瓷磚樣品申請管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司瓷磚樣品的申請、使用及管理流程，確保樣品的合理使用與妥善保管，提高工作效率，滿足業(yè)務(wù)需求，同時(shí)控制成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要申請瓷磚樣品的相關(guān)活動，包括但不限于銷售、工程、設(shè)計(jì)等部門。3.基本原則按需申請?jiān)瓌t：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理申請瓷磚樣品，避免不必要的浪費(fèi)。規(guī)范流程原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的申請、審批、領(lǐng)取、使用、歸還等流程進(jìn)行操作，確保樣品管理有序。責(zé)任明晰原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保樣品的安全與完整。申請流程1.申請部門與人員各部門如有瓷磚樣品申請需求，應(yīng)由具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員填寫《瓷磚樣品申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)注明申請部門、申請人、申請日期、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批申請部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核申請的必要性、樣品數(shù)量及用途的合理性等。如審核通過，在申請表上簽署意見并簽字確認(rèn)。3.相關(guān)部門會簽（如有需要）對于涉及多個(gè)部門協(xié)同工作的樣品申請，如工程投標(biāo)樣品申請，需相關(guān)部門進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，并在申請表上簽署意見及簽字。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門會簽后，申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、資源狀況等因素，對申請進(jìn)行全面評估，做出最終審批決定。如審批通過，在申請表上簽字確認(rèn)。5.樣品管理部門備案申請表經(jīng)各級審批通過后，一聯(lián)交樣品管理部門備案，樣品管理部門據(jù)此建立樣品申請臺賬，記錄樣品的申請情況；另一聯(lián)由申請部門留存，作為領(lǐng)取樣品的依據(jù)。樣品領(lǐng)取1.領(lǐng)取時(shí)間與地點(diǎn)申請部門憑審批通過的《瓷磚樣品申請表》，按照樣品管理部門指定的時(shí)間和地點(diǎn)領(lǐng)取瓷磚樣品。領(lǐng)取時(shí)間應(yīng)提前與樣品管理部門溝通確定，確保樣品管理部門有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。2.領(lǐng)取手續(xù)申請人在領(lǐng)取樣品時(shí)，需攜帶有效身份證件，在樣品管理部門的《樣品領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。樣品管理部門發(fā)放樣品時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對申請表與實(shí)物的一致性，確保發(fā)放準(zhǔn)確無誤。3.特殊情況處理如因特殊原因無法按時(shí)領(lǐng)取樣品，申請人應(yīng)提前與樣品管理部門溝通協(xié)調(diào)，重新確定領(lǐng)取時(shí)間。如申請人無法親自領(lǐng)取，可委托他人代領(lǐng)，但需出具授權(quán)委托書，注明委托事項(xiàng)、委托期限、雙方聯(lián)系方式等信息，并由委托人及被委托人簽字確認(rèn)。代領(lǐng)人在領(lǐng)取樣品時(shí)，按照上述領(lǐng)取手續(xù)辦理。使用規(guī)范1.使用范圍瓷磚樣品僅限申請部門在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得挪作他用。如用于銷售展示，應(yīng)在公司展廳或銷售場所按照規(guī)定進(jìn)行擺放；用于工程投標(biāo)，應(yīng)按照投標(biāo)文件要求進(jìn)行展示；用于設(shè)計(jì)方案溝通，應(yīng)在設(shè)計(jì)工作室或相關(guān)會議場所使用。2.使用記錄申請部門應(yīng)建立樣品使用記錄臺賬，詳細(xì)記錄樣品的使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用人員、使用目的等信息。使用記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于跟蹤樣品的使用情況和進(jìn)行后續(xù)管理。3.樣品保護(hù)使用部門在使用瓷磚樣品過程中，應(yīng)妥善保護(hù)樣品，避免樣品受到損壞、污染或丟失。如因使用不當(dāng)造成樣品損壞或丟失，使用部門應(yīng)及時(shí)向樣品管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。對于價(jià)值較高的瓷磚樣品，使用部門應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如單獨(dú)存放、專人保管等。4.使用期限瓷磚樣品的使用期限根據(jù)申請用途和實(shí)際情況確定。一般情況下，銷售展示樣品的使用期限為[X]個(gè)月，工程投標(biāo)樣品的使用期限為投標(biāo)項(xiàng)目結(jié)束后[X]天，設(shè)計(jì)方案溝通樣品的使用期限為設(shè)計(jì)方案確定后[X]天。使用部門應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)歸還樣品，如需延長使用期限，應(yīng)提前向樣品管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。歸還與處置1.歸還時(shí)間與要求使用部門應(yīng)在樣品使用期限屆滿后或業(yè)務(wù)完成后及時(shí)歸還瓷磚樣品。歸還時(shí)，樣品應(yīng)保持完好無損、清潔干凈，包裝及標(biāo)識應(yīng)齊全。如樣品有輕微損壞，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或承擔(dān)相應(yīng)的修復(fù)費(fèi)用；如樣品損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)，使用部門應(yīng)按照樣品的市場價(jià)值進(jìn)行賠償。2.歸還手續(xù)使用部門歸還樣品時(shí)，應(yīng)填寫《樣品歸還登記表》，注明歸還日期、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、歸還狀態(tài)等信息，并由樣品管理部門驗(yàn)收簽字確認(rèn)。樣品管理部門在驗(yàn)收樣品時(shí)，如發(fā)現(xiàn)樣品與歸還登記表記錄不符或樣品存在損壞等問題，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通核實(shí)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.樣品處置對于不再使用或已損壞無法修復(fù)的瓷磚樣品，樣品管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理處置。處置方式包括但不限于報(bào)廢、折價(jià)銷售、捐贈等。在進(jìn)行樣品處置前，樣品管理部門應(yīng)填寫《樣品處置申請表》，注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，樣品管理部門按照審批確定的處置方式進(jìn)行處置，并做好相關(guān)記錄。庫存管理1.庫存盤點(diǎn)樣品管理部門應(yīng)定期對瓷磚樣品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年，具體盤點(diǎn)時(shí)間由樣品管理部門根據(jù)實(shí)際情況確定。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息，并與樣品申請臺賬、庫存明細(xì)賬進(jìn)行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整處理，并形成盤點(diǎn)報(bào)告。2.庫存安全樣品管理部門應(yīng)確保瓷磚樣品庫存的安全，采取必要的防火、防潮、防盜等措施。庫存樣品應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立庫存樣品的出入庫管理制度，嚴(yán)格控制樣品的出入庫數(shù)量和流向，防止樣品丟失或被盜。3.庫存預(yù)警樣品管理部門應(yīng)根據(jù)庫存情況和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置合理的庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警下限或高于預(yù)警上限時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門關(guān)注庫存動態(tài)，及時(shí)申請補(bǔ)充樣品或調(diào)整業(yè)務(wù)計(jì)劃，避免因庫存不足或積壓影響業(yè)務(wù)開展。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對瓷磚樣品申請、使用及管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門人員組成，負(fù)責(zé)檢查各部門是否嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行操作，樣品的使用是否規(guī)范、安全，庫存管理是否賬實(shí)相符等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核機(jī)制公司將瓷磚樣品申請、使用及管理情況納入部門和個(gè)人的績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，樣品管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予相應(yīng)的獎勵(lì)；對于違反本制度規(guī)定，造成樣品損壞、丟失或其他不良后果的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。附則1.解釋權(quán)本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜或本制度與國家法律法規(guī)、公司其他規(guī)定相沖突的，以國家法律法規(guī)和公司其