業(yè)務(wù)訂單管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司業(yè)務(wù)訂單管理流程，確保訂單處理的高效、準(zhǔn)確、規(guī)范，提高客戶滿意度，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。2.適用范圍本制度適用于公司所有業(yè)務(wù)訂單的管理，包括訂單的接收、評審、下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更、結(jié)算及關(guān)閉等全過程。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：訂單信息必須準(zhǔn)確無誤，確保各部門對訂單要求理解一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致的工作失誤和損失。及時性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)處理訂單，提高訂單執(zhí)行效率，減少延誤，確保按時交付產(chǎn)品或服務(wù)。完整性原則：訂單處理過程中的各項文件、記錄應(yīng)完整保存，以備查詢和追溯。客戶導(dǎo)向原則：以滿足客戶需求為出發(fā)點(diǎn)，積極與客戶溝通，及時響應(yīng)客戶反饋，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。二、訂單接收1.客戶需求溝通業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行前期溝通，了解客戶的產(chǎn)品或服務(wù)需求、規(guī)格、數(shù)量、交付時間、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。對于重要客戶或復(fù)雜訂單，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員（如技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)量等）召開會議，共同商討訂單需求，確保對客戶要求理解清晰。2.訂單信息記錄業(yè)務(wù)部門收到客戶訂單需求后，應(yīng)及時將相關(guān)信息準(zhǔn)確記錄在《訂單信息登記表》中，包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、訂單編號、產(chǎn)品或服務(wù)描述、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交付時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等。對于口頭訂單，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在接到訂單后的[X]個工作日內(nèi)將訂單內(nèi)容整理成書面形式，并請客戶簽字確認(rèn)。3.訂單初步審核業(yè)務(wù)部門對收到的訂單進(jìn)行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準(zhǔn)確，客戶要求是否明確、合理。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或存在疑問，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶溝通，補(bǔ)充或澄清相關(guān)信息。對于不符合公司業(yè)務(wù)范圍或無法滿足客戶要求的訂單，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向客戶說明情況，并協(xié)商解決方案。三、訂單評審1.評審組織訂單初步審核通過后，由業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)部門（如技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)量、采購、財務(wù)等）進(jìn)行訂單評審。評審會議由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人主持，各部門代表參加，共同對訂單的可行性、風(fēng)險等進(jìn)行評估。2.評審內(nèi)容技術(shù)可行性：技術(shù)部門評估訂單產(chǎn)品或服務(wù)的技術(shù)要求是否能夠?qū)崿F(xiàn)，現(xiàn)有技術(shù)能力和資源是否滿足訂單需求，是否需要進(jìn)行技術(shù)研發(fā)或改進(jìn)。生產(chǎn)能力：生產(chǎn)部門根據(jù)訂單數(shù)量、交付時間等要求，評估公司的生產(chǎn)能力是否能夠滿足訂單生產(chǎn)任務(wù)，是否需要調(diào)整生產(chǎn)計劃或安排加班生產(chǎn)。質(zhì)量要求：質(zhì)量部門確認(rèn)訂單的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收要求，評估公司的質(zhì)量管理體系是否能夠保證產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量符合客戶要求，是否需要制定特殊的質(zhì)量控制措施。采購需求：采購部門根據(jù)訂單產(chǎn)品的物料清單，評估所需原材料、零部件等的采購可行性，是否能夠按時采購到位，是否存在采購風(fēng)險。成本與效益：財務(wù)部門核算訂單的成本，包括原材料成本、生產(chǎn)成本、運(yùn)輸成本等，評估訂單的經(jīng)濟(jì)效益，是否能夠為公司帶來合理的利潤。3.評審結(jié)果處理評審會議結(jié)束后，各部門應(yīng)填寫《訂單評審表》，詳細(xì)記錄評審意見和建議。根據(jù)評審結(jié)果，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理形成《訂單評審報告》，明確訂單是否可以接受。如訂單評審?fù)ㄟ^，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將訂單下達(dá)給相關(guān)部門執(zhí)行；如訂單存在問題或風(fēng)險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶協(xié)商解決方案，對訂單進(jìn)行調(diào)整或重新評審，直至訂單可行。四、訂單下達(dá)1.訂單文件生成業(yè)務(wù)部門根據(jù)訂單評審結(jié)果，生成正式的訂單文件，包括《銷售合同》或《訂單確認(rèn)書》等。訂單文件應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交付時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.訂單審批訂單文件生成后，按照公司的審批流程進(jìn)行審批。一般訂單由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批，重大訂單或涉及金額較大的訂單需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過后的訂單文件加蓋公司公章或合同專用章。3.訂單分發(fā)業(yè)務(wù)部門將已審批的訂單文件副本分發(fā)給相關(guān)部門，包括技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)量、采購、財務(wù)等，確保各部門明確訂單任務(wù)和要求。同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立訂單臺賬，對訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤記錄。五、訂單執(zhí)行1.技術(shù)準(zhǔn)備技術(shù)部門根據(jù)訂單要求，進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計、工藝制定、圖紙繪制等技術(shù)準(zhǔn)備工作。技術(shù)文件應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整，能夠指導(dǎo)生產(chǎn)部門進(jìn)行生產(chǎn)操作。