中國外貿(mào)管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，提高外貿(mào)業(yè)務(wù)運(yùn)作效率，加強(qiáng)外貿(mào)業(yè)務(wù)管理，確保公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)，提升公司在國際市場的競爭力。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外貿(mào)業(yè)務(wù)活動，包括但不限于外貿(mào)訂單的獲取、洽談、簽訂、執(zhí)行、售后服務(wù)以及相關(guān)的文件管理、客戶管理、物流管理等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及國際通行規(guī)則，確保公司外貿(mào)業(yè)務(wù)在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.誠實守信原則秉持誠實守信的經(jīng)營理念，與客戶、供應(yīng)商等合作伙伴建立良好的合作關(guān)系，維護(hù)公司的商業(yè)信譽(yù)。3.風(fēng)險控制原則強(qiáng)化風(fēng)險意識，對業(yè)務(wù)過程中的各類風(fēng)險進(jìn)行有效識別、評估和控制，保障公司利益。4.效益優(yōu)先原則在確保業(yè)務(wù)質(zhì)量的前提下，追求經(jīng)濟(jì)效益最大化，提高公司的運(yùn)營效益和盈利能力。二、外貿(mào)業(yè)務(wù)流程管理（一）市場調(diào)研與客戶開發(fā)1.市場調(diào)研關(guān)注國際市場動態(tài)，收集、分析行業(yè)信息、市場趨勢、競爭對手情況等，為公司外貿(mào)業(yè)務(wù)決策提供依據(jù)。定期開展市場調(diào)研活動，形成調(diào)研報告，提交給公司管理層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門。2.客戶開發(fā)通過多種渠道積極開拓國際市場，如參加國際展會、利用網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會推薦、客戶介紹等方式尋找潛在客戶。對潛在客戶進(jìn)行篩選和評估，建立客戶信息檔案，記錄客戶的基本情況、需求偏好、采購歷史等信息。（二）業(yè)務(wù)洽談與訂單獲取1.業(yè)務(wù)洽談與潛在客戶進(jìn)行初步溝通，了解客戶需求，介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)優(yōu)勢，建立聯(lián)系。針對客戶需求，提供詳細(xì)的產(chǎn)品方案和報價，與客戶進(jìn)行深入洽談，爭取達(dá)成合作意向。在洽談過程中，注意收集客戶反饋，及時調(diào)整業(yè)務(wù)策略。2.訂單獲取經(jīng)過洽談，與客戶達(dá)成一致后，簽訂外貿(mào)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等條款。確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益，避免潛在風(fēng)險。合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便安排生產(chǎn)、采購、物流等工作。（三）訂單執(zhí)行1.生產(chǎn)安排根據(jù)訂單要求，協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門制定生產(chǎn)計劃，明確生產(chǎn)任務(wù)、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保訂單按時、按質(zhì)完成。2.采購管理根據(jù)生產(chǎn)計劃，確定原材料和零部件的采購需求，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款，確保采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等。3.質(zhì)量控制在生產(chǎn)過程中，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對原材料、零部件進(jìn)行進(jìn)貨檢驗，對生產(chǎn)過程中的半成品和成品進(jìn)行抽檢和檢驗，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時整改。配合客戶進(jìn)行質(zhì)量驗收，確保產(chǎn)品一次性通過驗收。4.物流安排根據(jù)訂單交貨期和客戶要求，選擇合適的物流方式，如海運(yùn)、空運(yùn)、陸運(yùn)等。安排訂艙、報關(guān)、報檢等手續(xù)，確保貨物順利運(yùn)輸。跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，及時向客戶反饋貨物運(yùn)輸信息，如預(yù)計到達(dá)時間、實際到達(dá)時間等。（四）售后服務(wù)1.客戶反饋處理及時處理客戶的售后反饋，包括產(chǎn)品質(zhì)量問題、使用問題、投訴等。對客戶反饋進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析問題原因，制定解決方案，并及時回復(fù)客戶。2.質(zhì)量保證與維修根據(jù)合同約定和相關(guān)法律法規(guī)，提供產(chǎn)品質(zhì)量保證服務(wù)。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的產(chǎn)品，及時安排維修或更換，確?？蛻粽Ｊ褂?。3.客戶滿意度調(diào)查定期開展客戶滿意度調(diào)查，了解客戶對公司產(chǎn)品和服務(wù)的評價和意見。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，分析存在的問題，制定改進(jìn)措施，不斷提升客戶滿意度。三、文件與檔案管理（一）文件管理1.外貿(mào)業(yè)務(wù)文件分類合同文件：包括外貿(mào)合同、訂單、協(xié)議等。商務(wù)文件：如報價單、形式發(fā)票、裝箱單、提單等。技術(shù)文件：產(chǎn)品說明書、技術(shù)規(guī)格書、圖紙等。往來函電：與客戶、供應(yīng)商等的郵件、傳真、信函等。2.文件起草與審核業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草各類文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。文件起草后，提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后加蓋公司印章。3.文件歸檔與保管文件辦理完畢后，按照分類及時進(jìn)行歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。設(shè)立專門的文件保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保文件的安全保管。（二）檔案管理1.