不計庫存管理制度一、總則1.目的為了加強公司不計庫存管理，規(guī)范庫存物資的收發(fā)、存儲、盤點等工作流程，確保公司資產(chǎn)的安全與完整，提高物資使用效率，降低運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及不計庫存物資的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、銷售部門等。3.定義不計庫存物資：指公司為滿足特定業(yè)務需求而采購或儲備，但在核算時不計入常規(guī)庫存的物資。這些物資通常具有一次性使用、時效性強、專用性高等特點。二、管理職責1.采購部門根據(jù)業(yè)務需求，及時準確地編制不計庫存物資的采購計劃。負責尋找合格的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。2.倉庫管理部門負責不計庫存物資的驗收入庫工作，核對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購合同一致。建立專門的不計庫存物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況。按照規(guī)定的存儲條件和方式，妥善保管不計庫存物資，確保物資安全無損。定期對不計庫存物資進行盤點，編制盤點報告，及時發(fā)現(xiàn)和處理賬實不符的情況。3.使用部門根據(jù)實際業(yè)務需要，提前向采購部門提交不計庫存物資的使用申請。在領用不計庫存物資時，填寫領用單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)相關負責人審批。負責對領用的不計庫存物資進行合理使用和管理，確保物資的使用效益最大化。協(xié)助倉庫管理部門進行盤點工作，提供相關物資使用情況的信息。4.財務部門負責不計庫存物資的賬務處理，按照會計準則和公司財務制度進行準確核算。定期對不計庫存物資的財務數(shù)據(jù)進行分析，為公司決策提供財務支持。參與不計庫存物資的盤點工作，監(jiān)督盤點過程，審核盤點報告。三、采購管理1.采購計劃編制使用部門應根據(jù)業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、項目進度安排等，提前[X]個工作日向采購部門提交不計庫存物資的使用申請。申請內(nèi)容應包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計使用時間等詳細信息。采購部門收到使用部門的申請后，結(jié)合庫存情況、市場供應情況等因素，進行綜合分析和評估，編制不計庫存物資采購計劃。采購計劃應明確物資的采購數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容，并報相關領導審批。2.供應商選擇與管理采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面進行綜合評估和考核。在選擇供應商時，應優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應商。對于新的供應商，應進行嚴格的考察和審核，確保其符合公司要求。與供應商簽訂采購合同時，應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。同時，應約定違約責任和爭議解決方式，以保障公司的合法權(quán)益。3.采購訂單執(zhí)行采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應詳細注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。如遇供應商無法按時交貨或物資質(zhì)量不符合要求等情況，應及時采取措施，如催促供應商加快交貨、要求供應商更換物資等，并向相關領導匯報。采購物資到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理部門進行驗收。同時，應收集整理采購過程中的相關文件和資料，如采購申請、采購計劃、采購合同、采購訂單、發(fā)票等，以便進行后續(xù)的賬務處理和檔案管理。四、驗收入庫管理1.驗收準備倉庫管理部門在收到采購部門的到貨通知后，應做好驗收前的準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。驗收人員應熟悉物資的驗收標準和方法，了解物資的相關技術(shù)要求和質(zhì)量標準。同時，應具備一定的責任心和專業(yè)知識，能夠準確判斷物資的質(zhì)量和數(shù)量是否符合要求。2.驗收流程物資到貨后，驗收人員應按照采購合同和相關標準，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行逐一核對。核對內(nèi)容包括物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量、包裝等是否與采購合同一致。對于需要進行質(zhì)量檢驗的物資，應按照規(guī)定的檢驗方法和標準進行檢驗。檢驗合格的物資，應在物資上加蓋“合格”印章；檢驗不合格的物資，應及時與采購部門和供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應的處理措施，如退貨、換貨、補貨等。驗收合格的物資，驗收人員應填寫驗收入庫單，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱、驗收日期等信息，并簽字確認。驗收入庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)采購部門留存，一聯(lián)財務部門記賬。3.特殊情況處理如遇物資數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格不符等情況，驗收人員應及時與采購部門和供應商聯(lián)系，要求供應商在規(guī)定的時間內(nèi)進行處理。同時，應做好詳細的記錄，包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、短缺或不合格情況、處理措施等，以便后續(xù)查詢和追溯。對于緊急采購的不計庫存物資，如因生產(chǎn)急需等原因無法在到貨前進行詳細驗收的，應在到貨后盡快進行驗收。在驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或其他不符合要求的情況，應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的措施，確保生產(chǎn)不受影響。五、存儲管理1.存儲條件要求根據(jù)不計庫存物資的特性和要求，倉庫管理部門應提供合適的存儲條件和環(huán)境。對于有特殊存儲要求的物資，如易燃易爆物資、易腐物資、精密儀器等，應按照相關規(guī)定進行存儲，確保物資的安全和質(zhì)量。