企業(yè)進(jìn)貨管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司進(jìn)貨管理流程，確保所采購的貨物符合公司業(yè)務(wù)需求，保證貨物質(zhì)量，控制進(jìn)貨成本，提高采購效率，維護(hù)公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及貨物采購進(jìn)貨的部門和人員。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行采購，避免盲目采購造成庫存積壓。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購貨物符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。成本控制原則：在保證貨物質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會(huì)。二、采購計(jì)劃1.需求預(yù)測各部門應(yīng)定期（每月/季度）對本部門的貨物需求進(jìn)行預(yù)測，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃等因素，填寫《采購需求預(yù)測表》。需求預(yù)測應(yīng)詳細(xì)列出所需貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，確保準(zhǔn)確反映部門實(shí)際需求。2.采購申請根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，各部門如需采購貨物，應(yīng)填寫《采購申請表》，注明采購貨物的詳細(xì)信息、申請采購原因、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等?！恫少徤暾埍怼沸杞?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。3.采購計(jì)劃制定采購部門收到各部門提交的《采購申請表》后，進(jìn)行匯總整理。結(jié)合公司庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定月度/季度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容。采購計(jì)劃制定完成后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批通過的采購計(jì)劃作為后續(xù)采購工作的依據(jù)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集潛在供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括公司簡介、產(chǎn)品目錄、質(zhì)量認(rèn)證、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、信譽(yù)狀況等?？疾旖Y(jié)束后，填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》，作為是否選擇該供應(yīng)商的參考依據(jù)。2.供應(yīng)商評估與選擇采購部門組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、使用部門等）對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估指標(biāo)可包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、技術(shù)支持等。根據(jù)評估結(jié)果，按照一定的權(quán)重計(jì)算各供應(yīng)商的綜合得分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。對于新的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)至少選擇三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)或招標(biāo)，以確保獲得合理的價(jià)格和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3.供應(yīng)商合作協(xié)議簽訂確定合作供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式的合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議簽訂前，需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保協(xié)議內(nèi)容合法合規(guī)。4.供應(yīng)商日常管理采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行跟蹤和評估，包括貨物質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。建立供應(yīng)商績效評估體系，根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)給予相應(yīng)的評分和獎(jiǎng)懲措施。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)與其溝通并要求其改進(jìn)，如仍無改善，可考慮終止合作。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時(shí)了解市場動(dòng)態(tài)和供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況，以便調(diào)整采購策略和合作方式。四、采購流程1.詢價(jià)與報(bào)價(jià)采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，向已選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，詢價(jià)單應(yīng)明確采購貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。供應(yīng)商收到詢價(jià)單后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行報(bào)價(jià)，并將報(bào)價(jià)單反饋給采購部門。報(bào)價(jià)單應(yīng)包括貨物單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等信息。2.采購談判采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況，組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場行情，運(yùn)用談判技巧爭取有利的采購條件。同時(shí)，應(yīng)注意維護(hù)公司利益，確保談判結(jié)果符合公司采購目標(biāo)。3.合同簽訂經(jīng)過采購談判，雙方達(dá)成一致意見后，采購部門應(yīng)起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂前，需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.訂單下達(dá)采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)訂單。訂單應(yīng)明確采購貨物的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇特殊情況需要變更訂單內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商并簽訂變更協(xié)議。5.到貨驗(yàn)收貨物到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。貨物到貨時(shí)，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同要求對貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對于驗(yàn)收合格的貨物，驗(yàn)收人員應(yīng)在《到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的貨物，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。6.付款結(jié)算貨物驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式，及時(shí)辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核簽字后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定進(jìn)行付款。采購部門應(yīng)建立付款臺(tái)賬，記錄每筆采購業(yè)務(wù)的付款情況，確保付款信息準(zhǔn)確無誤。五、進(jìn)貨成本控制1.價(jià)格控制采購部門應(yīng)定期收集市場價(jià)格信息，了解同類貨物的價(jià)格走勢，為采購談判提供參考依據(jù)。在采購談判過程中，采購人員應(yīng)充分運(yùn)用價(jià)格分析方法，如成本加成法、市場比較法等，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格協(xié)商，爭取獲得合理的采購價(jià)格。對于采購金額較大的項(xiàng)目，可采用招標(biāo)、競價(jià)等方式進(jìn)行采購，以確保獲得最低的采購價(jià)格。2.成本分析與優(yōu)化采購部門應(yīng)定期對采購成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題。針對成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行優(yōu)化，如優(yōu)化采購批量、選擇合適的運(yùn)輸方式、降低庫存成本等。采購部門應(yīng)與其他部門密切配合，共同推進(jìn)公司成本控制工作。例如，與生產(chǎn)部門溝通，優(yōu)化生產(chǎn)計(jì)劃，減少不必要的采購；與倉儲(chǔ)部門合作，合理控制庫存水平，降低庫存成本。六、進(jìn)貨風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)采購部門應(yīng)關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等情況，提前制定應(yīng)對措施，降低市場風(fēng)險(xiǎn)對公司進(jìn)貨業(yè)務(wù)的影響。對于市場價(jià)格波動(dòng)較大的貨物，可采用套期保值等金融工具進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和績效評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對于重要的采購項(xiàng)目，選擇多家供應(yīng)商作為備份，以防止因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而導(dǎo)致供貨中斷。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格把控貨物質(zhì)量驗(yàn)收環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對驗(yàn)收人員的培訓(xùn)，提高驗(yàn)收水平，確保所采購貨物符合質(zhì)量要求。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償條款。如發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商采取措施解決，并按照協(xié)議追究其責(zé)任。4.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)合同管理，確保采購合同的簽訂、履行、變更等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。合同簽訂前，需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，避免合同條款存在漏洞或風(fēng)險(xiǎn)。合同履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，及時(shí)處理合同糾紛。七、信息管理1.采購信息收集與整理采購部門應(yīng)收集、整理與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的各類信息，包括供應(yīng)商信息、采購訂單信息、到貨驗(yàn)收信息、付款結(jié)算信息等。建立采購信息檔案，將各類采購信息進(jìn)行分類歸檔，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。2.采購數(shù)據(jù)分析與報(bào)告采購部門應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布等。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)中存在的問題和趨勢，為采購決策提供依據(jù)。同時(shí)，編寫采購分析報(bào)告，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作情況。3.信息共享與溝通采購部門應(yīng)與其他部門（如質(zhì)量部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門等）建立信息共享機(jī)制，及時(shí)溝通采購業(yè)務(wù)相關(guān)信息。通過內(nèi)部信息系統(tǒng)、工作群等方式，實(shí)現(xiàn)采購信息的實(shí)時(shí)共享和傳遞，提高工作效率和協(xié)同效果。八、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購成本是否合理等。對于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保采購業(yè)務(wù)健康有序發(fā)展。2.考核機(jī)制建立采購人員考核機(jī)制，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行綜合考核。考核指