生產(chǎn)檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)檔案記錄管理，確保生產(chǎn)過程的可追溯性，規(guī)范檔案記錄的收集、整理、歸檔、保管和使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)相關(guān)的檔案記錄管理，包括但不限于生產(chǎn)計劃、工藝文件、設(shè)備運行記錄、質(zhì)量檢驗報告、物料出入庫記錄等。（三）職責(zé)分工1.生產(chǎn)部門負責(zé)生產(chǎn)過程中各類原始記錄的填寫、收集和初步整理，確保記錄的及時性、準確性和完整性。2.質(zhì)量部門負責(zé)質(zhì)量檢驗記錄的審核與歸檔，對生產(chǎn)過程中的質(zhì)量問題記錄進行分析和跟蹤。3.設(shè)備管理部門負責(zé)設(shè)備運行記錄、維護保養(yǎng)記錄等的管理，確保設(shè)備檔案的完整和可追溯。4.物資管理部門負責(zé)物料出入庫記錄的管理，保證物資流轉(zhuǎn)信息的準確記錄。5.檔案管理部門負責(zé)生產(chǎn)檔案記錄的統(tǒng)一歸檔、保管和查閱服務(wù)，制定檔案管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。二、檔案記錄的分類與編號（一）分類原則根據(jù)生產(chǎn)流程和管理需求，將生產(chǎn)檔案記錄分為以下幾類：1.生產(chǎn)計劃類：包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃等。2.工藝文件類：工藝流程圖、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝變更記錄等。3.設(shè)備運行與維護類：設(shè)備臺賬、運行記錄、維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄等。4.質(zhì)量控制類：檢驗計劃、檢驗報告、不合格品記錄、質(zhì)量統(tǒng)計分析報表等。5.物料管理類：物料清單、出入庫單、庫存盤點記錄等。6.人員管理類：生產(chǎn)人員考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效評估記錄等。7.其他類：與生產(chǎn)相關(guān)的合同、協(xié)議、外來文件等。（二）編號規(guī)則為便于檔案記錄的識別和管理，采用以下編號規(guī)則：編號由類別代碼+年份+順序號組成。1.類別代碼“SJ”：生產(chǎn)計劃類“GY”：工藝文件類“SB”：設(shè)備運行與維護類“ZL”：質(zhì)量控制類“WL”：物料管理類“RY”：人員管理類“QT”：其他類2.年份：取記錄形成年份的后兩位數(shù)字。3.順序號：按各類記錄形成的先后順序依次編號，從001開始。例如，2023年第5號生產(chǎn)計劃的編號為：SJ23005三、檔案記錄的填寫要求（一）基本要求1.記錄應(yīng)使用藍黑墨水或中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆（紅色除外）等易褪色的筆。2.填寫內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，不得隨意涂改、偽造。如有錯誤需要更正，應(yīng)在原錯誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并加蓋更正人印章或簽名。3.記錄應(yīng)及時填寫，不得積壓、拖延，確保記錄與生產(chǎn)活動同步。（二）具體要求1.生產(chǎn)計劃類明確計劃的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、生產(chǎn)時間、生產(chǎn)車間等信息。如有調(diào)整，應(yīng)詳細記錄調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及審批情況。2.工藝文件類工藝流程圖應(yīng)清晰、準確地反映生產(chǎn)工藝流程和各工序的操作要求。作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)詳細描述各工序的操作步驟、質(zhì)量標準、注意事項等。工藝變更記錄應(yīng)包括變更的原因、內(nèi)容、實施時間、對產(chǎn)品質(zhì)量的影響等。3.設(shè)備運行與維護類設(shè)備運行記錄應(yīng)記錄設(shè)備的開機時間、停機時間、運行參數(shù)（如溫度、壓力、轉(zhuǎn)速等）、運行狀況等。維護保養(yǎng)記錄應(yīng)記錄維護保養(yǎng)的時間、內(nèi)容、維修人員等信息。設(shè)備故障維修記錄應(yīng)詳細記錄故障發(fā)生時間、現(xiàn)象、原因分析、維修措施及維修結(jié)果等。4.質(zhì)量控制類檢驗計劃應(yīng)明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次、檢驗人員等。檢驗報告應(yīng)記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、檢驗項目、檢驗結(jié)果、判定結(jié)論等。不合格品記錄應(yīng)詳細記錄不合格品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、不合格原因、處理措施等。5.物料管理類物料清單應(yīng)準確記錄產(chǎn)品所需的原材料、零部件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。出入庫單應(yīng)記錄物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出入庫時間、倉庫名稱、經(jīng)手人等信息。