檔案資料分類歸檔管理制度?

檔案資料分類歸檔管理制度一、總則1.為加強醫(yī)院檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案資料的查閱、利用和保存，結(jié)合醫(yī)院實際情況，特制定本制度。2.本制度適用于醫(yī)院各部門、各科室在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類檔案資料的分類歸檔管理。3.檔案資料分類歸檔工作遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)合理、編號規(guī)范有序、便于保管利用的原則。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善檔案資料分類歸檔的具體標(biāo)準(zhǔn)和操作流程。-對各部門、科室的檔案資料分類歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。-接收各部門、科室移交的已分類整理好的檔案資料，并進(jìn)行再次審核、分類、編號、上架等歸檔操作。-負(fù)責(zé)檔案資料庫房的日常管理，確保檔案資料存放環(huán)境安全、整潔、適宜。2.各部門、科室-明確專人負(fù)責(zé)本部門、科室檔案資料的收集、整理、初步分類和移交工作。-按照檔案管理部門制定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對本部門、科室產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行及時收集、整理，確保檔案資料的齊全、完整，并進(jìn)行初步分類。-定期將整理好的檔案資料向檔案管理部門移交，辦理交接手續(xù)。三、檔案資料分類1.行政檔案-醫(yī)院文件：包括醫(yī)院制定的各項規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、工作計劃與總結(jié)、會議紀(jì)要、通知、報告等。-人事檔案：職工個人基本信息、招聘錄用材料、職稱評定材料、考核獎懲材料、培訓(xùn)進(jìn)修記錄等。-財務(wù)檔案：財務(wù)報表、會計憑證、賬簿、審計報告、預(yù)算決算資料等。-基建檔案：醫(yī)院基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的圖紙、文件、合同等資料。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案-病歷檔案：患者在醫(yī)院就診過程中形成的門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、手術(shù)記錄等。-醫(yī)療統(tǒng)計檔案：醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、醫(yī)療質(zhì)量分析報告、疾病分類統(tǒng)計資料等。-醫(yī)療糾紛檔案：醫(yī)療糾紛處理過程中形成的投訴記錄、調(diào)查材料、鑒定報告、處理結(jié)果等資料。3.教學(xué)檔案-教學(xué)計劃：醫(yī)院承擔(dān)的各類教學(xué)任務(wù)的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程安排等。-教學(xué)成果：教師教學(xué)質(zhì)量評估材料、教學(xué)改革項目資料、學(xué)生實習(xí)實踐記錄、畢業(yè)考核成績等。-教材講義：自編教材、講義、課件等教學(xué)資料。4.科研檔案-科研項目檔案：科研項目申報書、立項批復(fù)、研究報告、成果鑒定材料、專利證書等。-學(xué)術(shù)論文檔案：醫(yī)院職工發(fā)表的學(xué)術(shù)論文原件、錄用通知、檢索證明等。5.設(shè)備檔案-設(shè)備采購檔案：設(shè)備采購申請、招投標(biāo)文件、采購合同、驗收報告等。-設(shè)備維護檔案：設(shè)備維修記錄、保養(yǎng)計劃與記錄、設(shè)備運行狀態(tài)監(jiān)測資料等。四、歸檔要求1.檔案資料收集-各部門、科室應(yīng)明確檔案資料收集范圍，確保在各項活動中形成的具有保存價值的文件、材料、圖表、聲像等資料都能及時收集。-檔案資料收集應(yīng)保持真實性、完整性，不得隨意篡改、遺漏。2.檔案資料整理-對收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的文件、重復(fù)的材料等。-按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進(jìn)行分類，同一類別的檔案資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.檔案資料裝訂與編目-對于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。-編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查閱。4.檔案資料移交-各部門、科室應(yīng)定期（一般為每季度或每年）將整理好的檔案資料向檔案管理部門移交，填寫檔案資料移交清單，雙方簽字確認(rèn)。-移交的檔案資料應(yīng)保證紙質(zhì)材料與電子材料的一致性，如有電子檔案，應(yīng)存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。五、檔案編號與存儲1.檔案編號-檔案管理部門對接收的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)檔案資料的類別、年份、順序號等信息。-編號應(yīng)清晰、唯一，標(biāo)注在檔案資料的封面、目錄及相應(yīng)的存儲載體上。2.檔案存儲-根據(jù)檔案資料的類別和性質(zhì)，選擇合適的存儲方式，如檔案架存放、檔案盒保管、電子存儲等。-檔案庫房應(yīng)配備必要的防護設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全存儲。-電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。六、保管期限與銷毀1.保管期限確定-根據(jù)檔案資料的重要性、利用價值等因素，確定不同檔案資料的保管期限，一般分為短期（1-5年）、中期（5-10年）、長期（10年以上）或永久保存。-具體保管期限標(biāo)準(zhǔn)由檔案管理部門根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和醫(yī)院實際情況制定。2.檔案銷毀-對超過保管期限且無保存價值的檔案資料，由檔案管理部門提出銷毀申請，編制銷毀清單。-銷毀清單需經(jīng)醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒、數(shù)據(jù)擦除等。-銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)，銷毀清單應(yīng)存檔備查。七、查閱與利用1.查閱申請-醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案資料名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。-外部單位或人員查閱檔案資料，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱方式-檔案管理部門根據(jù)審批后的查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料供查閱。查閱一般應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出閱覽室。-如需摘抄、復(fù)印檔案資料，應(yīng)在申請表中注明，經(jīng)檔案管理部門同意后，按照規(guī)定的范圍和數(shù)量進(jìn)行摘抄、復(fù)印。摘抄、復(fù)印的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。3.利用登記-檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，對查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。八、監(jiān)督與考核1.檔案管理部門定期對各部門、科室的檔案資料分類歸檔工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料收集的完整性、整理的規(guī)范性、移交的及時性等。2.將檔案資料分類歸檔工作納入醫(yī)院各部門、科室的績效考核體系，對檔案管