物資購(gòu)買(mǎi)配送管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司物資購(gòu)買(mǎi)配送管理工作，確保物資及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地供應(yīng)到需求部門(mén)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開(kāi)展，提高物資采購(gòu)與配送效率，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有物資的購(gòu)買(mǎi)、配送及相關(guān)管理活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、生產(chǎn)原材料、設(shè)備零部件、勞保用品等。3.職責(zé)分工采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)與管理、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行。負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研，收集物資價(jià)格、質(zhì)量等信息，選擇合適的供應(yīng)商，確保采購(gòu)物資的性價(jià)比最優(yōu)。跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。配送部門(mén)負(fù)責(zé)制定物資配送計(jì)劃，安排車輛和人員進(jìn)行物資配送。確保物資在配送過(guò)程中的安全、完整，按時(shí)送達(dá)指定地點(diǎn)。負(fù)責(zé)配送車輛的日常維護(hù)與管理，保證車輛性能良好，滿足配送要求。需求部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，提前提交物資需求申請(qǐng)，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。參與物資采購(gòu)過(guò)程中的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核物資采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。辦理物資采購(gòu)款項(xiàng)的支付結(jié)算手續(xù)，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收入庫(kù)、存儲(chǔ)保管、出庫(kù)發(fā)放等工作。定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。配合采購(gòu)部門(mén)、配送部門(mén)做好物資的相關(guān)管理工作。二、物資購(gòu)買(mǎi)管理1.采購(gòu)計(jì)劃需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、庫(kù)存狀況等，提前[X]個(gè)工作日提交物資需求申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)匯總各需求部門(mén)的物資需求申請(qǐng)，結(jié)合庫(kù)存情況，編制月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)按原審批流程進(jìn)行審批。2.供應(yīng)商選擇與管理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)物資采購(gòu)需求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)。詢價(jià)、比價(jià)過(guò)程應(yīng)至少選擇[X]家供應(yīng)商參與，確保采購(gòu)價(jià)格合理。采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同應(yīng)經(jīng)法律部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。3.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。采購(gòu)部門(mén)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商交貨延遲、物資質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施解決，如要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨、承擔(dān)違約責(zé)任等。采購(gòu)部門(mén)在物資到貨前，應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。三、物資配送管理1.配送計(jì)劃配送部門(mén)根據(jù)采購(gòu)部門(mén)提供的物資到貨信息和需求部門(mén)的物資需求情況，制定物資配送計(jì)劃。配送計(jì)劃應(yīng)明確配送物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、配送時(shí)間、配送地點(diǎn)等內(nèi)容。配送計(jì)劃需經(jīng)配送部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后執(zhí)行。如遇特殊情況需要調(diào)整配送計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)，并按原審批流程進(jìn)行審批。2.車輛與人員安排配送部門(mén)根據(jù)配送計(jì)劃，合理安排配送車輛和人員。配送車輛應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好，安全可靠。配送人員應(yīng)具備相應(yīng)的駕駛技能和安全意識(shí)，熟悉配送路線和物資配送要求。配送人員在配送過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保物資安全、及時(shí)送達(dá)。3.物資配送配送人員在物資裝車前，應(yīng)核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與配送計(jì)劃一致。物資裝車時(shí)應(yīng)注意合理擺放，避免碰撞、擠壓，確保物資安全。配送車輛在行駛過(guò)程中，應(yīng)保持車速平穩(wěn)，注意交通安全。如遇惡劣天氣等特殊情況，應(yīng)采取相應(yīng)的安全措施，確保物資和人員安全。物資送達(dá)目的地后，配送人員應(yīng)與需求部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理物資交接手續(xù)，雙方在送貨單上簽字確認(rèn)。送貨單應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、送貨時(shí)間、送貨地點(diǎn)等內(nèi)容。四、物資驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的外觀、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等方面的要求。對(duì)于有質(zhì)量要求的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于無(wú)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)可與采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)共同協(xié)商制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收流程物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)包括倉(cāng)庫(kù)管理人員、采購(gòu)人員、需求部門(mén)代表等。驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的外觀、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一檢查。對(duì)于需要進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)的物資，應(yīng)送專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)。驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)地點(diǎn)等內(nèi)容。驗(yàn)收不合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.驗(yàn)收記錄倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立物資驗(yàn)收記錄檔案，記錄物資的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。物資驗(yàn)收記錄檔案應(yīng)妥善保管，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。五、庫(kù)存管理1.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為[X]月/季/年，具體時(shí)間由公司統(tǒng)一安排。盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)制定盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)方法、盤(pán)點(diǎn)人員等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃需經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后執(zhí)行。盤(pán)點(diǎn)人員按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，并記錄實(shí)際數(shù)量。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況，包括賬實(shí)差異、差異原因分析等內(nèi)容。對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)差異，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。如因人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.庫(kù)存控制倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)物資的使用頻率、采購(gòu)周期等因素，合理確定物資的安全庫(kù)存和最高庫(kù)存。安全庫(kù)存是為了應(yīng)對(duì)突發(fā)情況而設(shè)定的最低庫(kù)存數(shù)量，最高庫(kù)存是為了防止物資積壓而設(shè)定的上限庫(kù)存數(shù)量。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行分析，對(duì)于庫(kù)存積壓物資，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)停止采購(gòu)，并與需求部門(mén)協(xié)商處理，如調(diào)劑使用、降價(jià)促銷、報(bào)廢處理等。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)庫(kù)存情況，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋物資需求信息，以便采購(gòu)部門(mén)合理安排采購(gòu)計(jì)劃，確保庫(kù)存物資既能滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，又不會(huì)造成積壓浪費(fèi)。六、物資付款管理1.付款申請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)在收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)發(fā)票信息，確保發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)合同一致。如發(fā)票信息有誤，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系更正。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和發(fā)票信息，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式、付款時(shí)間等內(nèi)容。付款申請(qǐng)單需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。2.付款審批財(cái)務(wù)部門(mén)收到付款申請(qǐng)單后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票真實(shí)性、合法性、有效性，采購(gòu)合同執(zhí)行情況，付款金額準(zhǔn)確性等。對(duì)于金額較大的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審核，并可要求采購(gòu)部門(mén)提供相關(guān)證明材料。審核通過(guò)后，付款申請(qǐng)單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)和公司資金狀況，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)安排付款。3.付款方式公司物資購(gòu)買(mǎi)付款方式主要包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)銀支付等。具體付款方式應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定和公司財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門(mén)在辦理付款手續(xù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照付款審批意見(jiàn)和付款方式進(jìn)行操作，確保付款安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)物資購(gòu)買(mǎi)配送管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、物資驗(yàn)收情況、庫(kù)存管理情況、付款管理情況等。審計(jì)部門(mén)應(yīng)根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議。相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照審計(jì)報(bào)告要求及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給審計(jì)部門(mén)。公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)物資購(gòu)買(mǎi)配送管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問(wèn)題。2.考核評(píng)價(jià)人力資源部門(mén)會(huì)同采購(gòu)部門(mén)、配送部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，制定物資購(gòu)買(mǎi)配送管理工作考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)各部門(mén)和相關(guān)人員的工作績(jī)效進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括采購(gòu)成本控制、物資供應(yīng)及時(shí)性、物資質(zhì)量合格率、庫(kù)存管理水平、服務(wù)滿意度等方面?？己嗽u(píng)價(jià)周