現(xiàn)行軟件使用管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司軟件的使用行為，確保軟件使用的合法性、安全性和高效性，保護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在辦公場所及因工作需要使用公司提供或自行采購的各類軟件。3.基本原則合法性原則：軟件的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。安全性原則：保障公司信息資產(chǎn)安全，防止軟件使用過程中出現(xiàn)信息泄露、數(shù)據(jù)丟失等安全事故。合規(guī)性原則：遵循軟件供應(yīng)商的許可協(xié)議，不得進(jìn)行未經(jīng)授權(quán)的軟件安裝、使用、復(fù)制、分發(fā)等操作。節(jié)約性原則：合理使用軟件資源，避免浪費，提高軟件使用效率。二、軟件采購與授權(quán)管理1.采購流程需求評估：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《軟件采購申請表》，詳細(xì)說明軟件名稱、功能要求、預(yù)計使用人數(shù)、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至公司IT部門。選型調(diào)研：IT部門對各部門提交的軟件采購申請進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司實際情況，對市場上同類軟件進(jìn)行選型調(diào)研，收集相關(guān)產(chǎn)品資料、用戶評價、報價等信息，形成選型報告。采購決策：選型報告提交至公司管理層，經(jīng)管理層審批通過后，由IT部門負(fù)責(zé)與軟件供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談，簽訂采購合同。采購執(zhí)行：采購合同簽訂后，IT部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)軟件的采購、安裝、調(diào)試等工作，確保軟件按時交付并正常使用。2.授權(quán)管理正版軟件授權(quán)：采購的軟件必須獲得合法的授權(quán)許可，IT部門負(fù)責(zé)保管軟件授權(quán)文件，并建立軟件授權(quán)臺賬，記錄軟件名稱、版本號、授權(quán)期限、授權(quán)方式等信息。授權(quán)變更：如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要變更軟件授權(quán)內(nèi)容，如增加使用人數(shù)、延長授權(quán)期限等，由相關(guān)部門填寫《軟件授權(quán)變更申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至IT部門，IT部門根據(jù)實際情況與軟件供應(yīng)商協(xié)商辦理授權(quán)變更手續(xù)。授權(quán)過期處理：臨近軟件授權(quán)到期時，IT部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門，如因特殊原因需要繼續(xù)使用軟件，必須在授權(quán)到期前辦理續(xù)期手續(xù)，否則應(yīng)停止使用該軟件，以免造成法律風(fēng)險。三、軟件安裝與卸載管理1.安裝要求標(biāo)準(zhǔn)軟件安裝：公司IT部門統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)辦公軟件，由IT部門負(fù)責(zé)在員工辦公電腦上進(jìn)行安裝配置，確保軟件的初始設(shè)置符合公司安全策略和使用規(guī)范。特殊軟件安裝：因業(yè)務(wù)需要安裝非標(biāo)準(zhǔn)辦公軟件的，由使用部門填寫《軟件安裝申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、IT部門技術(shù)人員評估同意后，方可進(jìn)行安裝。安裝過程中應(yīng)確保軟件來源合法，且符合公司安全管理要求。禁止私自安裝：未經(jīng)公司IT部門批準(zhǔn)，員工不得私自安裝任何軟件，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、殺毒軟件、各類插件等。如有違反，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。2.卸載要求標(biāo)準(zhǔn)卸載：對于不再使用的公司標(biāo)準(zhǔn)辦公軟件，由IT部門統(tǒng)一進(jìn)行卸載操作，確保系統(tǒng)資源的合理利用。特殊卸載：因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因需要卸載非標(biāo)準(zhǔn)辦公軟件的，使用部門應(yīng)填寫《軟件卸載申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至IT部門，由IT部門安排技術(shù)人員進(jìn)行卸載處理。數(shù)據(jù)備份：在卸載軟件前，應(yīng)確保重要數(shù)據(jù)已進(jìn)行備份，以免數(shù)據(jù)丟失。對于因卸載軟件導(dǎo)致的系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失等問題，由相關(guān)責(zé)任部門或人員承擔(dān)責(zé)任。四、軟件使用規(guī)范1.日常使用規(guī)范遵守許可協(xié)議：員工必須嚴(yán)格遵守所使用軟件的許可協(xié)議，不得超出許可范圍使用軟件，不得將軟件用于任何非法目的或未經(jīng)授權(quán)的商業(yè)活動。正確使用軟件：員工應(yīng)按照軟件的操作手冊和使用指南正確使用軟件，不得隨意更改軟件設(shè)置、破解軟件功能或進(jìn)行其他可能影響軟件正常運行的操作。定期更新：及時安裝軟件供應(yīng)商發(fā)布的安全更新補丁和功能升級包，以確保軟件的安全性和穩(wěn)定性，提高軟件使用效率。妥善保管賬號密碼：員工應(yīng)妥善保管自己的軟件賬號和密碼，不得將賬號密碼泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號存在異常情況，應(yīng)及時通知公司IT部門進(jìn)行處理。2.數(shù)據(jù)管理規(guī)范數(shù)據(jù)備份：重要軟件數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份方式可選擇本地硬盤備份、外部存儲設(shè)備備份或云存儲備份等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。數(shù)據(jù)安全：員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司數(shù)據(jù)安全管理制度，對涉及公司機密的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)泄露。在使用軟件過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)存在異常情況，應(yīng)立即停止操作，并及時報告公司IT部門。數(shù)據(jù)使用權(quán)限：員工應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限使用軟件數(shù)據(jù)，不得擅自訪問、修改、刪除他人的數(shù)據(jù)。如需獲取超出自身權(quán)限的數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過數(shù)據(jù)所有者或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。