qq作業(yè)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司利用QQ進(jìn)行作業(yè)管理的流程，提高工作效率，確保信息傳遞的及時、準(zhǔn)確與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用QQ進(jìn)行工作相關(guān)作業(yè)時的管理。（三）基本原則1.合法性原則：所有QQ作業(yè)行為必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效率原則：以提高工作效率為核心，充分利用QQ的便捷性進(jìn)行作業(yè)溝通與協(xié)作。3.安全原則：保障QQ賬號及作業(yè)信息的安全，防止信息泄露與濫用。二、QQ賬號管理（一）賬號申請與開通1.員工因工作需要使用QQ進(jìn)行作業(yè)，需向所在部門負(fù)責(zé)人提出申請。2.申請內(nèi)容應(yīng)包括申請理由、預(yù)計(jì)使用頻率等。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，統(tǒng)一提交至公司IT部門，由IT部門負(fù)責(zé)開通公司專屬Q(mào)Q賬號，并分配給員工。（二）賬號使用規(guī)范1.員工應(yīng)妥善保管自己的QQ賬號及密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。2.禁止使用QQ賬號從事與工作無關(guān)的活動，如發(fā)布不良信息、參與網(wǎng)絡(luò)賭博等。3.定期更換QQ密碼，設(shè)置強(qiáng)度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符。（三）賬號安全保護(hù)1.安裝正版殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新。2.避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄QQ賬號，如公共網(wǎng)吧等。3.如發(fā)現(xiàn)QQ賬號存在異常情況，應(yīng)及時向IT部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如修改密碼、凍結(jié)賬號等。（四）賬號注銷與回收1.員工離職或不再需要使用QQ賬號進(jìn)行工作時，應(yīng)及時向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。2.部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，通知IT部門進(jìn)行賬號注銷。3.IT部門在注銷賬號前，應(yīng)確保賬號內(nèi)的工作信息已妥善備份或處理。三、作業(yè)溝通管理（一）溝通群組設(shè)置1.根據(jù)工作需要，由相關(guān)負(fù)責(zé)人創(chuàng)建QQ工作群組，包括部門內(nèi)部群、項(xiàng)目協(xié)作群、跨部門溝通群等。2.明確群組的功能定位和適用范圍，確保信息傳遞的針對性和有效性。3.群成員應(yīng)按照群組的性質(zhì)和要求加入相應(yīng)的群組，不得隨意加入無關(guān)群組。（二）溝通規(guī)范1.在QQ群內(nèi)發(fā)言應(yīng)文明禮貌，不得使用侮辱性、攻擊性語言。2.發(fā)布與工作相關(guān)的信息應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，避免模糊不清或歧義的表述。3.重要信息應(yīng)及時@相關(guān)人員，確保對方知曉。4.禁止在群內(nèi)發(fā)送與工作無關(guān)的廣告、鏈接等信息。（三）溝通流程1.員工在工作中遇到問題或需要溝通協(xié)作時，應(yīng)首先在相應(yīng)的QQ群組內(nèi)發(fā)布信息。2.其他群成員應(yīng)及時響應(yīng)，提供幫助或建議。3.對于復(fù)雜問題或需要多人協(xié)作解決的問題，應(yīng)組織專門的討論，明確責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)。4.溝通結(jié)果應(yīng)及時進(jìn)行記錄，以便后續(xù)查閱和跟進(jìn)。（四）緊急溝通機(jī)制1.對于緊急工作事項(xiàng)，可通過QQ私聊或電話等方式直接與相關(guān)人員溝通。2.在緊急情況下，應(yīng)確保信息傳遞的及時性和準(zhǔn)確性，避免因溝通不暢導(dǎo)致工作延誤。四、作業(yè)文件管理（一）文件上傳與共享1.員工在QQ群內(nèi)上傳作業(yè)文件時，應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照文件的類別和性質(zhì)，將文件上傳至相應(yīng)的QQ文件夾或共享盤內(nèi)，便于查找和管理。3.對于重要文件，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。（二）文件命名規(guī)范1.文件命名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和版本信息。2.統(tǒng)一采用“項(xiàng)目名稱文件主題版本號日期”的命名格式，如“XX項(xiàng)目市場調(diào)研報(bào)告1.020230501”。（三）文件更新與維護(hù)1.當(dāng)文件內(nèi)容發(fā)生變更時，應(yīng)及時更新文件，并在文件名中注明更新日期。2.定期清理過期或不再使用的文件，確保QQ存儲空間的合理利用。（四）文件下載與使用1.員工如需下載QQ群內(nèi)的作業(yè)文件，應(yīng)確保獲得授權(quán)，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行下載。2.使用下載的文件時，應(yīng)遵守公司的知識產(chǎn)權(quán)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。五、作業(yè)審批管理（一）審批流程設(shè)置1.根據(jù)工作性質(zhì)和重要程度，設(shè)定不同的QQ作業(yè)審批流程，如請假審批、費(fèi)用報(bào)銷審批、項(xiàng)目方案審批等。2.明確審批環(huán)節(jié)、審批人員及審批權(quán)限，確保審批流程的規(guī)范和透明。（二）審批申請?zhí)峤?.員工需要進(jìn)行QQ作業(yè)審批時，應(yīng)按照規(guī)定的格式在QQ群內(nèi)或私聊中提交審批申請。2.申請內(nèi)容應(yīng)包括申請事項(xiàng)、詳細(xì)說明、附件等相關(guān)信息。（三）審批處理1.審批人員收到審批申請后，應(yīng)及時進(jìn)行審核，根據(jù)審批權(quán)限做出批準(zhǔn)、駁回或要求補(bǔ)充材料等決定。2.對于復(fù)雜或存在疑問的審批申請，審批人員可與申請人進(jìn)行進(jìn)一步溝通，確保審批結(jié)果的合理性。（四）審批記錄與存檔1.所有QQ作業(yè)審批過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括申請時間、審批人員、審批意見、審批結(jié)果等信息。2.審批記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和存檔，以便后續(xù)查閱和審計(jì)。六、作業(yè)監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的QQ作業(yè)監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對員工的QQ作業(yè)行為進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組可通過查看QQ聊天記錄、文件共享情況等方式，對員工的作業(yè)溝通、文件管理等方面進(jìn)行監(jiān)督。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度的QQ作業(yè)行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括警告、罰款、績效扣分等。2.如因QQ作業(yè)行為導(dǎo)致公司利益受損或造成不良影響的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）考核指標(biāo)1.將QQ作業(yè)管理納入員工績效考核體系，設(shè)定相關(guān)考核指標(biāo)，如信息回復(fù)及時性、文件管理規(guī)范性、審批流程執(zhí)行情況等。2.根據(jù)考核指標(biāo)的完成情況，對員工進(jìn)行綜合評價，并與績效