庫存盤點記錄應(yīng)記錄盤點時間、物料名稱、規(guī)格型號、實際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、差異情況及原因分析等。6.人員管理類考勤記錄應(yīng)準確記錄員工的出勤情況，包括遲到、早退、曠工、請假等。培訓(xùn)記錄應(yīng)記錄培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、參加人員等信息?？冃гu估記錄應(yīng)詳細記錄員工的工作表現(xiàn)、考核指標完成情況、評估結(jié)果及評語等。7.其他類合同、協(xié)議等應(yīng)完整記錄雙方的權(quán)利義務(wù)、合同期限、簽訂時間等信息。外來文件應(yīng)注明文件名稱、文號、來源、接收時間等，并進行有效登記。四、檔案記錄的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案記錄的收集工作，確保各類記錄按時、準確地收集齊全。2.收集的記錄應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意剪裁、拼接或丟失。3.對于電子文檔形式的記錄，應(yīng)確保其存儲介質(zhì)的安全性和可讀性，并定期進行備份。（二）整理要求1.收集后的檔案記錄應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進行初步整理，確保同一類記錄集中存放。2.對每份記錄進行檢查，確保填寫內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.對于破損或褪色的記錄，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案記錄的完整性。4.整理后的檔案記錄應(yīng)編制目錄，注明記錄的名稱、編號、日期、保管期限等信息，以便于查閱和管理。五、檔案記錄的歸檔（一）歸檔時間各類檔案記錄應(yīng)在形成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔至檔案管理部門。（二）歸檔流程1.各部門整理好的檔案記錄，填寫《檔案歸檔移交清單》，一式兩份，一份隨檔案記錄移交檔案管理部門，一份自留備查。2.檔案管理部門收到移交的檔案記錄后，按照分類和編號順序進行核對、清點，確認無誤后在《檔案歸檔移交清單》上簽字，并將檔案記錄放入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中。3.檔案管理部門根據(jù)檔案記錄的保管期限，編制檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限，并按照規(guī)定進行標識和存放。六、檔案記錄的保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案記錄的安全保管。（二）保管方式1.檔案記錄應(yīng)按照類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護，確保檔案存放整齊、有序。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限各類生產(chǎn)檔案記錄的保管期限如下：1.生產(chǎn)計劃類：[X]年2.工藝文件類：長期3.設(shè)備運行與維護類：長期4.質(zhì)量控制類：[X]年5.物料管理類：[X]年6.人員管理類：[X]年7.其他類：根據(jù)文件性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定保管期限保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。七、檔案記錄的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)檔案記錄，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的《檔案查閱申請表》，提供相應(yīng)的檔案記錄，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案記錄時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案記錄，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案記錄歸還檔案管理部門。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱生產(chǎn)檔案記錄，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的《檔案借閱申請表》，將檔案記錄借給借閱人，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時將檔案記錄歸還檔案管理部門。如發(fā)現(xiàn)檔案記錄有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案記錄的銷毀（一）銷毀條件檔案記錄保管期限屆滿或已失去保存價值，經(jīng)檔案管理部門鑒定后，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案記錄無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)妥善保存[X]年，以備查考。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案記錄管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案記錄的填寫、收集、整理、歸檔、保管、查閱與借閱等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核辦法1.將檔案記錄管理工作納入公司績效考核體系，對檔案記錄管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