3.網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)范遵守網(wǎng)絡(luò)規(guī)則：在使用軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接時，員工應(yīng)遵守國家有關(guān)互聯(lián)網(wǎng)管理的法律法規(guī)，不得利用軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊、網(wǎng)絡(luò)詐騙、傳播有害信息等違法活動。合理使用網(wǎng)絡(luò)資源：員工應(yīng)合理分配網(wǎng)絡(luò)帶寬，避免因個人行為導(dǎo)致公司網(wǎng)絡(luò)擁塞。在使用軟件進(jìn)行大量數(shù)據(jù)下載或上傳時，應(yīng)提前向公司IT部門報備，避免影響公司正常業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)使用。網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：安裝和使用正版殺毒軟件、防火墻等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，確保軟件使用過程中的網(wǎng)絡(luò)安全。五、軟件安全管理1.安全防護(hù)措施病毒防護(hù)：公司統(tǒng)一安裝正版殺毒軟件，并定期更新病毒庫，確保員工辦公電腦具備有效的病毒防護(hù)能力。同時，員工應(yīng)注意避免從不可信來源下載文件，防止病毒感染。防火墻設(shè)置：公司網(wǎng)絡(luò)設(shè)置防火墻，限制外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問，保護(hù)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全。員工不得私自更改防火墻設(shè)置，如有特殊需求，必須經(jīng)公司IT部門批準(zhǔn)。數(shù)據(jù)加密：對涉及公司機密的軟件數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。員工應(yīng)按照公司規(guī)定的加密方式對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保存，并妥善保管加密密鑰。2.安全事件處理事件監(jiān)測與預(yù)警：公司IT部門建立軟件安全監(jiān)測系統(tǒng)，實時監(jiān)測軟件使用過程中的安全事件，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時發(fā)出預(yù)警信息。應(yīng)急響應(yīng)機制：對于發(fā)生的軟件安全事件，如病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等，公司IT部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急響應(yīng)機制，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，包括隔離受感染設(shè)備、恢復(fù)數(shù)據(jù)、調(diào)查事件原因等。事件報告與總結(jié)：安全事件處理完畢后，IT部門應(yīng)及時向公司管理層報告事件處理情況，并對事件進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，防止類似事件再次發(fā)生。六、軟件資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)登記建立臺賬：IT部門負(fù)責(zé)建立公司軟件資產(chǎn)臺賬，詳細(xì)記錄軟件名稱、版本號、購買日期、授權(quán)期限、使用部門、使用人員等信息，確保軟件資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確完整。動態(tài)更新：軟件資產(chǎn)臺賬應(yīng)根據(jù)軟件采購、授權(quán)變更、安裝卸載等情況及時進(jìn)行更新，保證賬實相符。2.資產(chǎn)清查定期清查：公司每年至少組織一次軟件資產(chǎn)清查工作，對軟件資產(chǎn)的使用情況、授權(quán)情況、安裝情況等進(jìn)行全面清查，核實軟件資產(chǎn)的數(shù)量和狀態(tài)。清查報告：清查工作結(jié)束后，IT部門應(yīng)編寫軟件資產(chǎn)清查報告，上報公司管理層。報告內(nèi)容應(yīng)包括清查工作的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等。3.資產(chǎn)處置報廢處理：對于已不再使用、授權(quán)過期且無保留價值的軟件資產(chǎn)，由IT部門填寫《軟件資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司管理層批準(zhǔn)后，進(jìn)行報廢處理。轉(zhuǎn)讓或捐贈：對于因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因不再使用但仍有一定價值的軟件資產(chǎn)，經(jīng)公司管理層同意后，可進(jìn)行轉(zhuǎn)讓或捐贈處理。轉(zhuǎn)讓或捐贈軟件資產(chǎn)時，應(yīng)確保軟件的授權(quán)許可等相關(guān)手續(xù)符合法律法規(guī)要求，并辦理相應(yīng)的資產(chǎn)交接手續(xù)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制日常監(jiān)督：公司IT部門負(fù)責(zé)對員工軟件使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正員工的違規(guī)使用行為。定期審計：公司內(nèi)部審計部門定期對公司軟件使用管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計，審查軟件采購、授權(quán)、安裝、使用、安全管理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.考核辦法考核指標(biāo)：將員工軟件使用規(guī)范執(zhí)行情況納入績效考核體系，考核指標(biāo)包括但不限于是否遵守軟件許可協(xié)議、是否正確使用軟件、是否及時更新軟件、是否妥善保管賬號密碼等?？己酥芷冢嚎冃Э己酥芷谂c公司整體績效考核周期一致，一般為月度、季度或年度?？己私Y(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，對違反軟件使用管理制度的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰，處罰方式包括但不限于警告、罰款、績效扣分、辭退等。具體處罰措施根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重而定。八、培訓(xùn)與教育1.培訓(xùn)計劃定期組織：公司IT部門定期組織軟件使用培訓(xùn)活動，培訓(xùn)內(nèi)容包括軟件操作技能、安全知識、使用規(guī)范等，以提高員工的軟件使用水平和安全意識。按需定制：根據(jù)員工的崗位需求和軟件使用情況，定制個性化的培訓(xùn)課程，滿足不同員工的培訓(xùn)需求。2.教育宣傳內(nèi)部宣傳：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，定期發(fā)布軟件使用管理制度、安全提示、操作指南等信息，加強對員工的教育宣傳。案例分享：收集整理軟件使用過程中的典型案例，包括違規(guī)案例和成功案例，通過內(nèi)部培訓(xùn)、會議等形式進(jìn)行