倉庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度等環(huán)境條件應符合物資存儲要求。同時，應配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備，以保障物資的安全存儲。2.物資擺放原則倉庫管理部門應按照物資的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。同時，應遵循先進先出的原則，確保物資在有效期內(nèi)得到合理使用。對于貴重物資、危險物資等，應設置專門的存儲區(qū)域，并采取相應的防護措施，如單獨存放、加鎖保管、設置警示標識等，以防止物資被盜、損壞或發(fā)生安全事故。3.庫存盤點倉庫管理部門應定期對不計庫存物資進行盤點，盤點周期為[X]個月。盤點時，應確保賬實相符，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行相應的調(diào)整。盤點結(jié)束后，倉庫管理部門應編制盤點報告，詳細記錄物資的盤點情況，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、賬面數(shù)、實有數(shù)、盤盈盤虧情況及原因分析等。盤點報告應經(jīng)相關負責人審核簽字后，報送財務部門和其他相關部門。對于盤盈盤虧的物資，應按照公司財務制度和相關規(guī)定進行處理。盤盈的物資應及時入賬，盤虧的物資應查明原因，屬于責任人原因造成的，應追究責任人的責任；屬于其他原因造成的，應按照規(guī)定進行審批后進行賬務處理。六、領發(fā)管理1.領用申請使用部門需要領用不計庫存物資時，應填寫領用單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用用途等信息，并經(jīng)相關負責人審批。領用單應一式三聯(lián)，一聯(lián)使用部門留存，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)財務部門記賬。領用申請應提前提交，以便倉庫管理部門做好物資準備工作。對于緊急領用的物資，應在領用單上注明“緊急”字樣，并說明領用原因和預計歸還時間。2.物資發(fā)放倉庫管理部門收到經(jīng)審批的領用單后，應按照領用單上的信息進行物資發(fā)放。發(fā)放時，應核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等是否與領用單一致，并在物資臺賬上進行記錄。對于貴重物資、危險物資等，應要求領用人員簽字確認，并進行必要的登記和跟蹤。同時，應提醒領用人員按照規(guī)定的用途使用物資，不得擅自轉(zhuǎn)借或挪作他用。3.歸還管理對于領用的不計庫存物資，如因業(yè)務結(jié)束或其他原因不再使用的，領用人員應及時將物資歸還倉庫。歸還時，應填寫歸還單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、歸還日期等信息，并經(jīng)倉庫管理部門驗收簽字。倉庫管理部門在驗收歸還物資時，應核對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與領用單一致，如發(fā)現(xiàn)物資損壞、短缺等情況，應要求領用人員說明原因，并按照規(guī)定進行處理。對于長期未歸還的不計庫存物資，倉庫管理部門應及時與領用部門和領用人員溝通協(xié)調(diào)，查明原因，督促其盡快歸還。如領用人員確實無法歸還物資的，應按照公司規(guī)定進行賠償。七、核算與賬務處理1.核算原則財務部門應按照會計準則和公司財務制度的規(guī)定，對不計庫存物資進行準確核算。不計庫存物資的采購成本應包括物資的購買價款、相關稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于采購成本的費用。不計庫存物資在領用后，應按照其用途計入相應的成本或費用科目。對于一次性消耗的物資，應直接計入當期成本或費用；對于可多次使用的物資，應按照其使用期限進行分攤，分期計入成本或費用。2.賬務處理流程采購部門在收到供應商的發(fā)票后，應及時將發(fā)票傳遞給財務部門。財務部門根據(jù)采購合同、采購訂單、驗收入庫單等相關憑證，核對發(fā)票信息無誤后，進行賬務處理。賬務處理時，應借記“不計庫存物資”科目，貸記“應付賬款”等科目。使用部門領用不計庫存物資時，倉庫管理部門應根據(jù)領用單及時更新物資臺賬，并將領用單傳遞給財務部門。財務部門根據(jù)領用單進行賬務處理，借記相關成本或費用科目，貸記“不計庫存物資”科目。倉庫管理部門定期對不計庫存物資進行盤點，編制盤點報告。財務部門根據(jù)盤點報告，對盤盈盤虧的物資進行賬務處理。盤盈的物資，借記“不計庫存物資”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢”科目；經(jīng)批準后，借記“待處理財產(chǎn)損溢”科目，貸記相關成本或費用科目。盤虧的物資，借記“待處理財產(chǎn)損溢”科目，貸記“不計庫存物資”科目；屬于責任人賠償?shù)牟糠?，借記“其他應收款”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢”科目；屬于其他原因造成的損失，經(jīng)批準后，借記相關成本或費用科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢”科目。3.財務報表披露財務部門應在財務報表中對不計庫存物資的相關信息進行準確披露，包括不計庫存物資的期初余額、本期增加額、本期減少額、期末余額等。同時，應說明不計庫存物資的核算方法和計價原則，以及對公司財務狀況和經(jīng)營成果的影響。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對不計庫存物資的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、驗收入庫流程的合規(guī)性、存儲管理的規(guī)范性、領發(fā)管理的準確性以及核算與賬務處理的正確性等。內(nèi)部審計部門在審計過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反本制度規(guī)定的行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。2.日常檢查采購部門、倉庫管理部門、使用部門等應定期對不計庫存物資的管理情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對物資采購、驗收、存儲、領發(fā)等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理。公司相關領導和部門應不定期對不計庫存物資的管理情況進行抽查