客戶檔案管理建立客戶檔案，詳細(xì)記錄客戶的基本信息、業(yè)務(wù)往來情況、信用狀況等。定期更新客戶檔案信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和時效性。嚴(yán)格保密客戶檔案信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。2.業(yè)務(wù)檔案管理對每一筆外貿(mào)業(yè)務(wù)建立業(yè)務(wù)檔案，包括業(yè)務(wù)洽談記錄、合同文件、訂單執(zhí)行記錄、售后服務(wù)記錄等。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照時間順序進(jìn)行整理和歸檔，便于查詢和追溯。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按時歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)印。四、客戶管理（一）客戶信息維護(hù)1.定期收集客戶信息，包括客戶的基本情況、業(yè)務(wù)需求變化、市場反饋等，及時更新客戶信息檔案。2.對客戶信息進(jìn)行分析，了解客戶需求特點和行為模式，為客戶提供個性化的服務(wù)和營銷方案。（二）客戶關(guān)系維護(hù)1.建立定期回訪制度，與客戶保持密切溝通，了解客戶對公司產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度，及時解決客戶問題。2.舉辦客戶活動，如客戶聯(lián)誼會、新產(chǎn)品發(fā)布會等，增強(qiáng)與客戶的感情聯(lián)絡(luò)，提升客戶忠誠度。3.關(guān)注客戶動態(tài)，及時為客戶提供有價值的市場信息和行業(yè)資訊，增加客戶對公司的信任度。（三）客戶信用管理1.對客戶進(jìn)行信用評估，建立客戶信用檔案，評估客戶的信用等級和信用額度。2.根據(jù)客戶信用狀況，制定相應(yīng)的信用政策，如付款方式、信用期限等。3.加強(qiáng)對客戶信用風(fēng)險的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的信用風(fēng)險，采取有效措施防范風(fēng)險。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇與評估1.建立供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。3.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，綜合考慮各項因素，選擇合適的供應(yīng)商建立合作關(guān)系。（二）供應(yīng)商合作與管理1.與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整合作策略，如增加或減少采購量、更換供應(yīng)商等。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，確保供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)行。（三）供應(yīng)商淘汰與更新1.對于不符合公司要求或出現(xiàn)嚴(yán)重問題的供應(yīng)商，及時進(jìn)行淘汰處理。2.持續(xù)尋找新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，不斷優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，提高供應(yīng)鏈的整體競爭力。六、物流與運(yùn)輸管理（一）物流方式選擇根據(jù)訂單交貨期、貨物性質(zhì)、運(yùn)輸成本等因素，綜合考慮選擇合適的物流方式，如海運(yùn)、空運(yùn)、陸運(yùn)等。（二）訂艙與報關(guān)報檢1.安排專人負(fù)責(zé)訂艙工作，提前向貨代或船公司預(yù)訂艙位，確保貨物能夠按時裝運(yùn)。2.按照海關(guān)和檢驗檢疫部門的要求，準(zhǔn)備報關(guān)報檢所需的文件和資料，辦理報關(guān)報檢手續(xù)。（三）貨物包裝與運(yùn)輸1.確保貨物包裝符合運(yùn)輸要求，能夠有效保護(hù)貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。2.在貨物運(yùn)輸前，對貨物進(jìn)行妥善的綁扎、固定等處理，防止貨物在運(yùn)輸過程中發(fā)生移動、碰撞。3.跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，及時了解貨物的運(yùn)輸進(jìn)度和預(yù)計到達(dá)時間，如有異常情況及時與物流公司溝通解決。（四）運(yùn)費(fèi)結(jié)算1.與物流公司核對運(yùn)費(fèi)明細(xì)，確保運(yùn)費(fèi)結(jié)算準(zhǔn)確無誤。2.按照合同約定及時支付運(yùn)費(fèi)，避免因運(yùn)費(fèi)問題影響貨物運(yùn)輸和合作關(guān)系。七、財務(wù)與結(jié)算管理（一）報價與成本核算1.業(yè)務(wù)人員在報價前，應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確的成本核算，包括產(chǎn)品成本、運(yùn)輸成本、關(guān)稅、保險費(fèi)等，確保報價具有競爭力。2.財務(wù)部門協(xié)助業(yè)務(wù)人員進(jìn)行成本核算和報價分析，提供相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)和建議。（二）付款方式與結(jié)算1.根據(jù)客戶信用狀況和業(yè)務(wù)實際情況，與客戶協(xié)商確定合適的付款方式，如電匯（T/T）、信用證（L/C）等。2.嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和結(jié)算時間進(jìn)行款項收付，確保資金安全和及時回籠。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對款項收付情況進(jìn)行記錄和核對，及時處理異常情況。（三）外匯管理1.關(guān)注國家外匯政策變化，按照相關(guān)規(guī)定辦理外匯收支業(yè)務(wù)。2.加強(qiáng)外匯風(fēng)險管理，合理運(yùn)用外匯套期保值等工具，降低匯率波動對公司造成的損失。八、人事考核與激勵（一）考核指標(biāo)設(shè)定1.業(yè)務(wù)人員考核指標(biāo)包括銷售額、利潤額、新客戶開發(fā)數(shù)量、客戶滿意度等。2.其他相關(guān)部門人員考核指標(biāo)根據(jù)其崗位職責(zé)和工作任務(wù)進(jìn)行設(shè)定，如生產(chǎn)部門的產(chǎn)量、質(zhì)量指標(biāo)，物流部門的貨物按時交付率等。（二）考核周期與方式1.考核周期分為月度考核、季度考核和年度考核。2.考核方式采用自評、上級評價、同事評價等相結(jié)合的方式，確保考核結(jié)果客觀公正。（三）激勵措施1.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