2.生產(chǎn)安排生產(chǎn)部門根據(jù)訂單數(shù)量、交付時間和技術(shù)文件要求，制定生產(chǎn)計劃，合理安排生產(chǎn)任務(wù)和生產(chǎn)進(jìn)度。生產(chǎn)部門應(yīng)確保生產(chǎn)設(shè)備正常運(yùn)行，原材料、零部件等物資供應(yīng)及時，保證生產(chǎn)任務(wù)按時完成。在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.質(zhì)量控制質(zhì)量部門按照訂單質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公司質(zhì)量管理體系要求，制定質(zhì)量檢驗計劃，對原材料、零部件、半成品和成品進(jìn)行檢驗和檢測。質(zhì)量檢驗人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檢驗標(biāo)準(zhǔn)，確保每一道工序的產(chǎn)品質(zhì)量合格，對不合格產(chǎn)品及時進(jìn)行標(biāo)識、隔離和處理。質(zhì)量部門應(yīng)定期對訂單產(chǎn)品質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題并采取改進(jìn)措施，防止質(zhì)量問題再次發(fā)生。4.采購管理采購部門根據(jù)訂單的物料需求計劃，及時采購所需的原材料、零部件等物資。采購人員應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，確保所采購物資的質(zhì)量、價格和交貨期符合訂單要求。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.物流配送根據(jù)訂單交貨地點(diǎn)和客戶要求，物流部門負(fù)責(zé)安排產(chǎn)品的運(yùn)輸和配送工作。物流部門應(yīng)選擇合適的運(yùn)輸方式，確保產(chǎn)品安全、及時送達(dá)客戶手中。在運(yùn)輸過程中，物流部門應(yīng)做好產(chǎn)品的防護(hù)措施，避免產(chǎn)品受損。六、訂單跟蹤1.跟蹤職責(zé)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)訂單執(zhí)行過程的總體跟蹤，及時了解訂單執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)各部門解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。各相關(guān)部門按照各自職責(zé)，對訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，并及時向業(yè)務(wù)部門反饋。2.跟蹤方式建立訂單跟蹤臺賬，詳細(xì)記錄訂單執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)和關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)，如原材料采購進(jìn)度、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量檢驗情況、發(fā)貨時間等。定期召開訂單執(zhí)行協(xié)調(diào)會，由業(yè)務(wù)部門主持，各部門匯報訂單執(zhí)行情況，共同商討解決存在的問題。業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶保持密切溝通，及時向客戶反饋訂單執(zhí)行進(jìn)度，了解客戶需求和意見，確?？蛻魸M意度。3.異常情況處理在訂單跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行出現(xiàn)異常情況（如原材料短缺、生產(chǎn)延誤、質(zhì)量問題等），責(zé)任部門應(yīng)及時填寫《訂單異常情況報告》，分析原因，提出解決方案，并上報業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門接到異常情況報告后，應(yīng)立即組織相關(guān)部門進(jìn)行研究討論，制定應(yīng)對措施，盡快解決問題，確保訂單能夠按時、按質(zhì)、按量完成。七、訂單變更1.變更申請客戶提出訂單變更需求或公司內(nèi)部因各種原因需要對訂單進(jìn)行變更時，應(yīng)由提出變更的一方填寫《訂單變更申請表》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因、影響范圍等。變更申請表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給業(yè)務(wù)部門。2.變更評審業(yè)務(wù)部門收到訂單變更申請表后，組織相關(guān)部門（如技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)量、采購、財務(wù)等）對變更進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括變更對產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)進(jìn)度、成本、交付時間等方面的影響，評估變更的可行性和風(fēng)險。3.變更審批根據(jù)變更評審結(jié)果，按照公司的審批流程進(jìn)行變更審批。一般變更由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批，重大變更需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過后的變更申請由業(yè)務(wù)部門通知相關(guān)部門執(zhí)行。4.變更執(zhí)行與記錄相關(guān)部門按照變更要求對訂單執(zhí)行進(jìn)行調(diào)整，如修改技術(shù)文件、調(diào)整生產(chǎn)計劃、重新采購物資等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時更新訂單跟蹤臺賬和相關(guān)文件記錄，確保訂單信息的準(zhǔn)確性。八、訂單結(jié)算1.結(jié)算依據(jù)訂單結(jié)算以雙方簽訂的訂單文件、發(fā)貨憑證、驗收報告等為依據(jù)。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)訂單約定的付款方式和結(jié)算周期，及時與客戶進(jìn)行結(jié)算。2.結(jié)算流程業(yè)務(wù)部門在訂單產(chǎn)品交付后，應(yīng)及時將發(fā)貨憑證、驗收報告等相關(guān)資料提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的資料，核對訂單金額、已收款情況、應(yīng)付款項等信息，編制《訂單結(jié)算清單》?！队唵谓Y(jié)算清單》經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給客戶確認(rèn)。客戶確認(rèn)無誤后，財務(wù)部門按照訂單約定的付款方式進(jìn)行收款或付款操作，并進(jìn)行賬務(wù)處理。3.應(yīng)收賬款管理財務(wù)部門負(fù)責(zé)對應(yīng)收賬款進(jìn)行管理，定期與客戶核對賬目，及時催收逾期賬款。對于長期未收回的應(yīng)收賬款，財務(wù)部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門進(jìn)行分析，采取有效措施，如與客戶協(xié)商延長付款期限、通過法律途徑追討等，確保公司資金安全。九、訂單關(guān)閉1.關(guān)閉條件訂單產(chǎn)品已全部交付給客戶，且客戶已驗收合格，雙方款項已結(jié)算完畢，該訂單視為完成，可以關(guān)閉。2.關(guān)閉流程業(yè)務(wù)部門在訂單完成后，填寫《訂單關(guān)閉申請表》，說明訂單執(zhí)行情況、驗收結(jié)果、款項結(jié)算等情況。《訂單關(guān)閉申請表》經(jīng)相關(guān)部