物業(yè)公司函件管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)公司函件的管理，確保函件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門及全體員工在工作中涉及的各類函件往來(lái)，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函告、聯(lián)絡(luò)函等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：函件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映事實(shí)，語(yǔ)言表達(dá)清晰、規(guī)范，避免歧義。2.及時(shí)性原則：函件應(yīng)及時(shí)起草、審核、發(fā)送和處理，不得拖延，確保信息傳遞的時(shí)效性。3.保密性原則：涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及業(yè)主隱私等內(nèi)容的函件，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.存檔備查原則：所有函件均應(yīng)妥善存檔，以備后續(xù)查閱和參考。二、函件分類及格式（一）函件分類1.通知類：用于傳達(dá)公司內(nèi)部的各項(xiàng)工作安排、要求、規(guī)定等信息，如會(huì)議通知、工作任務(wù)通知等。2.報(bào)告類：向上級(jí)部門或相關(guān)單位匯報(bào)工作進(jìn)展、情況、問(wèn)題等，如工作總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告等。3.請(qǐng)示類：就工作中的重要事項(xiàng)、問(wèn)題等向上級(jí)部門請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)，如資金申請(qǐng)請(qǐng)示、項(xiàng)目方案請(qǐng)示等。4.函告類：與外部單位、業(yè)主、供應(yīng)商等進(jìn)行溝通、協(xié)商、告知相關(guān)事項(xiàng)，如合作意向函、催款函、整改通知等。5.聯(lián)絡(luò)函類：用于公司內(nèi)部各部門之間的工作協(xié)調(diào)、信息溝通等，如工作聯(lián)絡(luò)函、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)函等。（二）函件格式1.標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括函件的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于[具體事項(xiàng)]的[函件類別]”的格式，如“關(guān)于小區(qū)物業(yè)費(fèi)調(diào)整的通知”。2.編號(hào)：為便于函件的管理和查詢，對(duì)重要函件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，如“物業(yè)函[年份][序號(hào)]”。3.主送單位/個(gè)人：明確函件的接收對(duì)象，寫全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱。4.正文：開(kāi)頭應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)函的目的，正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密，詳細(xì)闡述相關(guān)事項(xiàng)，結(jié)尾一般用“特此函告”“請(qǐng)予支持為盼”等慣用語(yǔ)。5.附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及份數(shù)，并隨函一并發(fā)送。6.落款：注明發(fā)函部門名稱及發(fā)函日期，并加蓋公司公章或部門印章。三、函件起草（一）起草要求1.函件起草人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，認(rèn)真組織語(yǔ)言，確保函件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.涉及重要事項(xiàng)、政策法規(guī)、合同協(xié)議等內(nèi)容的函件，起草人應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研和論證，必要時(shí)征求相關(guān)部門或?qū)I(yè)人員的意見(jiàn)。3.函件語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂，避免使用生僻詞匯和復(fù)雜句式，嚴(yán)禁使用威脅、侮辱、誹謗等不當(dāng)語(yǔ)言。（二）起草流程1.明確函件主題和目的后，起草人應(yīng)填寫《函件起草申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明函件的類別、主送單位/個(gè)人、內(nèi)容概述、預(yù)計(jì)發(fā)送時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)函件起草申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核函件內(nèi)容是否符合公司政策和業(yè)務(wù)要求，格式是否規(guī)范，語(yǔ)言是否準(zhǔn)確等。如審核通過(guò)，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)；如存在問(wèn)題，提出修改意見(jiàn)，退回起草人進(jìn)行修改。3.起草人根據(jù)部門負(fù)責(zé)人的審核意見(jiàn)對(duì)函件進(jìn)行修改完善，修改完成后再次提交部門負(fù)責(zé)人審核，直至審核通過(guò)。四、函件審核（一）審核職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門起草的函件進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核函件內(nèi)容與本部門工作的關(guān)聯(lián)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。2.涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的函件，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同會(huì)審，必要時(shí)可組織召開(kāi)專題會(huì)議進(jìn)行討論研究。3.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)函件的格式、文字表述、法律合規(guī)性等進(jìn)行終審，確保函件符合公司整體形象和對(duì)外溝通要求。（二）審核內(nèi)容1.內(nèi)容審核：函件內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，是否與事實(shí)相符。函件所涉及的事項(xiàng)是否符合公司政策、法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定。函件提出的要求、措施等是否具有可操作性。2.格式審核：函件格式是否符合本制度規(guī)定，標(biāo)題、編號(hào)、主送單位/個(gè)人、正文、附件、落款等要素是否齊全。文字排版是否規(guī)范，字體、字號(hào)、行距等是否統(tǒng)一。3.