物業(yè)集團采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)集團采購管理工作，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)集團總部及下屬各分公司、項目管理處的采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備設(shè)施、物業(yè)服務(wù)耗材、服務(wù)外包等各類采購事項。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。3.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商有平等參與機會，公正對待每一個供應(yīng)商。4.誠實守信原則：采購人員及相關(guān)人員應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護物業(yè)集團利益和形象。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)物業(yè)集團設(shè)立采購決策委員會，由集團領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。其職責(zé)為：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批重大采購項目，包括采購預(yù)算、采購方式、供應(yīng)商選擇等。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門物業(yè)集團設(shè)立采購管理部門，負責(zé)采購活動的具體執(zhí)行。其職責(zé)為：1.制定采購計劃，根據(jù)各部門需求和預(yù)算，編制年度、季度、月度采購計劃。2.組織采購實施，包括供應(yīng)商篩選、采購談判、合同簽訂等。3.建立供應(yīng)商管理體系，評估供應(yīng)商資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等，定期進行供應(yīng)商考核。4.負責(zé)采購文件的編制、歸檔和管理。5.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行中的問題。（三）需求部門各分公司、項目管理處及其他需求部門負責(zé)提出采購需求，配合采購管理部門進行采購工作。其職責(zé)為：1.根據(jù)實際工作需要，準(zhǔn)確、及時地提交采購申請。2.參與采購談判、驗收等環(huán)節(jié)，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。3.反饋采購產(chǎn)品或服務(wù)的使用情況，協(xié)助采購管理部門改進采購工作。（四）財務(wù)部門財務(wù)部門負責(zé)采購預(yù)算的審核、資金安排及采購費用的核算與支付。其職責(zé)為：1.審核采購預(yù)算，確保采購資金合理安排。2.監(jiān)督采購資金的使用，確保專款專用。3.對采購費用進行核算，辦理付款手續(xù)。（五）審計部門審計部門負責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)。其職責(zé)為：1.制定采購審計計劃，定期對采購項目進行審計。2.審查采購文件、合同、流程等，檢查是否符合規(guī)定。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃和實際需求，于每年[具體時間]前向采購管理部門提交下一年度采購預(yù)算申請。2.采購管理部門匯總各部門預(yù)算申請后，結(jié)合物業(yè)集團戰(zhàn)略目標(biāo)和資金狀況，編制年度采購預(yù)算草案，報采購決策委員會審批。3.經(jīng)審批后的年度采購預(yù)算應(yīng)分解為季度、月度預(yù)算，確保采購活動按計劃有序進行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序報采購決策委員會審批。2.財務(wù)部門負責(zé)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期向采購管理部門通報預(yù)算執(zhí)行進度，對超預(yù)算支出進行預(yù)警。（三）預(yù)算調(diào)整1.因市場變化、業(yè)務(wù)拓展等原因?qū)е虏少忣A(yù)算需要調(diào)整的，需求部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請，說明調(diào)整原因和金額。2.采購管理部門對調(diào)整申請進行審核后，報采購決策委員會審批。經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整應(yīng)及時通知相關(guān)部門執(zhí)行。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并提交部門負責(zé)人審核。2.部門負責(zé)人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽字確認(rèn)后報采購管理部門。（二）采購審批1.采購管理部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核，包括預(yù)算是否充足、采購需求是否明確等。2.對于金額較小的常規(guī)采購申請，由采購管理部門負責(zé)人審批；對于金額較大或重要的采購申請，報采購決策委員會審批。（三）采購實施1.供應(yīng)商選擇采購管理部門根據(jù)采購項目特點和需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行資格審查，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等資料，評估其信譽、實力和產(chǎn)品質(zhì)量。建立供應(yīng)商庫，對合格供應(yīng)商進行分類管理，并定期更新供應(yīng)商信息。根據(jù)采購項目需求，從供應(yīng)商庫中篩選出若干家符合要求的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價函或招標(biāo)邀請。2.采購談判采購管理部門組織需求部門等相關(guān)人員與供應(yīng)商進行談判，就采購價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要，明確雙方達成的共識。根據(jù)談判結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，如雙方未能達成一致，可重新選擇供應(yīng)商或調(diào)整采購方案。3.合同簽訂采購管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，應(yīng)提交法律部門或法律顧問進行審核，確保合同合法合規(guī)。合同簽訂后，采購管理部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（四）采購驗收1.采購物品或服務(wù)到貨前，采購管理部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備。