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負責對檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向公司領導匯報檔案管理工作情況。5.負責對各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范和統(tǒng)一。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門企劃檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.負責對本部門形成的檔案進行分類、編號和裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。3.負責對本部門檔案的真實性、完整性和準確性負責，并配合檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作。（三）檔案利用人員職責1.遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱檔案，不得超范圍利用檔案。3.對查閱、借閱的檔案負有保密責任，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門制定的企劃方案、項目策劃書、市場調(diào)研報告等。2.公司對外發(fā)布的廣告宣傳資料、宣傳冊、海報等。3.公司參加各類展會、活動的相關資料，包括參展方案、展位設計圖、宣傳資料等。4.公司與合作伙伴簽訂的企劃合作協(xié)議、合同等。5.公司企劃工作中產(chǎn)生的其他有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應在檔案形成后的[X]個工作日內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門。3.檔案移交時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息，并由雙方簽字確認。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的要求，做到分類科學、編號規(guī)范、排列有序、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素，將企劃檔案分為以下幾類：企劃方案類：包括公司年度企劃方案、專項企劃方案等。市場調(diào)研類：包括市場調(diào)研報告、行業(yè)分析報告等。廣告宣傳類：包括廣告策劃書、宣傳冊、海報等。項目策劃類：包括項目策劃書、可行性研究報告等。合作協(xié)議類：包括與合作伙伴簽訂的企劃合作協(xié)議、合同等。其他類：包括上述類別未涵蓋的其他企劃檔案。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則如下：一級編號：采用大寫英文字母表示檔案類別，如“Q”表示企劃方案類，“S”表示市場調(diào)研類，“G”表示廣告宣傳類，“X”表示項目策劃類，“H”表示合作協(xié)議類，“T”表示其他類。二級編號：采用四位數(shù)字表示檔案的形成年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。三級編號：采用三位數(shù)字表示檔案在該類別中的順序號，如“001”表示該類別中的第一份檔案。例如，一份2023年形成的企劃方案類檔案，其編號為“Q2023001”。3.排列：按照檔案的編號順序進行排列，同一類檔案按照形成時間先后順序排列。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進行整理和修補，采用A4紙規(guī)格進行統(tǒng)一裝訂。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應按照檔案整理的要求，對收集到的檔案進行進一步整理和審核，確保檔案的質(zhì)量。2.審核無誤的檔案應及時進行歸檔，歸檔時應填寫檔案歸檔清單，注明檔案的編號、名稱、數(shù)量、歸檔時間等信息，并由檔案管理人員簽字確認。3.歸檔后的檔案應按照類別和編號順序存放于檔案柜中，便于查找和利用。（二）保管期限1.企劃檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：包括公司年度企劃方案、重大項目策劃書、與公司發(fā)展戰(zhàn)略密切相關的企劃檔案等。長期保管的檔案：保管期限為[X]年，包括一般項目策劃書、市場調(diào)研報告、廣告宣傳資料等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，包括臨時性的企劃文件、資料等。2.檔案保管期限的確定應根據(jù)檔案的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素綜合考慮。（三）保管措施1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并由檔案管理人員陪同。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱企劃檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記應注明查閱時間、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號等信息。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱企劃檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，審核通過后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并將檔案借出。借閱手續(xù)應包括填寫借閱登記表，注明借閱時間、借閱人員姓名、所在部門、借閱檔案名稱及編號、預計歸還時間等信息，并由借閱人員簽字確認。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自擴大利用范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或逾期未還的，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況的，應要求借閱人員照價賠償，并追究相關責任。（三）特殊情況處理1.涉及公司機密的企劃檔案，未經(jīng)公司領導批準，不得查閱和借閱。2.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司企劃檔案的，應按照公司對外提供資料的相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并經(jīng)公司領導批準后，方可查閱或借閱。查閱或借閱時，應有公司相關人員陪同，并嚴格遵守公司的保密制度。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對企劃檔案進行鑒定，確保檔案的保管期限合理、準確。2.全面審查原則：鑒定工作應全面審查檔案的內(nèi)容、價值和保管期限，確保鑒定結果的科學性和公正性。3.集體鑒定原則：鑒定工作應由檔案管理部門負責人組織，相關部門人員參加，共同對檔案進行鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析評估法：對檔案的形成背景、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等進行分析評估，綜合判斷檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定結果，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在檔案管理部門負責人或其指定人員的監(jiān)督下進行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀后，應在檔案銷毀清冊上注明銷毀時間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認。檔案銷毀清冊應長期保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對企劃檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，報表內(nèi)容應包括檔案類別、數(shù)量、形成時間、保管期限、利用情況等信息。3.檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機構調(diào)整、業(yè)務變更等