語(yǔ)言審核：函件語(yǔ)言是否簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂，有無(wú)歧義。用詞是否恰當(dāng)，語(yǔ)法是否正確，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否規(guī)范。（三）審核流程1.起草人將修改完善后的函件及《函件起草申請(qǐng)表》一并提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。2.部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^(guò)后，在《函件起草申請(qǐng)表》上簽署初審意見(jiàn)，并將函件及申請(qǐng)表提交給公司辦公室進(jìn)行終審。3.公司辦公室收到函件后，按照審核內(nèi)容進(jìn)行終審。如終審?fù)ㄟ^(guò)，在申請(qǐng)表上簽署終審意見(jiàn)，并加蓋公司辦公室印章；如存在問(wèn)題，提出修改意見(jiàn)，退回起草人進(jìn)行修改，修改完成后重新提交審核。五、函件發(fā)送（一）發(fā)送方式1.紙質(zhì)函件：對(duì)于需要送達(dá)特定對(duì)象、具有一定法律效力或需要留存書(shū)面證據(jù)的函件，一般采用紙質(zhì)函件形式發(fā)送。紙質(zhì)函件應(yīng)通過(guò)專人送達(dá)、掛號(hào)信、特快專遞等方式進(jìn)行傳遞，并要求收件人簽收確認(rèn)。2.電子函件：對(duì)于一般性的通知、信息溝通等函件，可采用電子函件形式發(fā)送。電子函件應(yīng)發(fā)送至對(duì)方指定的電子郵箱，并在發(fā)送后通過(guò)電話或其他方式確認(rèn)對(duì)方是否收到。3.其他方式：根據(jù)實(shí)際工作需要，還可采用傳真、短信等方式發(fā)送函件，但應(yīng)確保發(fā)送的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）發(fā)送流程1.函件審核通過(guò)后，起草人根據(jù)函件的性質(zhì)、緊急程度及接收對(duì)象等因素選擇合適的發(fā)送方式。2.如采用紙質(zhì)函件發(fā)送，起草人應(yīng)將函件打印一式多份，加蓋公司公章或部門印章后，交由專人負(fù)責(zé)送達(dá)或通過(guò)郵政快遞等方式寄出。同時(shí)，填寫《函件發(fā)送登記表》，詳細(xì)記錄函件的編號(hào)、標(biāo)題、主送單位/個(gè)人、發(fā)送日期、發(fā)送方式、簽收情況等信息。3.如采用電子函件發(fā)送，起草人應(yīng)將函件正文及附件整理成一個(gè)完整的文檔，按照規(guī)范的郵件格式進(jìn)行編輯，填寫好郵件主題、收件人郵箱地址、抄送/密送對(duì)象等信息后發(fā)送。發(fā)送完成后，將郵件發(fā)送記錄截圖保存，并在《函件發(fā)送登記表》中記錄相關(guān)信息。4.如采用傳真、短信等其他方式發(fā)送函件，起草人應(yīng)按照相應(yīng)的操作流程進(jìn)行發(fā)送，并在《函件發(fā)送登記表》中記錄發(fā)送時(shí)間、接收號(hào)碼、發(fā)送內(nèi)容等信息。六、函件接收與處理（一）接收登記1.公司各部門及員工收到外來(lái)函件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括函件的編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)件單位/個(gè)人、接收日期、函件內(nèi)容摘要等。2.對(duì)于重要函件或緊急函件，接收人應(yīng)立即通知部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并按照領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行處理。（二）處理流程1.一般性函件：接收人根據(jù)函件內(nèi)容，按照職責(zé)分工將函件轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門或人員進(jìn)行處理，并跟蹤處理進(jìn)度。處理完成后，將處理結(jié)果反饋給發(fā)件人，并在《函件處理登記表》中記錄處理情況。2.重要函件：對(duì)于涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)合作、法律糾紛等重要函件，接收人應(yīng)立即呈交部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)。部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行研究討論，制定處理方案，并按照方案進(jìn)行處理。處理過(guò)程中應(yīng)及時(shí)與發(fā)件人溝通協(xié)調(diào)，確保問(wèn)題得到妥善解決。處理完成后，將處理結(jié)果以書(shū)面形式回復(fù)發(fā)件人，并在《函件處理登記表》中詳細(xì)記錄處理過(guò)程和結(jié)果。3.緊急函件：對(duì)于緊急函件，接收人應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處理程序，優(yōu)先安排處理，并及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理情況。處理結(jié)果應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋給發(fā)件人，確保不影響工作的正常開(kāi)展。七、函件存檔（一）存檔范圍公司所有往來(lái)函件，包括紙質(zhì)函件、電子函件、傳真件、短信記錄等，均應(yīng)進(jìn)行存檔。（二）存檔方式1.紙質(zhì)函件：按照年度、類別、編號(hào)等順序進(jìn)行分類整理，裝入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明年度、類別、起止編號(hào)等信息。然后將檔案盒或文件夾存放在公司檔案室的專用柜架上。2.電子函件：定期將電子函件備份到公司服務(wù)器的指定文件夾中，并按照年度、類別、發(fā)件人/收件人等信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)。同時(shí)，建立電子函件索引目錄，便于快速查詢和檢索。3.傳真件、短信記錄等：將傳真件、短信記錄等相關(guān)資料打印出來(lái)，按照紙質(zhì)函件的存檔方式進(jìn)行整理存檔。（三）存檔期限函件存檔期限應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求確定，一般重要函件的存檔期限為[X]年，一般性函件的存檔期限為[X]年。存檔期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)各部門函件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括函件起草、審核、發(fā)送、接收、處理、存檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用查閱資料、實(shí)地走訪、問(wèn)卷調(diào)查等方式進(jìn)行，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.將函件管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門及員工在函件管理方面的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)可包括函件起草的及時(shí)性和質(zhì)量、審核的準(zhǔn)確性和效率、發(fā)送的及時(shí)性和規(guī)范性、接收與處理的及時(shí)性和有效性、存檔的完整性和規(guī)范性等。