2.需求部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程對采購物品或服務(wù)進行驗收。對于重要設(shè)備設(shè)施或復(fù)雜服務(wù)項目，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收。3.驗收合格后，需求部門應(yīng)填寫《采購驗收單》，簽字確認(rèn)；如驗收不合格，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改或退換貨，并在《采購驗收單》上注明不合格情況。（五）采購付款1.供應(yīng)商憑采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證向財務(wù)部門申請付款。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，核對合同條款、發(fā)票金額、驗收情況等，確保無誤后按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。3.對于預(yù)付款項，應(yīng)嚴(yán)格控制風(fēng)險，在確保供應(yīng)商能夠履行合同義務(wù)的前提下支付。五、采購方式（一）公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（二）邀請招標(biāo)對于具有一定特殊性或供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項目，可采用邀請招標(biāo)方式。采購管理部門向若干家熟悉的、具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請，進行投標(biāo)和評標(biāo)。（三）競爭性談判適用于采購時間緊迫、采購需求規(guī)格不明確或需要與供應(yīng)商進行深入溝通的采購項目。采購管理部門與不少于三家供應(yīng)商進行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定供應(yīng)商。（四）單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：1.只能從唯一供應(yīng)商處采購的。2.發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。3.必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（五）詢價適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項目。采購管理部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其報價，根據(jù)報價選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購管理部門制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等條件。2.潛在供應(yīng)商向采購管理部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》及相關(guān)證明材料，采購管理部門對其進行資格審查。3.通過資格審查的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫，作為物業(yè)集團采購的潛在合作對象。（二）供應(yīng)商考核1.采購管理部門定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。2.制定供應(yīng)商考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行評分。3.對于考核不合格的供應(yīng)商，采購管理部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，可暫停或終止與其合作。（三）供應(yīng)商淘汰1.對于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨期嚴(yán)重延誤、售后服務(wù)不到位、違反合同約定等情況的供應(yīng)商，采購管理部門應(yīng)及時將其從供應(yīng)商庫中淘汰。2.被淘汰的供應(yīng)商在一定期限內(nèi)不得再次申請準(zhǔn)入。（四）供應(yīng)商激勵1.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購管理部門可給予適當(dāng)?shù)募畲胧?，如增加采購份額、優(yōu)先合作、頒發(fā)榮譽證書等。2.通過建立良好的合作關(guān)系，激勵供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，與物業(yè)集團實現(xiàn)共贏發(fā)展。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購管理部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律風(fēng)險等。2.針對不同的采購項目和環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)的風(fēng)險識別清單，明確風(fēng)險點和風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.價格風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場價格動態(tài)，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價格調(diào)整條款、采用套期保值等方式降低價格波動風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，簽訂詳細的合同條款，明確違約責(zé)任，定期對供應(yīng)商進行考核和監(jiān)督。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格采購驗收環(huán)節(jié)，加強對采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量檢驗，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對質(zhì)量問題及時進行處理。4.法律風(fēng)險應(yīng)對：在采購活動中嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，合同簽訂前進行法律審核，確保采購文件和合同合法合規(guī)，避免法律糾紛。八、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購活動進行自查，檢查采購流程是否規(guī)范、采購文件是否齊全、合同執(zhí)行是否到位等。2.財務(wù)部門負責(zé)對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金安全、合理使用。3.審計部門定期對采購項目進行審